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从项目实施理解我国企业如何推进信息化

2017/9/5    来源:e-works    特约撰稿人:杨元儒      
关键字:项目实施  信息化  
项目就是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作,具有明确的起点和终点。信息化项目是在特定时间、质量、资金等约束下,以应用信息技术为目标的一系列活动。本文中如无特殊说明,项目均特指信息化项目。

1 项目生命周期

    项目生命周期是按顺序排列而又时有较差的各阶段的组合,阶段的名称和数量取决于项目管理和控制需要。项目生命周期分为四个阶段:启动项目、组织与准备、执行项目和结束项目。按照此标准,信息系统项目将项目生命周期细化为六个大的阶段:规划、可研、启动、实施、验收、运维。这六个阶段以PDCA循环的方式不断提升企业信息化水平。

    1.1 项目启动管理

项目启动管理

图1 项目启动管理

    项目启动阶段是项目的准备阶段,具有大量的准备工作要做,包括:

    (1)任命项目经理

    在项目中,项目经理是一个从头至尾参与项目实施的人,需要尽早确定并任命。项目经理是一个富有挑战的角色,对项目负责。其中,项目集经理,也叫大项目经理(project manager),对整个项目负责,我们通常指的项目经理,也叫点项目经理(site manager),对单个实施点的项目负责。大项目经理通过与各项目经理的合作,为各项目提供支持和指导。

    (2)了解企业文化与风格

    企业文化与风格对项目实现目标的能力有非常大的影响,每个企业都有自己的企业文化,企业文化的表现有价值观、行为规范、信念期望、政策、工作流程、对职权的看法、工作时间等多种形式。项目启动时,需要学习和理解企业文化与风格,了解哪些工作方式是企业可以接受的,哪些人可以有力的推动项目进展。

    (3)识别项目干系人

    项目干系人是指与项目相关的个人或组织,干系人可能对项目施展正面或负面的影响,因此为了明确项目的要求和各方期望,项目启动后即要开始识别干系人,这个过程是持续的,也有一定难度。不同干系人在项目中的权责不同,而且随着项目的阶段变化而变化。主要干系人包括外部干系人和内部干系人。

    外部干系人是指项目团队以外的干系人,通常包括:客户/用户,他们作为购买或者直接使用项目产品的个人或组织,对项目的实施效果有着至关重要的影响。

    总部主管领导:总部的项目主管领导,他们提供项目财务资源,包括游说更高层领导,以获得组织支持,并宣传项目带来的好处,在项目批复和实施过程中起到重要作用。

    相关评审委员会专家:他们对项目的投资回报、价值、风险、技术方案、实施计划等进行评审。

    职能经理:职能部门领导可以为项目提供相关领域的专业技术和服务,包括人力资源。

    供应商:包括软、硬件商和咨询商,为项目提供专业技术,或提供安装、定制、培训和支持等特定服务。

    外部干系人管理主要以及时、经常请示和汇报为主,让干系人了解项目最新情况,以便提供最新指导意见和帮助。

    内部关系人主要是项目经理和项目团队。

    项目团队中的成员来自不同的组织部门,分别掌握某些具体的专业知识和技能,并执行项目工作。项目团队中通常包括实施单位人员和企业人员(关键用户)。

    项目干系人的识别过程形成项目干系人花名册,项目过程中的信息需要及时、准确的发送给相关干系人,项目的各方需要看到透明的项目,清楚项目的进度、遇到的困难、存在的风险,以便采取进一步行动。邮件、电话、会议、书面报告都是常见的、有效的信息发送方式。

    (4)制定项目章程

    项目章程由项目经理主导编制,由企业主管领导批准。

    项目章程是项目指南针,可能只是简单的寥寥几句话,但是不能凭空想象,它是对项目目标及交付物规格的简单描述,可以让每个成员都能清楚项目的目目标。一般包括项目目的或批准项目的原因、可测量的项目目标和相关的成功标准、项目的总体要求、概括性的项目描述、项目的主要风险等内容。

    (5)制定项目计划

    计划工作非常重要,放任自流的项目是不会成功的,项目的各个方面(范围、进度、成本、人员、质量等)都需要计划。信息化项目常见的计划有范围计划、进度计划、成本计划、人力资源计划、风险计划、沟通计划、质量计划等。需要说明的是,计划要与项目规模相符,计划书不是越厚越好,该详则详,该略就略。

    在把握基本信息之后,项目经理根据关键项目干系人对项目的期望,以可研批复和实施通知为依据,开始着手编制初步的项目计划。通常包括范围计划、进度计划、质量计划、成本计划、人力资源计划等。编制计划的工具较多,常见的方式有甘特图、MS Project等均可。

    (6)成立项目实施组织机构,组建项目团队

    按照项目干系人花名册,结合企业文化和项目可研报告、实施通知、项目章程和计划等文件,成立企业项目实施组织机构,组建项目实施团队,确定每个干系人在项目组织中的角色,形成项目组通讯录。

    (7)召开项目启动会

    项目启动的主要目的是通知企业相关人员项目事宜,包括项目实施组织结构、企业人员在项目中的角色分工、项目实施计划、各单位和部门需要配合的事情。项目启动的方式有多种,常见的两种是召开启动会和下发通知。

    召开启动会一般邀请企业主管信息的副总经理参加,对企业相关部门和人员、项目组人员提出期望和要求,启动会的效果比较好。下发通知的效果次之。

    启动会的召开标志着现场实施工作正式开始。

责任编辑:程玥
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