e-works数字化企业网  »  文章频道  »  企业管理  »  项目管理

信息化项目沟通的重要性

2017/6/6    来源:e-works    特约撰稿人:杨元儒      
关键字:项目沟通管理  项目沟通  
项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、发布、存储和最终处理项目信息所需的过程。它是人、思路和信息之关键纽带,是成功所必须的。

一、沟通的概念、过程、要素及原则

    项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、发布、存储和最终处理项目信息所需的过程。它是人、思路和信息之关键纽带,是成功所必须的。参与项目的每个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息,理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。有关沟通的主要概念有沟通就是相互理解,沟通就是提出和回应问题与要求,沟通交换的是信息和思想,沟通是一种有意识的行为。影响组织沟通效果的基本要素有信息发送者,接收者或受众,沟通环境,信息资源,沟通方式与渠道,反馈与回应。沟通的基本原则有准确性原则,完整性原则,及时性原则,非正式组织沟通的运用原则。

项目沟通过程示意图

项目沟通过程示意图

二、项目沟通的方法

    项目沟通的信息发布方法有口头沟通方法,口头沟通可以是面对面的,也可以是通过电话进行的,还可以通过会议的方式实现。书面沟通方法,一般是指运用书面文件和信函的形式进行沟通,包括项目团队内部使用的报告、报表和在项目团队与业主/客户之间使用报告、备忘录,信函等方式的沟通。项目沟通的信息发布方法,非语言沟通方法,在项目沟通中有一些极有意义的非以口头形式,又非以书面形式进行,而是以非语言沟通(Nonverbal Communication)的方式进行。非言语沟通中最为人知的是身体语言和语调两个方面,身体语言和语调指的是信息发送者在传递信息过程中,对某些方面、某些词汇或短语的强调和弱化所传递各种信息。电子媒介沟通的方法,当今时代项目沟通越来越多地依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。除了极为常见的电子邮件之外,我们还使用许多种通过电子媒介和信息网络进行沟通的方法,这些方法中有自己的语言和沟通规则。

    人们在聆听时常会出现的问题有被动的聆听(听而不闻或有所不闻),注意力分散(形在心不在),偏见和固执(只听自己愿意听的),急于得出结论(未听明白就发表高见)如何提高聆听和接收信息的技巧有使用目光接触,展现赞许性的点头和恰当的面部表情,避免表示分心的举动或手势,提问,复述,避免随便打断对方,多听少说,使听者与说者的角色顺利转换,沟通的主要障碍及克服方法,沟通的主要障碍有沟通时机选择不当,信息不完备,噪音干扰,虚饰,语言词汇问题,非言语信号问题。克服沟通障碍的方法有充分运用反馈,驾驭语言与词汇,积极使用非言语性的提示,减少和消除语言与非语言表示之间的差异, 选择合适的时间和正确的地点,营造恰当的气氛和安排合理的沟通顺序。项目沟通计划是对于项目全过程的沟通工作,沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划与安排。项目沟通计划包括四个方面的具体工作,如下图

项目沟通计划图

项目沟通计划图

    1.编制项目沟通计划前的准备工作,收集信息有项目沟通内容方面的信息,项目沟通所需沟通手段的信息,项目沟通的时间和频率方面的信息,项目信息来源与最终用户方面的信息所获信息的加工处理也是编制项目沟通计划的重要一环,而且只有经过加工处理过的信息,才能作为编制项目沟通计划的有效信息使用。

    2.项目沟通需求的确定,项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上,对项目组织的信息需求做出的全面决策,其内容包括项目组织管理方面的信息需求,项目内部管理方面的信息需求,项目技术方面的信息需求,项目实施方面的信息需求,项目与公众关系的信息需求。

    3.沟通方式与方法的确定,在项目沟通中,不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法,因此在编制项目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有沟通需求的紧迫程度,沟通方式方法的有效性,项目相关人员的能力和习惯,项目本身的规模主题项目沟通计划的编制。

    4.项目沟通计划的编制,项目沟通计划的编制是要根据收集的信息,先确定出项目沟通要实现的目标,然后是根据目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务,进一步根据项目沟通的时间要求去安排这些项目沟通任务,并确定出项目沟通计划实施的资源和预算。

    项目沟通计划书的内容除了前面给出的目标、任务、时间要求、具体责任、预算与资源保障以外,一般还应该包括,信息的收集和归档格式要求,信息发布格式与权限的要求,对所发布信息的描述,更新和修订项目沟通管理计划的方法,约束条件与假设前提。项目沟通中传递项目信息使用最多的方式是报告,项目绩效报告是项目沟通中最为重要的信息传递和沟通方法。项目口头报告的分类有汇报性口头报告,说服性口头报告,敲定性口头报告,项目书面报告的分类有按照书面报告的格式划分书面报表和书面报告,绩效报告,工作终结报告,主题,项目的绩效报告是在整个项目实现过程中,按照一定的报告期给出有关项目各方面工作的进展情况的报告。项目绩效报告中包含的细目主要有报告中的绩效成果,项目实施的计划完成情况,前期问题解决的情况,本期发生的问题,计划采取的改进措施,下期报告期要达到的目标。项目或项目阶段的工作终结报告包括项目业主/客户对项目或项目阶段的最初需要,项目或项目阶段最初确定的目标,项目或项目阶段的简要描述,项目或项目阶段结果和预期的对比,项目或项目阶段目标的实现程度,善后事宜的说明,提供给业主/客户的所有交付物,项目成果的最后测试数据。项目沟通中最常用的会议有三种有项目情况评审会议、项目问题解决会议和项目技术评审会议。项目情况评审会议通常由项目经理主持召开的,会议成员一般包括全部或部分项目团队成员以及项目业主/客户或项目的上级管理人员会议的基本目的是通知情况,找出问题和制定下一步的行动计划。

三、项目沟通会议管理

    项目问题解决会议,当项目团队成员发现问题或潜在问题时,应立即和其它,有关人员召开一个解决问题会议,而不是等着在以后的项目情况评审会议上解决。尽可能早发现和解决问题对项目的成功非常关键。项目问题解决会议应该紧扣所需解决的问题。项目技术评审会议在项目的全过程中,包括在项目的定义和设计阶段,不管是何种项目都需要召开项目技术评审会议,以确保项目业主/客户同意项目提出的各种技术方案。项目会议管理的方法与技巧,会前的管理有分析确定会议是否真正必要,确定会议的目的,确定谁需要参加会议,事先分发会议议程,准备和分发材料,安排会议场所,会议期间的管理有按时开始会议,指定会议记录,先说明会议目的和议程,掌握和控制会议,结束时要总结会议成果,不要超过会议计划召开的时间。

责任编辑:程玥
本文为e-works原创投稿文章,未经e-works书面许可,任何人不得复制、转载、摘编等任何方式进行使用。如已是e-works授权合作伙伴,应在授权范围内使用。e-works内容合作伙伴申请热线:editor@e-works.net.cn tel:027-87592219/20/21。
兴趣阅读
相关资料
e-works
官方微信
掌上
信息化
编辑推荐
新闻推荐
博客推荐
视频推荐