编码体系在信息化工程中的应用

在现代企业管理中，编码扮演了一个很重要的角色，在企业的研发、生产、采购、销售等各个环节，都需要采用规定的一个或者多个字符代码来表示一定的事与物，以便记录、传递、存储和处理，这一系列的字符代码的集合就是编码系统。

一、编码简介

任何一个企业的编码工作，都与企业的发展速度、企业规模有着直接关系。一般来讲，企业编码是伴随企业发展一步步建立起来的，而且企业规模越大，编码工作就越发重要。这是因为小企业的沟通成本相对不高，而且有其他手段弥补，如现场确认、多次沟通，了解彼此的表达习惯等等。如果企业规模较大，这些弥补手段均表现出一定的局限性，而且无效沟通的成本也会越来越大，建立科学企业编码体系的迫切性就越来越高。

企业建立编码体系的目的：

1、对事或物进行唯一的、无二意的标识；

2、表达事或物的某些特征；

3、提高计算机系统对事务的处理能力和速度；

4、促进信息体系的自动化；

5、便于各系统间进行信息的交换和数据的传递；

对企业而言，编码必须能够事或物进行唯一标识、表达事或物的特征；只有这样，产品的研发、生产、销售、采购等才能以编码作为替代，设计人员和管理人员就能够非常直观地从编码上获得产品的结构信息、特征信息以及其他隐含的信息，方便地进行产品查询和相似性设计。

二、编码包含的范围

完整的编码体系应该包含企业的每一个环节，在企业的日常事务处理中随处可以见到编码的身影，并非只是我们日常提到最多的物料编码、产品编码等，其实在生产、财务、仓库等很多部门也都有对应的编码体系。

1、物料编码规则（含产品、专用件、通用件、标准件）

2、文档命名规则

3、原材料编码规则

4、设备编码规则

5、办公设备编码

6、客户编码

7、企业员工编码

………………..

当然这些编码并不是全部都要在PDM进行管理，与PDM系统息息相关的主要是文档编码、产品编码、物料编码，也会涉及原材料编码、设备编码等范围，它们在PDM系统中的应用方式基本相同，稍后我们将集中介绍一种。

三、编码遵循的原则

企业的编码体制的制定，需要充分考虑企业自身对编码的需求，考虑到企业自身的特点，经过充分的调研，将企业自身的物料、文档、原材料等进行分类整理，从这些分类中总结规律形成编码结构。

1、唯一性：必须保证一个事或物仅赋一个代码，一个代码只反一个事或物; 在编码过程要尽所能避免一物多码或者一码多物的现象；

2、可扩性：代码结构能适应编码对象不断增加的需要，为可能的新编码留有足够的备用码; 充分考虑企业的长远发展，新的需求和新的业务的开展；

3、简洁性：编码位数在满足需要的前提下应尽可能最少，以增加识别速度，减少差错率，减少计算机处理时间和存储空间;

4、识别性：编码并不是要完整的表现是或物的所有特性，应尽可能反映编码对象的主要特征，以助于记忆并便于人们了解和使用；

5、适应性：代码设计应便于修改，以适应编码对象特征或属性以及其相互关系可能出现的变化;

6、稳定性：不宜频繁变动; 编码时要考虑其变化的可能性尽可能保持代码系统的相对稳定;

7、规范性：编码格式要规范化;以提高代码的可靠性，相同类型的对象，编码的格式近可能的相同；

在进行信息编码时，很难做到全部满足以上原则。但应尽量做到遵循唯一性、可扩性、适应性、稳定性等基本原则；并且信息代码一般具有识别、分类、排序、统计等功能。

四、与PDM相结合的企业编码

从企业自身看，很多企业在信息编码方面缺乏经验，在实际工作中简单套用传统工作模式，或者直接沿用国外的一些模式、套用其他企业的一些模式。

为便于人工解读，部分企业在编码中增加了大量的特征码（如图1），这种做法虽然让编码反应了更多的特性值，但导致信息系统对标识代码的基本要求唯一性、识别性和稳定性得不到保障，使计算机快速、准确的优点难以发挥。

图1

为了方便快速编码，部分企业在完全采用流水码的方式来进行编码（如图2），这种做法虽然提高了编码的效率，也提高了计算的计算和处理能力，但是却丧失了编码的识别性，企业推出了编码体系后，物料编码不科学，存在一物多码或者一码多物的情况，编码越用越乱。

图2

这两种极端的方式在企业信息化管理过程中，都或多或少给企业带来一系列的麻烦，企业信息化工程全面开展的时候，企业购买了很多信息化系统来满足实际的需求，在这些系统装备到这些企业中时，因为企业的编码体系的不合理，导致信息化的进展缓慢。