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分享计划工作的要点之紧急计划的应急预案

2023/5/15    来源:e-works    特约撰稿人:张培杰      
关键字:制造业  物流管理  计划管理  
本文介绍了紧急计划的应急预案的方法,其实也是大部分应急预案制定的较为通用的方法论。
       在日常的计划工作中,大部分的时间都是按照规律的节奏,收集需求和期初库存等计划输入数据,再根据计划逻辑计算出计划供应量,释放订单并监督计划执行的过程。

       偶尔处理一些断点计划和切换计划,确保每一个产品的生命周期中,都是按照合理的计划,执行供产销的过程。

       但世界不是平静的,在突发事件、不可抗力、紧急异常问题发生时,计划工作需要通过紧急调整,以最小的损失,完成计划任务,满足客户需求。

       我们今天就来聊一聊,紧急计划的处理要点,希望每个计划员在遇到紧急事件时不慌张。

一、什么是紧急计划

       一个企业在大部分时间里,是运行在一个稳定的运营环境和规则下的,计划工作也会保持一定规律和节奏。当出现一些突发事件,打破了计划的规律和节奏时,需要紧急做出计划调整,这就称之为紧急计划。

       直白一点讲,突发事件引起,需要紧急调整的计划,就是紧急计划。

二、紧急计划的关注点

       首先,我们需要认清正常计划的目的和关注点,再来看紧急计划的。

       正常的计划工作,是以客户需求为出发点,通过企业资源(人机料法环等)的调配,制定合理的计划,并监督计划完成,实现企业运营目标。

       在这样的过程中,客户需求是出发点,目的是实现企业运营目标。所以,正常计划的工作过程,是有两个关注点:一个是客户需求,是企业和计划工作存在的前提;另一个是企业运营目标,也就是在满足客户需求的前提下,高效率低成本的运营。

       紧急计划是由突发事件引发的,需要通过紧急的协调,满足客户的需求,并尽可能的兼顾成本。

       这样的过程,保供是第一位的,运营成本是第二位的。所以,客户需求和运营成本也是紧急计划的关注点,但其权重是不同的。

       当然,这种权重是建立在买方市场环境下。如果是卖方市场,也有可能将运营成本的损失放在第一位。具体是客户满意,还是成本,就看企业的战略目标了。我们今天谈论的市场环境,仅关注客户满意作为第一要务。

三、为什么紧急计划需要应急预案

       在计划工作的体系流程中,如同其他工作流程一样,一定必不可少的一块就是应急预案。

       有人可能会问,所有工作流程都需要有应急预案吗?答案是肯定的。

       因为企业在建立管理体系时,是在正常状态下搭建的常规管理流程,是以满足客户的需求为前提,实现高效率和低成本的运营过程。

       但企业的运营过程不是风平浪静的,会存在突发事件,如客户突然增量;不可抗力,如火灾、地震、疫情等;紧急异常问题,如物料短缺、运输中断,等等。这些事件和问题,都会影响企业运营和计划工作的正常流程和操作。

       所以,通过应急预案,为突发事件发生时,预备有效的处理流程。

      有人会讲,那就在流程文件里,将这些场景加进去,做出一份完整的体系流程文件,不就完美了嘛?

       有这种想法的人,或许没做过管理和体系流程建设,不懂得管理体系的目的、范围和价值。

       管理体系和流程,是对企业运营过程的标准化管理规范,目的是通过标准化,降本增效。所以,标准化就设定了一定的前提条件和配套资源,只有在这样的基础上,通过标准化作业,才能实现高效率低成本运营。

       但紧急计划面对的条件和资源,与标准化规范的条件和资源是不一致的。如果将不同的场景、前提条件和对应资源,统统融合在一份标准文件中,这样的流程规范没有办法准确表述其目的、范围和价值。

       另外,在需要紧急计划时,计划的第一目的是保证客户需求。所以在紧急情况下,快速的找到合适的资源和方案,才是解决问题的关键。成本也很重要,但在紧急状态下,只是作为兼顾因素。

       因此,紧急计划需要的是对应的应急预案。在对应场景出现时,立即启动预案,确保顺利度过难关。

四、如何做紧急计划的应急预案

       理解了做紧急计划应急预案的目的,我们来聊一下大致的方法。

       紧急计划的应急预案,与运营管理过程中的其他应急预案类似,可以通过以下四步法,制定应急预案。

       1)确认假设场景

       根据计划工作中出现过的,或者可能出现的异常和紧急场景,整理汇总成为不同的类型,针对性的制定对应的应急预案。

       比如说,紧急发运,物料短缺等等,都是计划员在日常工作中,经常遇到的场景,需要针对性的制定紧急预案。

        2)确认所需资源

       在汇总完成同类型的场景后,针对性的确认所需准备的资源清单。

       比如说,需要紧急发运时,仓库的发运准备的最快时效,紧急运输的车辆资源和最快运输时间等,都要做好备案,一旦启动紧急预案时,第一时间启用。

       再比如,出现物料短缺时,统计缺料信息的最短时间,确认供应方式和最快到货时间,紧急收货、检验和配送上线的最快时效等等,都要做好备案。

       3)制定应急预案流程

       在确认好应急预案场景和所需资源后,就要策划和制定应急预案的流程。
也就是,一旦出现对应场景时,首先做什么,再做什么,然后完成什么。这样的流程,如同正常流程一样,不同点仅是在紧急场景出现时启用。

       这样的经过科学策划的流程,确保紧急问题处理时,是相对科学合理的操作步骤。这样在保证客户需求的同时,能够兼顾到成本问题。

       4)定期演练和优化

       策划好的应急预案,是要定期演练和优化的。

       原因一:我们制定的应急预案,不可能等到紧急场景出现时,才能验证预案的合理性。所以,我们要定期准备演练场景,并按照流程要求验证紧急预案的科学合理。

      原因二:随着时间的推移,原定的应急预案可能会有更合理的方案出现,所以我们需要定期的评估和优化。另外,可能会出现新的场景可以并入的,我们也要优化应急预案。希望能够涵盖更多的异常和紧急场景,减少突发事件的措手不及。

结语

      我们今天讲了紧急计划的应急预案的方法,其实是讲了大部分应急预案制定的较为通用的方法论。

      希望每家企业运营体系,不仅仅包含正常运营过程中的标准化的规章和流程。对于异常、紧急和小概率事件,也有对应的流程可以遵守。

      这样才是完整的管理体系,才能真正保障企业运营的健康度。

关于作者:

       张培杰,创办个人公众号和视频号《分享制造业物流管理的实践经验》,致力于分享物流管理实践中的理念和经验,希望结识致力于当今物流管理方向和智能物流、供应链物流管理的志同道合者。
责任编辑:李瑶嘉
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