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推进采购变革,传化化学开创数字化采购4.0

2021/1/28    来源:e-works    作者:e-works整理      
关键字:采购案例  e-works年度盘点  智能制造  传化化学  
本文为“2020年度中国智能制造最佳实践奖”参评案例。本次活动将评选出2020年度,为中国智能制造领域带来突出效益的最佳实践工程,全面介绍企业推进智能制造的步骤、重点与难点、获得效益等,分享建设过程中的经验,供广大制造业行业企业学习供鉴。

一、企业简介

    传化化学集团(简称“传化化学”)是全球化的功能化学公司,致力于通过领先的功能化学解决方案,让人类生活更生动。传化化学以6000余款创新产品服务于纺织、造纸、塑料及建筑涂料等行业及全球80多个国家和地区,是巴斯夫、壳牌、大金等国际企业的战略合作伙伴。

    深耕技术研发,发力智能制造。传化化学现拥有2家国家级技术中心、1家博士后工作站、1家院士工作站及欧洲研发基地。其中,聚合物合成与改性等146项专有技术国内领先,参与制定国家行业标准110余项,获得国家发明专利授权200余项,创新成果超出行业排名第二近4倍。

    传化化学的纺织功能化学品规模和市场占有率全国第一,DTY油剂产品产销量全球第一,荧光增白剂产销量亚洲第一,以卓越产品和服务致力于成为全球领先的功能化学和新材料科技公司。

传化化学集团

图1 传化化学集团

二、企业在智能制造方面的现状

    作为智能制造的行业领先者,传化化学的智能工厂率先在行业内实现了生产成本降低25%,劳动生产率提升25%,作业人员减少20%的目标,成为驱动公司在高端市场崛起并领跑的核心力量。

    践行绿色制造,共建绿色生态。传化化学是行业内最早通过国际Oeko-Tex ®Standard 100纺织品生态认证的企业,并通过欧盟GOTS有机棉认证、ECO-Passport认证、蓝标认证、绿叶标签认证,服务于ZARA、宜家、H&M、C&A等国际知名企业。传化化学还积极主导产业链上下游合作伙伴,从绿色设计、绿色采购、绿色生产等入手共建绿色产业生态链,为产业绿色可持续发展奠定基础。

三、参评智能制造项目详细情况介绍

    1.项目背景介绍

    近年来企业面临疫情、贸易战、经济下行与环保等诸多挑战,外部需求的不确定与供应链不协同之间的矛盾日益加重,企业迫切需要释放采购价值,采购系统也要持续升级。随着移动互联网的发展及企业采购业务的需要,传化化学集团原SRM系统由于业务覆盖面窄、移动化支持弱、数据质量低、维护升级受限等原因,已远远不能满足新时代下的采购管理需求,迫切需要引进一套先进的、统一的SRM平台,以顺应数字技术发展,实现供应商全生命周期管理、内外部采购供应链协同闭环管理、建立端到端采购全生命周期的流程体系,实现采购‘3.0’向采购‘4.0’的迈进,向智能化数字化发展,从管理控制向资源运营倾斜,满足供应商角色的需求与供应商互助、共赢,实现全过程网络化协同,帮助企业打造“价值创造阶段”的采购体系及供应链生态。

推进采购4.0

图2 推进采购4.0

    2.项目实施与应用情况详细介绍

    1)实施方法与阶段推进

    遵循“理念-业务-组织-机制-核算与评价”的经营逻辑,并围绕“以客户为中心”,在充分调研与精心策划下,在经过2019年长达半年多的项目可行性分析及期初筹划准备后,2020年1月由公司总裁亲自牵头,成立项目组拉开了“数字化采购协同平台转型升级”的序幕。整个项目过程按照启动、蓝图、实现、测试、推广五阶段逐步实施,阶段任务明确,里程牌评审细致。

项目阶段执行情况说明图

图3 项目阶段执行情况说明图

    (1)总体设计,细致分解

    蓝图阶段,顾问组梳理了14条采购业务主线,分析得出大部分业务基本采用线下寻源,在ERP进行手工下单、对账等操作,同类业务采购部门需要跨系统操作,与供应商之间缺乏协同。规划要求除客供料、库存转储业务外,所有生产及非生产类采购中心处理的业务都在SRM中或通过SRM进行系统间对接完成,在线与供应商进行全过程协同,搭建PC+移动模式的高效信息沟通桥梁。

    基于总体规划要求,对31条核心业务流程进行细致分解设计(其中变革13条、新引入11条、颠覆性改造7条),240多个审批节点进行重新审视确认。

系统作业流程设图

图4 系统作业流程设图

    (2)统筹集成,充分协调

    此次平台建设涉及业务之广、角色之多,在已经完成各类专业平台建设的条件下,要真正做到多角色内外部业务人员互联互通,需要进行大量的系统间集成,无论是技术方案设计还是对接工作推进,难度都非常大。

系统集成总图

图5 系统集成总图

    过程中,由化学集团IT部门统筹协调各外围系统负责人,明确接口对接计划,责任到人,分布推进。明确分工并定期跟踪计划执行,不定期召开专题会议,不断细化技术要求、攻克技术难点。最终建设完成了包括核心平台ECC/EAS/BPM在内,总计8个核心系统52个接口对接的实现。

    (3)风险把控,持续改进

    整个项目测试过程,分为了三轮,每轮结束以及上线切换阶段,项目组充分评估进入下一阶段的风险。项目为识别的风险准备应对策略和对应急储备(时间和资源),若为紧急任务,进行储备使用评估及后续动作处理,若为非紧急问题,安排迭代优化阶段处理。系统工程层面,提前准备正式机数据准备并覆盖到UAT环境检查,封版后只进行高优先级BUG修复,实施备份、回滚等应急机制。

