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IT会议十大“硬伤”,如何变革图“效”?

2008/9/6    来源:e-works    特约撰稿人:吴勇毅      
关键字:IT建设  项目会议  CIO  
很多企业在举行重大的IT建设、产品战略研讨会、产品招商发布会、展销会时,往往为缺乏系统、科学的分析方法和工具而烦恼。如今是信息社会,CIO应充分利用现代化通信技术工具,这是是迅速提高会议质量、效率的新重要保障,它包括IT技术、多媒体和视频等。
    开会,开会,开会!说起开会,也许不少人会烦。据统计,全世界每天至少有6000万个事务性会议,而我国以每日1000万个会议名列榜首。

    而随着大量IT建设在全国企业如火如荼地展开,作为企业CIO,每周可能有约30%以上的工作时间要在开会。可以说,怎样开一个高效会议,开好一个IT项目会议,是CIO们的必修课。

    然而,枯燥、沉闷、拖沓、低效,不少时候IT会议就象一个食之无味弃之可惜的鸡肋。

    每个CIO人工作之中,应该说或多或少是遇到以下的种种现象:

    一个IT项目会议开了半天,离题万里,竟不知道会议所云;会议与你相关的内容不到10分钟,你却不得不等上2小时,会议结束后才能离开;开会时间已过点,应会人员却拖拖拉拉、来者无几,CIO不得不打电话挨个找人;参会人员已到齐,却因为一个重要参会者不在,要等上半小时甚至更长时间;会上领导讲得滔滔不绝,眼看就过了下班的时间,但他还意犹未尽;原定1小时的研发会,结果吵吵闹闹3小时也没结束,甚至不欢而散;几个小时的产品规划会结束了,会后什么也没留下;一次软件产品推广会一开就是好几个小时,却没有任何结果,合作伙伴很失望。

    凡此种种,不一而足。

    IT会议成本亦惊人

    一些人会说,开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵,有什么成本可计?但可别小看开会的费用成本,频繁、无效率的IT会议,可能带来主管层的随意决策,让IT员工疲于应付,不仅浪费公司成本,也造成公司工作效率低下、竞争力日益下降。

    首先了解会议成本构成。会议成本通常是由三部份组成的,即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。然后我们来算算会议的成本究竟是多少?

    假设一家中型IT企业要组织一个10个人参加的项目会议,会议时长2小时,会议要用到投影设备,人均工时成本为30元/小时,薪资附加值系数为1.5,会议室的使用成本为120元每小时,投影的使用成本为100元每小时。

    按照国际通行的会议成本计算公式,我们来算一算这个会议的实际成本是多少。会议工时成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2)×(1+1.5)来计算:

    会议工时成本=30×1.5×2×(10+2)×(1+1.5)=2700元
    会议直接成本=(150+100)×2 =500元,即租赁费、设备使用费等

    二者合计:3200元。开一个由10个人参的2小时的IT会议,成本竟然也要3千多元。如果一个企业经常是大会小会的,文山会海,那浪费是相当惊人!

    其实这些只是直接看得到的成本,不包括会议间接无形的效益损失成本!间接损失成本指的是,由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位,从而造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生。

    10大因素致使IT会议效率不高

    调查发现,至少有40%以上的IT会议是没有效能的。综合各种因素,IT会议效率不高通常由以下10大原因造成:

    1、会议时间安排不当,每个人或精神困乏或饥肠辘辘,或会议频繁,IT员工不胜其烦。
    2、会议地点设置不当,或环境不好,致使会议时常被干扰。
    3、开会对象的选择有误,通知来的是一些可有可无的参与者,而一些“必须到会”者却因为事务在身不能来。
    4、作为主持人的CIO或企业领导缺乏影响力,不知如何表意,又不知如何引退,被与会者牵着鼻子跑,跑离了会议主题。
    5、会议的准备工作不好,致使IT会议匆促而无成效。
    6、一把手不重视会议,不抓实效,使与会者敷衍应付了事,致使会议多流于形式。
    7、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使IT会议毫无意义。
    8、IT会议缺少责任绩效制约,没有良好会议制度。
    9、CIO者缺少会议成本观念,没有考虑会议时间的无形损失。
    10、开会仍停留在口+笔的传统模式,没有利用好现代技术,致使开会成本居高不下。

    如何开一个高效IT会议

    人生活在一个时时处处充满会议的世界,但是,我们又不得不承认,有些会议对推动企业不断推进的确非常关键。那么CIO如何才能开一个高效的会议,尤其是悠关企业未来竞争力的大型IT建设项目(如ERPSCM等),如何能在会议中切实有效解决问题,以为提高项目团队士气、提高项目科学决策、解决项目冲突和顺利实施项目奠定坚实的基础?

    明确会议目标
    会议本身就是以目标为导向的。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开一个IT项目会议的目标就是要沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、进行项目跟踪等,当然也包括计划、考核项目完成时间、成本与投入效益比等,让与会者都有目标、指标,才有可能认真贯彻执行。
责任编辑:殷爽
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