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傻瓜式管理--三张表单使管理工作简便易行

2013/9/23    来源:万方数据    作者:王明蕙      
关键字:傻瓜式管理  表单  基层管理  
笔者借鉴“傻瓜相机”无需培训就能使用的道理,将管理方法与管理流程形成管理思想融入表单设计中,固化成表式版本文件,再通过各级管理层的不断使用,逐渐形成潜移默化的工作习惯,成为基层管理的新手段。

    笔者借鉴“傻瓜相机”无需培训就能使用的道理,将管理方法与管理流程形成管理思想融入表单设计中,固化成表式版本文件,再通过各级管理层的不断使用,逐渐形成潜移默化的工作习惯,成为基层管理的新手段。这种方法的特点是表单通过“执行方”的填写、传递、分析、问题处置与反馈流转,将结果证据、监管责任及工作质量形成有效的闭环管理,并赋予此表单从岗位到班组、从车间到企业管理层,不限专业的通用性,从而减少了各级管理记录的重复性与工作量,强化了各级责任人的管理意识,消除了责任双方的扯皮现象,大大提高了管理工作效率,使各级组织的自控管理能力得到显著提升。

    当“表单”为空白状态时,即是指导“执行方”完成工作、呈现结果进行过程控制的“文件”;而每个栏目项的填写要求就是实施管理行为的一种规范性标准;“表单”的流转路径、流转对象、控制节点即形成了管理控制的流程;填写准确、充分、及时的“表单”最终成为组织验证“执行方”工作结果的客观证据;这样,长期有效管理的运作方式不仅促使管理者发现改进机会,实现管理工作中的不断改善;同时,也辅助企业加快规范化、制度化建设的基本步伐。

    “表单”由“过程控制检查考核表”(见表1)、“纠正/预防措施表”(见表2)和“不符合整改单”(见表3)三张表组成一套运行表单。

    其运作程序如下:

    “执行方”按规定周期履行检查职责,并将结果汇总填写表l,对所发现的潜在不符合项及不符合项需进行跟单整改时,自查情况应用“纠正/预防措施表”(表2),他查情况接收“不符合整改单”(表3),并按照表单要求严格进行整改填写、验证,完成闭环管理,表单最终回馈到执行方手中完成表1所有栏目信息的填写即为完成一次有效的闭环。各级职能如此监管也就确保无一疏漏。

    三张表的使用功能及要求如下:

    表1:“过程控制检查考核表”由15个信息项组成。其中:“编码”:为组织规定的固定记录标识之一;“编号”:为组织设定或使用方按部门记录编制。“检查标准”:根据组织标准名称标示,检查时对应标准依据栏打钩,并在“口检查/口考核部门”对应栏处打钩、填写部门名称。

表1 过程控制检查考核表

过程控制检查考核表

    “检查考核内容”一栏的填写要求明了、准确、完整,包括问题出处、状态、影响、结果等信息,便于被检对象确认。

    “不符合条款”一栏:在“执行方”不明整改依据或存有争议的情况下,由“检查方”进行及时的判断和填写,以便归口管理部门进行指导纠正与跟踪验证之用。此栏目的应用、填写可以使“检查”与“被检查”双方对标准的条款达到熟知运用的效果。

    “跟踪方式”填写“沟通”或“跟单”两种方式。“沟通”用于简单地纠正问题的处置方式;“跟单”用于需要建立纠正措施的问题处置方式。

    需要说明的是:问题处置跟单分为“纠正/预防措施表”和“不符合整改单”两种表单形式,填写规定为:凡属部门自查自纠、自我建设行为发现的问题处置应用“纠正/预防措施表”进行跟踪管理,并由部门自行保留记录;凡属部门外他方检查发现的问题处置应用“不符合整改单”进行跟踪管理,并需向中心归口管理部门备案。这一区分消除了“执行方”自我建设、自我纠正问题真实呈现的顾虑;同时,归口管理部门对“执行方”潜在问题预防措施的建立与消除结果进行加分奖励,调动了“执行方”自控管理的积极性。

    “整改状态”一栏:填写“闭环”则表示问题经检查人跟单验证完毕;“未关闭”则表示整改进行中,以提示归口管理部门需及时沟通与督查。

责任编辑:蔡虹
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