上线风险评估策略图

图6 上线风险评估策略图

    平台上线3个月后,对系统使用情况进行了问卷调查并组织了平台应用情况研讨会,通过调查和讨论,总结出十多个非常具有建设性的改善建议,为平台持续改进、更优的使用提供了清晰的思路。

    2)建设成果及主要应用价值

    (1)功能建设成果

    从功能层面,本次化学集团数字化采购协同平台选择经过多年的产品打磨的“九慧SRM套件”进行建设。实现从需求、采购寻源、采购合同订单执行到送货协同、对账结算全业务过程闭环高效数字化协同作业,从供应商准入、考察、评估、合作到整改、淘汰全生命周期管控,支撑集团/分子公司采购模式、跨部门跨系统端到端的集成。

功能模块设计图

图7 功能模块设计图

    供应商全生命周期管理

供应商生命周期图

图8 供应商生命周期图

    构建供应商360视图,实现供应商基础信息、商品信息、资质信息、状态等级、绩效信息、业务信息、风险信息的全面覆盖展示;

    引入征信信息,对供应商进行风险前置监控,明确供应状态阶段管控标准,严格把关供应商准入过程及合作限制并进行差异化管控;

    搭建供应商品数据库,并串联内部物料对应,规范定点寻源要求,配置寻源单自动带出绑定供应商进行推送,实现寻源自动化,并实现寻源渠道管控;

    跟踪每个供应商绩效表现,建设灵活的供应商绩效考核模型,实现考核分值系统自动计算考评,考核有效性、客观性大幅提升;

    与企业内部审批系统对接打通,在线完成供应商、采购、质检、研发等多部门内外部协同,相关单据、报告全过程留痕,历史信息随时调阅。

供应商绩效规划图

图9 供应商绩效规划图

    采购寻源管理

    实现采需求统一收集、统一核验、统一承办、自动匹配,生产物资需求(来源ERP)、

    非生产物资需求(来源业务流程平台)统一汇总至SRM平台需求池模块,自动分发需求到各组织采购人员,各组采购人员集中处理需要自己负责的采购需求,进行后续采购活动。

统一需求处理逻辑图

图10 统一需求处理逻辑图

    根据物料,自动匹配供应商并分析采购寻源策略:是否必须推送报价单、是否单一寻源等,实现寻源过程的智能化管控;

    构建报价计算模型,根据不同的物料类型,配置出不同的价格表单及公式,根据不同的商务条件、合作关系,加权分析更准确价值,提供差异化区分供方选择或份额分配依据;

    建设成本传导模型,通过对上游原材料行情价格波动持续的跟踪和维护,结合成本组成配置运算,形成成本传导分析报表。为采购准备和销售调整提供更准确合理的方案决策。

价格模型图

图11 价格模型图

成本传导模型图

图12 成本传导模型图

    采购执行协同

    自定义合同模板,信息自动从寻源结果带入,搭建多结构复杂型合同审批流,保障数据有效性,并串联审批流程,实现需求-寻源-结果-审批的有效闭环;

    送货协同,统一标准格式送货单,单据信息规范完整、时间节点实时同步,串联内外部信息流,实现发货-接单-配送-GPS定位-送货预约-收货计划的全程可视化,与物流系统打通,配送路径全程可视;

    电子对账杜绝对账纠纷,降低发票出错率、退票率,提高岗位效率,降低手工工作量;通过SRM与企业内部结算系统打通,供应商可在线自助查询收货、质检、应收、付款等相应信息,信息更加透明,传递更加高效;

    全面实现移动办公,企业端和供应商端都提供移动端应用支持,并集成微信、企业微信、钉钉、短信、邮件等通知平台,流程处理时间缩短60%以上;

    此次平台建设通过BI建模抽取新老SRM数据,再通过帆软报表工具进行图形化展示。全面覆盖供应商信息、绩效、流程、采购信息、成本等各类信息的42张图形化展示报表。

BI报表效果图

图13 BI报表效果图

    3.效益分析

    从应用价值层面,数字化采购协同平台能为企业带来四个方面的核心收益:

    1)在线寻源,降低成本

    突破时间和地区限制,在线进行询报价、询竞价、招投标;

    进行价格组成对比分析和跟踪市场价格波动,引入专家评分,获取价格合理、质量合格、服务较佳的供应商。

    2)内外协作,提高效率

    设定采购作业标准规范,集成相关信息系统,自动化处理采购业务信息,减少人工事务性工作,提升人员线上协同效率30%;

    实现公司内相关部门-采购部门-供应商-服务商之间的在线协作,供应商在线覆盖率100%,提升信息传递的准确性和时效性,提高采购业务流程总体效率60%。

    3)风险控制,合理支出

    规范供应商准入流程和资质要求、即时反馈供应商交货质量、定期评估供应商绩效、跟踪供应商整改情况,最终提高供应商质量水平;

    设定合理的审批节点满足申请、签约、付款等环节的监管和审计要求;

    对接互联网征信服务,进行供应商风险预警。

    4)数字企业,采购助力

    企业数字化转型中,无论是快速对接客户需求还是应用先进智能制造技术,都需要采购供应链快速响应,构建数字化采购平台是供应商和服务商接入企业数字化平台的必要工作;

    采购业务的全面数字化将极大降低企业经营风险,提高产业协作效率。

SRM数字化采购平台化工行业价值传递图

图14 SRM数字化采购平台化工行业价值传递图

    综合分析,此次SRM数字化采购协同平台建设,贴合化工行业连续生产、危毒品以及高消耗的行业特色,为企业生产对供应链稳定、安全、高效的要求提供了扎实的可视化平台支撑,极大提升企业在5G时代的综合竞争力。

责任编辑:程玥
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