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开展IT规划和流程优化

2018/2/25    来源:AMT    作者:孟凡强  范晓红      
关键字:IT规划  流程优化  
在IT规划工作中,可能会涉及多个管理要素,如业务战略、流程、信息技术、数据、绩效等。其中,流程是重要的要素之一。

    尤其对中国很多企业或组织来说,发展迅速,基础管理薄弱,需根据行业、本单位发展情况不断调整业务单元的职能及各层面流程。借IT规划和IT建设之机,梳理和改进流程,改变运作方式,提升管理素质,更是一举两得、顺理成章,甚至可以“暗渡陈仓”。

流程与IT的结合,人们已不再陌生时

    至今日,我国很多企业,特别是有一定规模的企业,对流程已经不再陌生,有些企业甚至专门进行了业务流程重组或优化项目。各地政府机构,如税务、工商、土地等,随着政府精简机构的步伐与服务意识的增强,也在强调优化服务流程,增强效率。

    同时,大多企业,特别是有一定规模的企业,也进行了信息化建设,如财务系统、MRP、分销系统、CADPDM、办公自动化等。政府正在各地推进电子政务,有些行业的信息化甚至已经有了相当的水平。

    经过这两个方面的实践,很多信息主管逐渐体会到,流程和IT,是一对姐妹,密切结合在一起。

    在应用信息技术时,有必要对业务流程进行调整和优化。如果没有根据IT带来的新形势改革作业流程,旧有的流程和方式不改变,即使引进了先进的信息技术直接模拟手工业务处理方式和处理流程,也只是固化了落后的操作,将会对很多不合理或无效的工作(也许手工业务处理方式下必须存在)进行计算机自动处理,甚至有可能导致工作效率不如手工方式。在这种情况下,IT应用根本达不到预期想象的效果。即使人们在应用IT之后,认识到需要对原有流程进行一些改变,但为时已晚,因为改变计算机系统的直接或间接成本太高。

    流程和制度的落实,有时需要信息系统来固化,实现规范化。制定的规范和流程,如果缺乏必要的支持力度和辅助工具,往往得不到实际的应用,人们在实际工作中记不得这些“软性的约束”,又不自觉地回到原来的习惯和老路子上去了,所谓的“变革的反弹”。

    流程与IT的结合,可以通过多种方式。比如,ERP实施之前,先进行BPR,进行组织设计、流程设计、配套设计,然后基于这些设计和具体ERP软件设计解决方案,将新的管理方法在ERP中实现。比如,大多ERP实施过程中,都要先进行现状流程的分析与优化,进而基于ERP产品设计解决方案,很多ERP实施公司的ERP实施方法论都是这种思路。

    这两种结合的方式,是前些年很多实施ERP的企业选择的方式,现在这两种方式仍然有很大的市场。

IT规划,同流程管理走到一起来

    中国企业的信息化,发展到今天,越来越多的企业关注基于流程分析与优化为基础的IT规划:进行流程优化和组织设计,据此确立未来信息系统蓝图、实施计划、运营维护策略。然后,根据实施此规划,进行具体的管理调整或变革,进行信息化建设或整合。如图1所示。

    这样,基于流程的梳理、分析与优化,是IT规划的出发点。在进行IT规划之前,或者IT规划包括了对组织的业务流程的调研和分析,然后进行流程优化、对接、整合等工作,完成全局业务流程现状图,进行基于IT的流程创新。

    而信息系统的具体实施与流程的优化,相互联系、互为影响,构成了一个渐进的发展过程。流程优化,为具体信息系统的实施奠定了基础;而具体信息系统的实施,则发现流程改进的新时机,进而推动流程的进一步更新与调整。

    从具体操作上来讲,不论是IT规划前的流程调研与分析,还是具体的IT/IS系统实施前的流程优化工作,都可以借助IT规划项目完成。

基于流程的IT规划方法

    对流程进行梳理、汇总、整合、分析,是IT规划中发掘IT价值、制定应用蓝图的方法之一。

    1.流程的汇总与补遗

    通过管理文件收集、业务流程调查问卷、访谈等形式,获取流程名、简单流程图、主要过程文档和支持系统等信息。为了使得流程收集得全面、准确和及时。IT规划人员需与各业务部门人员密切沟通,对已收集的流程进行检查、分析,发现流程不全、尚需要补充细化的,要及时与业务部门联系,回溯补遗。比较常用的方法有较适合宏观层面的流程检查与补遗的完备性检查法和较适合微观细节层面的检查与补遗的逻辑性分析法。

    2.流程的对接与整合

    梳理工作应从内而外进行,也就是说,先在每个部门内部进行流程的对接,之后再处理各部门间流程对接的相关工作。从业务流程间的关系来看,可以分为两类:一类是串行流程,一类是并行流程。串行流程的特点是一个工作节点连接的对象是唯一的。以某项目设计为例,从设计、校对、到审核审定的过程,就是一个串行流程。而并行流程的特点是所面对的节点对象是多个,例如,一个设计项目的某个阶段的参与人员可能不是一个人,任务的分配面向的流程就是一个并行流程。当然,业务流程可能不是完全串行或完全并行,于是就会产生某个阶段是串行而另一个阶段是并行的混合情况。因此,在流程对接工作中,较多地会涉及两类流程节点间的处理,即串行节点的对接整合和并行节点的对接整合。

    价值链方式,是全局流程绘制的重要方法。如某通信制造的IT规划项目中,正是利用这一分析方法,绘制了企业全局业务流程图,即将每一业务流程纳入相应的业务领域(图中方框所示,如市场策划、研究开发等),并进行全局流程的对接与打通,形成了较完整的业务流程体系。

    3.流程与应用蓝图的匹配

    基于业务流程总图,可进行现状应用的评估和未来应用蓝图的设计。如图3所示,阴影即代表相应的应用系统覆盖的范围,也就是说,在该流程中,这些节点的活动已经有应用系统/工具支撑,而其它未有阴影覆盖的流程范围则尚处于手工处理状态,缺乏必要的信息系统的支持,这将是未来应用蓝图需要覆盖的。

责任编辑:程玥
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