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如何体现审签的质量价值

2018/3/27    来源:e-works    作者:魏富选      
关键字:质量管理体系  文件审签  质量价值  基础管理  
文件审签是保证文件适宜性和充分性的基本要求,是文件可执行性和有效性的策划把关,质量管理体系也是有明确要求的。然而,要使审签体现出质量价值,就必须充分理解其严肃性,做好基础管理。
    在GB/T19001-2016《质量管理体系 要求》的7.5.2条款对于创建和更新成文信息提出了“c)评审和批准,以保持适宜性和充分性。”;在GJB9001C-2017《质量管理体系要求》的7.5.2条款对于创建和更新成文信息又增加了“d)技术文件和图样的审签、工艺和质量会签、标准化审查。”。为什么要这样明确提及文件审签?这里面所包含的信息量是很大的,那就是文件审签制度、技术职称管理制度、知识管理等基础管理。
 
    对于企业这样的组织来说,始终是要靠产品来求得生存和发展,产品实现的过程从设计开发、生产控制、检验放行等都是靠技术文件的指导,技术文件的重要性不言而喻。文件包含了管理性文件和技术性文件两个大的方面,都是为企业经营服务,管理性文件侧重运行过程管理,技术性文件侧重产品实现管理,从大质量理念来看,他们是交织在一起的,都需要审签,以保持其适宜性和充分性。所以,不管是国标还是军标质量管理体系都明确要求文件审签。
 
    1、文件审签制度
 
    不管是把文件审签作为基础管理制度还是程序文件,其实都是在规范文件审签的严肃性。而且,文件实际运行中发现不适宜时,应对文件进行评审与更新,并再次履行审签。
 
    技术性文件的审签制度早于质量管理体系的出生前就存在了,并不是什么新鲜玩意。技术性文件的审签规定了三级审签(校对、审核、批准)和相关工艺、质量、计量、标准化会签及有关人员的职责,以提高技术性文件的编制质量。技术性文件的审签路线一般为设计(拟制) → 校对 → 审核 → 会签(工艺、质量、计量、标准化、审定) → 批准 → 军代表。如果说不是军工二类及以上产品就不需要军代表签署,其他与文件不相关者也不需要会签。
 
    技术性文件的审签是有层次的,这是在完善的技术职称管理制度支撑下的审签,它可以通过审签者后道对前道把关,把技术文件的错误失误、不可操作性、不完整性、非系统性消除在执行状态之前。自然而言,后者的技术水平和阅历应该更为丰富,才能堪当此任。在我国企业实行的技术职称制度就是这样的衡量。
 
    然而,审核所接触到有些中小企业,技术文件的审签虽然是有,其实是样子货,基本上都是设计(拟制)者的责任,其他人都是管理者,例行手续而已。技术文件时不时在执行过程中出现问题。究其根源,企业中没有完善的技术职称制度,没有严肃审签把关。
 
    管理性文件的审签也是要按照管理的级别进行把关的,管理体系文件起草后应送有关单位征求意见,经修改后送交审批。审批程序为拟制→审核→会签→批准。其中:拟制为负责文件起草的编制人员,审核为文件编制部门主管,会签为相关部门及中层管理者,批准为高层管理者。
 
    2、技术职称管理制度
 
    技术职称是对企业的技术人员的一种工作能力的认可,技术职称管理制度是对企业技术人员的一种基本管理制度,拿工程系列专业技术资格来说,分为技术员、助理工程师、工程师、高级工程师、企业专家等级别,是产品实现过程的人力资源调配的依据。什么样的级别承担相应的工作责任范围,责权利的统一,正面体现在岗位工资或技术津贴里,虽然金额不高,却是尊重技术、科技是第一生产力、职业成长的具体体现,能够起到示范效应,激励广大技术人员的工作积极性,才有可能尽职尽责、科技创新及发展。 
 
