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SRM软件在某企业的实施和应用

2018/10/29    来源:e-works    作者:王世界      
关键字:SRM  供应链管理  项目实施  
本文以某企业SRM项目为例,讲述了某企业SRM软件选型、项目实施前后对比、实施过程、应用情况及实施过程中的创新,同时对SRM软件的选型提出了建议。

1、引言

    SRM,是Supplier Relationship Management的英文缩写,其中文名称为供应商关系管理。它旨在改善企业与供应商之间关系的新型管理机制,实施于围绕企业采购业务相关的领域,目标是通过与供应商建立长期、紧密的业务关系,并通过对双方资源和竞争优势的整合来共同开拓市场,扩大市场需求和份额,降低产品前期的高额成本,实现双赢的企业管理模式。

2、SRM软件实施前的现状

    2.1 项目实施背景

    某企业近年业务快速发展,企业规模迅速扩大,要继续保持行业领先位置,不断提升盈利能力,供应链的响应速度尤为重要,为了快速的应对市场变化,满足客户的需求,某企业决定借鉴先进的供应链协同管理思想,通过信息化工具进行采购工作的优化,持续降低采购成本,优化供应商队伍,提高采购对生产的保障水平,从而提高对客户的服务水平。全面提升某企业在互联网+环境下的新型竞争力,为企业下一步发展及战略目标的实现奠定坚实的基础。

    2.2 某企业SRM软件实施前的现状

    SRM项目实施之前,某企业已实施使用ERP系统多年,采购订单在ERP系统中进行管理,采购人员从ERP系统中导出订单,形成电子版文件形式通过邮件、及时通讯工具等发给供应商,订单管理追溯困难。随着精益生产的推进,传统采购的职能正在发生转变,对供应商的管理要求也越来越高,目前采购面临着计划变更频繁,核对困难,采购员和供应商频于应付,无法及时反馈,效率低下、物料的状态和采购存在脱节,无法准确掌控、质量问题的处理缓慢等系列问题。在询价、价格管理等方面还是比较老的一套管理方式,业务流程还不够规范,因此供应商协同需求迫在眉睫。

    2.3 SRM软件方对某企业SRM项目的调研

    针对某企业供应链管理的现状,某软件方项目实施组进行了为期2周的调研,调研对象覆盖了公司高层、采购部门、计划部门、质量部门、科研、工艺部门、成本部门、IT部门等各岗位人员,在调研过程中详细记录调研内容并形成了书面调研报告,经甲方确认。

3、SRM软件实施过程

    SRM系统是一种客户定制、实施性很强的软件,根据企业不同情况,需要经过3-6个月甚至更长时间的实施过程。在整个项目实施过程中甲方参与项目实施的阶段主要有项目准备阶段、蓝图设计阶段、系统实现阶段、上线运行阶段、验收阶段、系统推广阶段。每一个阶段都严格按照阶段要求完成相应工作,这样乙方实施完成的系统在甲方才会有较好的实施效果和达到预期目的。

实施过程

图1 实施过程

4、项目过程管理与风险管理

    4.1 项目过程管理

    1)双周计划及重点工作跟踪:每周定期对上周工作情况进行总结,及时发现问题并制定解决措施。同时制定下周的工作计划。为了让相关人员提前安排与会时间,制定了双周计划做参考。

    2)方案讨论评审跟踪:每个分项方案根据实际调研情况编写,后与业务部门进行讨论,定稿后再与业务部门和IT部门以及流程管理部门进行评审,针对评审意见再做调整和解释,充分保证方案的完整和可执行。

    3)关键问题决策评审:对现有业务流程或活动有重大调整的决策或关键方案的审核,做专题讨论和汇报,由项目总监进行决策评审,帮助项目组解决实际问题,直接推动项目的开展。

    4)里程碑/阶段汇报会:每个阶段里程碑,针对项目的整体进度、项目的目标和下一阶段的整体计划做汇报,对于需要配合的资源提前进行申请,对于可能出现的风险进行识别并提出解决方案,检查上一阶段的问题,并保证下一阶段的计划能正常执行。

    4.2 项目风险管理

    对项目各个阶段存在的主要风险进行的整理和分析,有利于在项目实施过程中使风险提前识别并得到控制和规避。在项目各阶段对项目中发生的问题(Issue)和重大问题(Problem)进行管理,并安排专人设定时限进行处理。

项目风险管理

图2 项目风险管理

5、SRM系统对服务器及客户机软硬件的要求

    5.1 对服务器的要求

    目前某企业SRM系统服务器的配置为CPU8核心、16G内存。

    5.2 对客户机的要求

    SRM系统采用B/S架构,这个架构的特点在于,不同角色的用户只需要一台可以上网的PC机就可以在SRM系统进行业务操作,降低了业务执行的难度,减少了供应商的参与成本,也降低了SRM系统的推进成本。

