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换版管理体系对组织环境的理解与应用

2017/5/24    来源:e-works    特约撰稿人:魏富选      
关键字:质量管理体系  环境管理体系  换版管理  
新版(2016国标版或2015 ISO版)质量和环境管理体系标准最大的变化,就是增加了组织环境的内容作为策划和建立管理体系的基础,且要求整个过程中考虑基于风险的思维。那么,如何在换版管理体系过程中落实这些内容?下面就说说我们在换版中的体会,以供探讨。

    随着管理体系(质量和环境)换版过渡期2018年8月底的日益临近,已经实施了质量管理体系和环境管理体系的企业,均在策划和实施换版工作。因为过渡期后,所有的旧版本的质量管理体系(GB/T 19001-2008)或环境管理体系(GB/T 24001-2004)的认证证书将自动失效。

    然而,新版(2016国标版或2015 ISO版)质量和环境管理体系标准最大的变化,就是增加了组织环境的内容作为策划和建立管理体系的基础,且要求整个过程中考虑基于风险的思维,这也是本次换版管理体系的最大的难点。为什么这么说呢?一方面,因为标准第四章“组织环境”是管理体系发展的最新成果,它更加明确了科学的思维逻辑,是一个高层次、概念性的理解;另一方面,它是建立、实施、保持和持续改进管理体系的基础。管理体系要实现其预期结果,必须考虑企业的内外部因素(问题)的变化,必须考虑相关方的需求和期望,在有效策划了针对这些风险和机遇的措施后,才能保证管理体系的运行正常,其结果才是要所求的预期结果。

    管理体系本身就是一个预防性的工具,其目的就是要通过企业日常的经营业务过程的运行,达到预期结果。其业务过程包括了在管理体系中所策划的顾客导向过程(C)、支持过程(S)和管理过程(M)三个方面,涉及多个子过程。其过程的成文信息的多少,取决于企业所处的环境,要考虑其内部的、外部的诸多因素。例如:要考虑企业的组织结构,要考虑其活动、产品和服务的复杂程度,要考虑企业的文化与员工能力;要考虑国际国内的经营市场的变化,要考虑法律法规及其他要求等等。考虑了企业所处环境的内外部因素,才能确定切实可行的战略方向与经营方针。

    同时,必须注意到相关方的需求和期望常常是易变因素,特别是顾客必须作为关注焦点。要考虑顾客对于产品和服务的满意情况,分析与顾客期望的差距,找出企业经营过程中的风险和机遇。考虑了企业所处环境的相关方的要求,才能确定具体的战术与改进措施。

    由于2016版标准刚发布不久,无论是第三方认证审核、咨询辅导,还是企业理解建立体系,都有一个认识和深入的过程。

    有些转版审核的老师本身对标准的理解不够深刻,从而造成了只看有没有应对风险和机遇的措施表而已。

    来自于一些咨询公司的咨询师,其实也没有理解清楚组织环境的内涵,有的甚至没有企业工作的丰富经历,没有给企业讲清楚标准条款与实际的管理体系过程的对应关系以及它们之间的逻辑。仅是按照标准条款的要求,用审核机构的模版来辅导企业,到底企业换版该做哪些事情,为什么要做,如何来做,很可能还是一笔糊涂账。

    再加上目前管理体系在许多企业中的 “鸡肋”的尴尬局面,从事管理体系是可有可无的角色,人员的素质和积极性不高,企业的领导层又不愿意参与其中,他们所掌握的诸多信息(包括企业环境的内外部因素及其变化,以顾客和供应商为主要相关方的许多要求)其实是游离于管理体系之外的。作为基层的员工又不可能掌握这些信息,做出来的环境分析调查表、相关方的需求和期望调查表、应对风险和机遇的措施表,这说穿了就是应付审核的,根本起不到对建立管理体系,并在企业中运行实现其预期结果的作用。

    另外,还有一种错误倾向,就是以标准没有规定必须保持或保留相应的成文信息为由,刻意回避“组织环境”有关条款和风险管理的应用,这是有悖于管理体系的基本要求的。因为在企业声称符合管理体系要求的的时候,就必须提供证据证明针对标准4.1所确定的内外部问题和4.2所确定的相关方的要求的应对风险和机遇所采取措施的有效性。

    在日益复杂的动态环境背景下,企业所处环境的内外部问题、相关方的需求和期望的变化,对其管理体系能否实现预期结果,能否最大限度增强有利影响,预防和减少不利影响,实现持续改进,产生越来越大的影响。我们就是要通过管理体系,识别和确定企业经营过程中的不确定性影响---风险,既要分析外部因素的机会和威胁,又要分析内部因素的优势和劣势,策划应对风险和机遇的措施,将其融入组织管理体系的各项业务过程中去实施。

    我们时刻要清楚,企业始终是靠做实业来赚钱的,企业的绩效最终来源于其产品和服务。顾客是4.2条款的最重要的相关方之一,必须以顾客为关注焦点,理解其要求和期望,从中找出有利于企业开发新产品、提高经营效果的因素,还要对法律法规或合规义务对产品和服务的影响分析清楚,以确定企业新产品开发的具体方向。

    风险的影响程度,对于不同的企业不尽相同,在管理体系的建立过程中,只有对所识别出的风险确定出风险等级,按照风险等级的不同制定出相应的控制措施。在日常的企业运营过程中,按照策划好的风险及应对措施有条不紊地搞好业务过程的运行控制,以实现其预期结果。当然,由于企业内外部环境的变化,相关方的需求和期望的变化,对于原先建立体系时的风险和机遇也会发生变化。所以,风险和机遇的管理是一个动态过程,也要基于PDCA循环模式。

    新版标准4.1和4.2条款是作为管理体系策划的输入,为管理体系及其过程的策划提出总要求,为其他条款或过程提供框架和方法论。

    4.1确定与其目标和战略方向相关并影响其实现管理体系预期结果的能力的各种内部和外部因素,作为目标和战略策划的来源;

    4.2识别相关方对组织稳定提供符合顾客要求及法律法规要求的产品和服务的能力具有影响或潜在影响,作为产品和服务要求的来源。

    通过管理体系的换版,有两点深刻的体会,供大家探讨:

    首先,得理解“组织环境”的内涵,就像做数学推论题一样,要有严密的逻辑和因果关系。对其理解得越深刻和透彻,才会指导我们做好环境分析过程、相关方的需求和期望过程、应对风险和机遇的过程,使得其调查表、措施表才会“有血有肉”。

    其次,必须让企业管理层深入其中,特别是高层和中层管理者。SWOT分析需要的是掌握公司经营的丰富信息的具有一定决策的人员来做,SWOT分析做得越详细,经营计划(包括了新产品开发计划、生产销售计划、质量控制计划、环境工作计划、技术改造计划等等)制定会越靠谱,公司质量或环境目标的制定与实现才是有的放矢,绩效达成和持续改进才不是空谈。

责任编辑:程玥
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