    另外,技术职称管理制度的正向引导作用就是鼓励员工通过各种形式的充电,提升个人能力,提升企业整体技术水平。但是,个别企业有一种思潮,认为招来技术人员就是干活的,所谓的“没有义务花钱、花时间培养员工,工作时间内更不应该搞什么学习与进修,员工应该在下班以后自己掏钱学,学好了再报效公司。这样就算日后员工跳槽了,公司也没有什么损失。”, 实际上是一种错误的观点。员工在企业工作,一方面是为了工资报酬,还有一方面是为了实现个人的价值,得到一种认可。
 
    3、知识管理
 
    审签是一种把关,需要技术职称管理和管理层级的支撑,当然也离不开企业的员工培养管理,不断丰富员工的知识,使得员工成长,更好履行职责,质量价值就体现出来了。GB/T19001-2016《质量管理体系 要求》的7.1.6条款对于组织的知识提出了“为应对不断变化的需求和发展趋势,组织应审视现有的知识,确定如何获取或接触更多必要的知识和知识更新。”;在GJB9001C-2017《质量管理体系要求》的7.1.6条款对于组织的知识又增加了“应将与产品和服务质量相关的法律法规、标准、文件作为必备知识,予以应用、保持并实时更新”,其实都是说企业要重视和做好知识管理。
 
    企业内的人力资源管理的一项重要内容就是知识管理,2008版及以前的质量管理体系没有这样明确提出组织的知识管理,但每年都会制定培训计划并实施。最新版的质量管理体系专门提出组织的知识管理,实际上汲取了知识管理的成果,在于倡导企业重视知识,用知识武装企业,实现企业更快更好地发展。作为人力资源管理或人事部门来说,这是一个重要职能转变。
 
    我们必须明确这里所说的知识是经过“编辑”或“整理”后的信息,能为组织带来真正的价值,为确保其过程运行(可以理解为工作的实施)以及实现产品的符合性所需的知识,例如产品技术、生产技术、运营、改进等方面的知识。它是隐含在专利技术、成功产品与有效决策之后的知识力量。而组织知识的集合(积累的经验、管理技能、作业方式、科技应用、策略伙伴与供货商的关系、顾客及市场情报)就是它的智慧资本。知识管理一般是指对知识创造和知识应用过程进行规划和管理的活动,它涵盖了对知识资源的鉴别、创造、获取、存储、共享、应用。如何将这些知识作为企业的财富,发挥其质量价值,关键在于知识的传承方式,要起到培训的效果,真正激励为广大员工所接受并转化为生产力。对于文件审签者来讲,更要多提升自我,运用所掌握的知识把好审签关。
 
    4、技术状态管理
 
    随着高科技的发展,武器装备越来越复杂,无论是卫星、运载,还是导弹武器系统,都要求具有共同目标的几个组织(企业)密切合作,在成本和进度约束下组织研发与生产制造,为用户提供满足要求的产品。这就对武器装备在工程研制全寿命周期内,研发与生产制造管理的科学化、规范化提出了更高的要求,为确保研制过程的万无一失,在进度和经费的约束下按规定的研制周期交付符合要求的产品,技术状态管理显得非常重要。对于科研和生产军工产品的企业,所开展的技术状态管理的核心也是技术文件的状态。技术文件的状态是否满足基线要求,设计更改、工艺更改是否确保得到验证和确认,通过文件的审签把关,参与技术状态管理的人员资格要经过确认。
 
    许多民用产品企业只关注产品的技术指标是否满足合同或研制任务书的要求,不太重视全过程的技术状态管理,造成了产品质量难以得到保证。譬如,对于工程更改的认识不足,技术状态的变更随意,也没有完全考虑产线及成品的多种状态,最后连技术人员自己也说不清是何状态,当出现问题时也无法实现有效的追溯,浪费大量的人力、物力和财力。 
 
    综上所述,要使得质量管理体系落到实处,提高企业的整体绩效,就必须充分理解审签制度的严肃性,基础管理工作必须做好做实,特别是审签制度、技术职称管理、知识管理等工作。夯实基础,把好审签关,质量管理体系的价值才会显现。 
责任编辑:梁曦
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