6、SRM软件使用术语

    ERP:Enterprise Resources Plan,企业资源计划系统。

    MRP:Materials Requirements Planning,物料需求计划。

    PO:Purchase Order,采购订单。

    ASN:Advance Shipping Notice,提前送货通知单。

    组织机构管理中,机构类型,产业集团-“group”,公司选择-“company”,库存组织-“Plant”。

    开发组成员:供应商认证任务中,登陆SRM并填写认证的结果的人员。

7、SRM实施后的主要功能介绍

    7.1 供应商管理

    供应商管理包括,供应商注册、供应商审核、供应商认证、供应商准入、供应商绩效考核等模块。

    7.2 协同管理

    协同管理包括,采购订单管理、送货管理、对账管理等模块。

    7.3 比价采购管理

    比价采购管理包括,询价确认管理、公开询价管理、竞价管理等模块。

8、SRM软件使用效果

    8.1 概述

    A.规范业务流、建立与供应商公开、透明信息交流平台。

    a)供应商通过SRM平台及时了解订单信息。

    b)降低了与供应商之间的沟通成本,实现了内、外部的信息共享:例如质量信息、绩效信息。

    c)规范了整体采购员业务流程。

    B.供应商全生命周期管理。

    a)实现了供应商在线注册,审核供应商的基本信息。

    b)建立公正透明的供应商绩效分析,不合格供应商进行淘汰机制。

    C.建立公正、透明的价格管理平台。

    a)业务部门在线询价,供应商在线报价,实现询报价的过程管理。成本部门可随时查看价格的报价情况。

    b)SRM与OA、SRM系统实现了价格信息集成,打通整个价格审批管理流程,实现了询价的过程管理,价格追溯,价格自动抛转,提高了整体效率。

    D.为实现大供应链信息化夯实基础。

    供应商在线创建送货,采购在SRM端进行收货,为实现条码管理打好了基础。

    8.2 SRM系统具体使用情况

    SRM项目实施从2017年6月中旬启动到11月验收,进行了为期近6个月的实施,截止到目前系统已产生了以下系统数据:

表1 项目数据

项目数据

    8.3 SRM系统使用范围

    目前公司内部采购部门全部人员、研发人员、成本部门、工艺核价人员、计划仓储人员,外部供应商都已使用SRM系统,基本覆盖了供应链相关部门人员。

9、SRM软件实施过程中的创新点

    任何一个好的信息系统项目,除了满足需求功能之外,还必须具备易用、好用的特点。为此某企业SRM项目组与软件方项目实施组进行了充分的沟通,在系统实施过程中有许多创新点,列举如下:

    A.SRM和ERP集成中的创新点:

    a)供应商管理,供应商准入信息直接传到ERP。SRM及ERP供应商信息变更需及时交互,保持信息一致。

    b)协同管理,实现采购订单从ERP传到SRM。对账协同,提供接口,发票信息需和ERP对接,按照入库单、退货单在线进行对账,供应商可能会根据送货单部分开票。

    c)比价采购管理,竞价管理,公开询报价,询价确认的价格需要将价格信息传至ERP。

    B.SRM和OA集成中的创新点:

    a)供应商开发/物料转移OA审批表,新供应商需要提交审批,表单在OA审批合格后返回SRM成为潜在供应商。

    b)价格审批单,询价确认,竞价,需要在SRM中提交价格审批单,表单在OA审核合格后传到SRM。

    C.SRM和PDM集成中的创新点:

    a)协同管理,订单中新物料的图纸,实现从PDM系统进行抓取,供供应商进行下载使用。

10、SRM软件选型建议

    10.1 SRM软件选型建议

    SRM软件是一个实施性很强的管理软件,SRM选型显得尤为重要,尤其在以下几个方面:

    A.软件公司的规模,行业内大公司有丰富的人力资源以确保软件的实施和后续的售后服务;

    B.软件公司的管理,管理严格规范的软件企业可以是软件实施成功强有力的保障;

    C.软件方实施项目经理的个人素质,包括敬业精神、专业知识、创新能力、沟通能力以及遇到问题锲而不舍的精神。从某种意义上来说,软件项目实施成败与否,软件方项目经理的作用是至关重要的。

    D.软件方项目实施团队中软件开发人员的软件专业水平和敬业精神,有了开发人员大力支持的保障,软件方项目经理与企业方确定的需求事宜方可顺利实施。

    好的公司,好的管理,好的项目经理,好的实施团队,是一个信息化系统选型需考虑的方面,也是系统实施能否成功的基础。

    10.2 SRM软件实施对企业方的要求

    要确保SRM软件实施成功,仅有软件方好还是不够的,只有软件方和企业方相互配合好,才能保障项目最后的实施成功。对企业方以下几点尤为重要:

    A.公司领导的高度重视和大力支持,包括人力、物力和财力方面的支持。

    B.企业方项目经理的个人素质,包括敬业精神、专业知识、创新能力、沟通能力以及遇到问题锲而不舍的精神。从某种意义上来说软件实施成败与否,企业方项目经理的作用也是至关重要的。要承受巨大的压力,协调解决各种各样的困难,对软件功能的确定起着至关重要的作用。

11、总结

    从某企业SRM运行来看,对于上规模企业的供应链管理工作来说,若没有使用类似SRM系统来进行相关信息化管理,就显得相对滞后。随着企业持续发展,对供应链管理水平要求也越来越高,建立和谐的供应链体系,提高供应链管理水平,降低供应链成本,实现与供应商之间的和谐共赢,已经成了迫切需求。希望这篇文章能给业界SRM系统选型与实施方面提供帮助。

责任编辑:程玥
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