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不容忽视的采购合同管理

2017/10/16    来源:互联网    作者:佚名      
关键字:采购合同管理  采购合同  
采购合同能否按照约定履行至关重要,不仅关系着企业直接的经济效益,还关系着客户满意度。

    这边厢,客户在催赶紧交货,那边厢,采购的原材料却迟迟未到,工作进度大大延误,给企业造成损失;更有甚者,到了生产环节,才发现采购的零部件不合格,根本就无法进行生产,勉强进行生产则严重影响产品的质量,降低客户满意度。

    许多企业认为采购管理最关键的在于供应商的选择,寻找到合适的供应商,采购管理便大功告成。须不知,在找好供应商、签好合同之后,采购合同能否按照约定履行至关重要,不仅关系着企业直接的经济效益(因原材料迟迟未到,导致不能及时交货给客户,赔偿违约金),还关系着客户满意度(原材料质量不合格导致交付给客户的产品质量不过关,影响客户体验)。企业想要更全面得管控整个采购过程,合同履行跟进也是其中一个重要环节。

    合同履行跟进属于采购合同管理中的一部分。一般来说,采购合同管理包括合同的草拟、合同的审批、合同的归档、合同的履行以及合同付款等管理,贯穿于合同全生命周期。有效的采购合同管理,能够确保采购的原材料准时有质量地交付,在此基础上,企业为客户提供的产品和服务才能是高效,以及有质量的。

    目前,许多企业对于采购合同管理在认识上存在误区,如有的认为,采购合同管理只是合同文档的采集与归档;还有的认为,用excel等简单的手工管理模式便能够进行采购合同管理,这种模式其实在采购合同比较少的情况下还是可以进行的。但是,当企业的采购合同越来越多的时候,这种传统的管理模式已经无法应付。企业要想提升采购效益,需要现代化的信息化管理工具,如8thManage SPM(供应商与采购管理系统)来对采购合同进行全面管理,尤其是要对采购合同的执行和结果进行有效的管理,才能够确保产品和服务的交付时间和质量。

    据悉,8thManage SPM具备一站式的采购合同管理机制,能够帮助企业全方位地监管采购合同的每项执行与结果,最大限度地优化合同履行过程,提高交付质量和客户满意度。具体包括以下功能模块:

    采购合同生成。支持多种不同的电子采购合同生成方式,非常快速方便,用户可以按需灵活选择合适的方式快速地创建电子采购合同。

    采购合同的类型。可按需自定义采购合同的类型以及不同类型的页面显示,并且可针对不同类型自定义对供应商的评价准则。

    采购合同的审批。提供灵活的审批机制支持用户按需设置合适的审批流程。

    采购合同的履行与eSLA。提供全面的履行管理机制,可实时跟踪合同的履行情况;系统支持通过电子服务水平协议(eSLA)管理与约束合同的履行与结果,用户可按需设置服务水平协议的规则与奖惩准则。

    框架合同管理。支持框架合同管理,如果企业有较多需定期或重复采购的物料就可以通过框架合同进行管理,在需要采购之时就可以快速方便地确定供应商和采购价格。

    采购合同的沟通与任务管理。提供多种沟通方式以方便企业与供应商进行无障碍的高效沟通与协作,如沟通论坛、即时通讯、电子邮件、咨询单等。系统自动记录沟通记录。

    采购合同的付款管理。支持多种付款安排,企业可灵活按需选择,系统会实时记录每次付款的具体日期,金额及百分比以供用户随时审核与查阅。

    每个合同都是一个项目。在系统中每个合同都可以是一个项目,每个合同都内嵌项目功能,用户可通过项目管理合同的所有执行与交付,并且可根据项目的里程碑来管理和追踪合同的付款。

    采购合同的成本管理。可实时记录和跟踪与合同相关的每项费用支出并实时反映到合同的损益表。

    采购合同的续约管理。支持直接在原合同页面生成续约合同;设置续约的时间和金额;支持周期性的续约管理;设置续约到期提醒等。

责任编辑:程玥
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