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基于PLM的项目管理实践

2018/10/31    来源:e-works    作者:马云忠  朱晨  陈伟      
关键字:PLM  项目管理  

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制造业项目管理背景

    根据PMI的项目管理定义:项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。所以通常针对订单形式的制造业企业,对于项目进度及交付物的管控已日益迫切。其主要表现为:

    1.交付物管理

    以订单为销售模式的制造企业,通常会有以下特点:

    每次订单主要交付内容相似,但并不完全一致。

    因交付内容不一致,在订单交付时,需要核对及检查的内容较多。企业内部需要增派特定人员对接实际项目需求与交付物。即使企业成立了项目部这样的部门,也难以保证每一个订单的特殊需求能在实际交付中完成。

    以部分产品为例,不仅需要交付实际对应的产品,还需要交付各项测试报告副本、合格证等资料。但这些工作往往由不同部门承担,这就无形中增加了沟通成本,也进一步导致交付过程的延迟。

    2.进度管理

    项目进度是项目部的重要考核指标之一,为保证按期完成项目,项目经理往往疲于奔命。并且即使这样,也很难跟踪项目的实际进度。

    ●项目执行情况

    在项目开展过程中,项目经理应关注项目所处的实际进度。例如现在项目进行到哪一阶段,正执行哪一个主要项目任务。下一步需要准备什么工作。项目的关键路径和时间节点是否发生偏移。

    ●项目任务

    项目是由一系列的任务组成的,而项目任务又体现出相应的关联关系,所以使用WBS工具就显得尤为重要。WBS能直观体现任务的先后顺序及所需的时间。

    ●项目变更对于进度的影响

    在项目执行过程中,因前期项目调研不充分,或者客户在项目执行过程中发现了新需求,则会导致项目发生变更。每一次变更都会对项目进度产生影响。而如何评价项目变更风险及随之产生的项目计划调整,则成为每一个项目经理非常棘手的问题。

    3.项目资源管理

    每一个项目都由不同部门的不同人员参与完成。但公司的组织架构多为职能型。所以每一位员工可能同时处于不同项目中,这时,项目经理为协调资源会频繁与各方沟通。

    当资源确定后,则需要进行资源负载的平衡,保障每个员工工作时间。若因项目产生赶工则需要考虑资源负载的情况。

    总之,在制造业企业内部,对于项目管理的呼声日益高涨,通过引入信息化系统,将项目的情况展现给项目经理已成为大家的共识。

ProjectLink方案引入

    ProjectLink作为PLM平台的组成部分,管控产品研发整个过程,实现企业PLM业务的过程流落地;

    利用项目管理进行计划和任务的安排,任务接受者能够及时接受和执行任务,项目管理人员可以进行实时的进度监控,记录项目的问题和风险并进行跟踪,可以对项目的交付进行齐套性检查,提取项目绩效管理所需的数据。

项目管理架构

图1 项目管理架构

    项目立项

    进行项目立项类型的定义,如新开发项目、现有产品匹配项目(应用型)、以及重点质量项目类型;建立项目立项数据,包括项目立项类型的选择,项目基础信息(项目名称、编码等)、客户信息、项目周期等。

项目基本信息

图2 项目基本信息

    项目资源定义

    当项目基本信息创建完成后,就需要进行项目资源的定义,将与项目相关的人员添加进项目团队中。项目团队需要至少1位项目经理,由项目经理按需添加成员。最终项目资源定义完成后,一旦项目启动,则系统将通过邮件自动通知项目团队中的成员,提示其项目已启动。

    同时针对于具体的角色,还可以额外赋予其权限。例如因某一角色为项目至关重要的角色,则可将其设置为项目经理。若项目团队中还有公司或者部门的领导,也可以将其额外设置成超级用户,便与其做出相应的部署。

    编制项目计划

    当项目资源定义完成后,就需要根据合同制定相应的项目计划。项目计划不能仅仅是一个空洞的截止时间,需要对项目的目标进行拆分,并且细化到可执行的任务,再对任务进行先后顺序的排序。当所有任务顺序都确定后,再对任务进行人员分配及时间定义。当上述内容都完成后,项目的关键路径则可基本确定。

项目权限控制

图3 项目权限控制

项目计划及甘特图

图4 项目计划及甘特图

任务编辑

图5 任务编辑

    工时汇报

    当项目资源,计划都完成后,项目开始启动。那么为保障项目根据计划执行,则要求每一位参与项目的人员填报工时。

    工时填报需要将人员自身的工作情况填写到系统内,并根据实际情况填写任务完成百分比。

工时汇报

图6 工时汇报

    为保障项目进度真实可信,所以系统每一周周末会邮件通知每一个任务的审核人员,要求他们对任务执行情况及每周任务进行审核,以此来汇总每一个任务的健康程度。

    项目变更

    项目变更的场景多出现于项目引入了新的需求。例如在项目执行过程中,因双方的沟通日渐加深,项目也开始渐进明细起来。此时客户发现在项目立项时没有考虑到的功能点或者为了加快项目推进,进而导致项目的计划产生变更。当然项目计划变更也一定会涉及项目交付物、项目资源发生变更。所以这就对项目经理有了更高的要求:一旦项目发生变更,项目经理要在第一时间识别风险,并将相应风险进行合理转化。例如增加项目团队成员,适度进行项目计划的调整,对于部分交付物进行重新定义。

    而在项目变更时,项目经理往往希望系统能将之前的项目计划保留下来,用于后续进行项目计划的对照。这时项目基线就能很好的满足这样的需求。

项目基线

图7 项目基线

    交付物管理

    项目的团队成员能够及时上传项目的数据,很多的任务需要提交交付项,交付项可以与任务,里程碑关联,每个任务可关联多个交付项,任务中可以显示每个交付项可发布状态。

项目交付物齐套性检查

图8 项目交付物齐套性检查

    资源负载

    一般而言,工程师可能同时参与多个项目,而此时如果不进行项目负载均衡,则人员在高负载的情况下,势必会出现人员疲于奔命的情况。

    为帮助制造业企业解决这类问题,ProjectLink提供了资源负载报告的功能,系统支持针对不同的角色统计每周工时的功能。也可以针对每一个人员输出相应的负载报告。

    通常,人员的负载在计划编制时就已能确定,若负载过量,则系统会自动进行警告。对于项目经理而言,项目执行的工期及人天都是有限的,所以项目经理会更关注某一个具体角色的资源负载情况,特别是同一角色的工时执行情况。

角色负载情况

图9 角色负载情况

结论

    在制造业竞争日趋激烈的背景下,客户对于制造方提出了更多的要求。包括产品交付,合规文档交付,及交付时间等各个方面。目前PLM基本已被大多数制造业企业所采用,在同一个PLM平台下,将产品设计数据,项目交付物,进度等统一纳入管理,则将极大的帮助制造业企业的项目管理部门跟踪项目情况。更好的为企业创造实际价值。

责任编辑:程玥
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