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浅谈流程管理与流程优化的运用

2021/5/20    来源:互联网    作者:丁玲莉      
关键字:流程管理  流程优化  
随着企业规模的扩大、部门的健全,流程管理已成为一种重要的管理工具之一。通过设计一套适合企业的流程管理方案,对流程加以合理设计、规范执行、严格监控,并不断优化与改进,以动态的流程管理满足企业业务流程和管理流程的需求,从而提高企业的工作效率,减低企业成本和控制企业风险,提升企业绩效。
一、流程管理在企业管理中的意义

       对于企业来说,它的发展时间越长、规模越大、部门建设越健全,此时部门与部门之间的矛盾就会越大,因此就需要用流程接通部门。但有了流程的助力,在企业发展过程中仍会出现一些问题,如经验和个人能力取代流程带来绩效不稳定性、局部最优但非整体最优、缺乏执行力、异常事件多等。所以,要对流程进行管理,通过流程管理来提升企业管理。

二、流程管理与流程优化的概念

       (一)流程管理

       流程管理是根据企业战略目标、各部门业务性质和客户需求进行的企业内部改革,以规划设计好每个环节的流程。流程管理明确规定了每个业务流程要制定出标准的工作程序,建立有效的监督机构,明确每个流程的负责人、职能要求等。通过有效流程规划来增强企业的市场综合竞争力和提高顾客满意度,从而提升企业绩效。

       (二)流程优化

       流程优化是一项策略,是通过不断地发展、完善、优化业务流程来保持企业的竞争优势,在流程的设计和实施过程中,要对流程不断改进,以期取得最佳效果。流程优化是在现有流程的基础上进行局部的调整和优化,在现阶段管理模式下,通过对业务流程的重整,以提升企业绩效。

三、流程管理与流程优化在企业中的运用

       (一)流程设计

       流程设计应遵循实用性、实效性、高效性、系统性、适宜性、科学性原则和闭环管理思想。应以工作输出为目的,以系统流程体系为基础输出相应流程,根据职能权限对各环节的输出负责,流程规划设计部门对流程的整体管理负责,控制管理风险,确定关键控制点,避免缺乏信息管控。

       (二)流程执行

       1.流程分级管理

       根据部门属性、流程范围、流程服务对象及流程关注度四个流程属性,对流程进行分级,分为核心流程、重要流程及一般流程三个等级。

       流程分级的作用也在流程监控与流程优化阶段中体现,如“核心流程”纳入流程重点监控及优化改进对象、“重要流程”视情况纳入流程监控及优化改进对象、“一般流程”一般不纳入流程监测及优化改进对象或作为优化合并的流程对象。

       2.流程规范使用,应严格按流程要求规范执行

       (三)流程监控

       1.部门自主流程监测

       备部门定期开展流程的自查自纠,评估本部门管理制度流程覆盖的充分性,模板流程的适用性及使用频率。

       2.流程常规监测及流程专项监测

       流程的常规监测和专项监测均有流程管理部门负责。利用流程日常监测和专项监测手段,通过各部门间的数据对比、异常流程的报警提示等来规范企业的流程操作。

       (1)流程常规监测:确定流程监测指标,如流程使用违规率、流程驳回率、自由协同占比等;以月度为监测周期,对数据样本进行统计与分析;形成一套适合的且公正的考核机制,适合与公正体现在对每个指标从优到差排序,赋予分值,并给予一定权重。然后严格执行之。

       (2)流程专项监测:以月度为监测周期,抽查1-2条核心流程或重要流程,重点对其流速进行监测,观察是否存在异常情况,若异常,分析原因,提出改进措施,如必要情况可立项调研:同时,继续纳入下个月的监控对象。

       (四)流程优化

       (1)针对流程优化,每年都会有一个特定的改进提升方向,如2019年为“基于制度与职责批量优化”和“部门审核中发现的流程问题进行优化”,2020年更新为“减少流程节点、重视知会节点”和“设置关键节点的审批时限,提升流速”。

       (2)各部门根据自主流程监测结果自主自发地进行流程优化改进。

       (3)流程管理部门每年年初组织总体流程的梳理和优化改进工作,并在年中进行复盘。同时基于日常流程监控进行流程优化改进。

四、结果

       (一)2019年流程优化效果

       (1)每月对“流程使用违规率”、“流程驳回率”和“自由协同占比”三项指标进行监测,月度指标的趋势,见图1所示。
 

2019年流程监测指标趋势图

图1 2019年流程监测指标趋势图

       (2)通过流程专项监测找寻改进优化点,并采取一定的改进措施,各项指标明显降低,从而提升了整体的流程运行速度。2019年流程运行速度趋势,见图2所示。
 

2019年流程运行速度趋势图

图2 2019年流程运行速度趋势图 单位:h

       (二)结论

       (1)通过日常的流程监测,促使流程使用部门重视流程的规范使用。同时,通过流程专项监测,找寻流程改进点,有针对性的进行改进与优化,提升流程使用效率。

       (2)通过流程管理与流程优化,提高企业的工作效率,减低企业成本和控制企业风险,使企业更好更快的发展。
 
责任编辑:程玥
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