流程优化的基本方法

       流程是指一系列的、连续的、有规律的活动过程，而这些活动以特定的方式进行，并导致特定结果（创造价值）的产生。为更好应对企业外部环境变化、规范内部管理、实现快速、稳定、可持续发展需要对现有流程进行持续评估改进。

       在流程优化工作开展的过程中主要运用的方法有：清除、增加、重排、简化、信息化。

1 清除

       清除：通过清除流程中的非增值环节，减少相关活动的数量，提高流程的运行效率。

       流程中常见的非增值环节包括：

       1.非增值的作业：各项烦琐的非增值作业，人为减缓流程运作的效率，降低流程运行时间，而这些活动对顾客没有任何价值可言。

       2.无效/重复审批：大量的审批程序，有些已经成为一种官僚作风和形式主义，减少非必要的审批们能够大大减少流程的等待时间。

2 增加

       增加：增加必要的环节可提升流程的价值输出。如：

       1.对流程质量有重要影响的环节；

       2.必要的审批：必要的审批环节可以提高流程标准化水平、预防流程风险、加强关键决策点的控制强度。

3 重排

       重排：根据相关流程侧重点控制方式的不同，对流程运作过程和顺序进行调整，使各环节的负荷与处理时间尽量均衡。

       常见的流程重排方式包括:

       1.变串为并：对于许多串行工作，我们可以考虑将其进行并行处理，以提高流程运行效率，减少流程节点活动的干扰。

       2.改变作业顺序：通过观察流程运行的各个环节，对不合时宜的作业活动进行作业顺序的调整，以求获得流程上的改善和突破。

4 简化

       简化：流程活动应尽量简化。寻找过于复杂的活动可以从以下三个方面着手：

       1.简化表格：通过重新设计表格，将可以获得明显的改善，避免日常工作中寻找相关填表人或者要他们就某些模糊事项提供解释或说明。

       2.简化语言：流程语言要简单明了，尤其要注意：

       （1）少用术语、行话和缩写，除非对工作任务很关键；

       （2）不要使用文件中没有定义的缩写词。

       3.简化程序：流程中过于专业的程序、复杂的沟通程序等都需要进行简化。

5 信息化

       信息化：信息化手段能够改变流程的发生环境，缩短流程的时间成本、简化流程沟通界面。

       随着信息化管理手段在企业内部扮演作用的加重，信息化与自动化已经成为很多企业进行流程优化的首选。下面是企业中常见的可运用信息化处理的活动作业：

       1.数据采集：用机器代替人员进行数据采集，不但可以节省大量的时间，同时还可以增加数据的准确性；

       2.数据传送：避免重复录入相同数据，减少因为数据不匹配而带来的麻烦。

       3.数据分析：每个公司都有大量数据，但是却不一定有足够的分析报告。信息分析正是信息系统的优势。通过拥有适当的软件，可以随时做出设定的分析报告。

       在进行流程优化的过程中，流程优化的方法常常是需要组合使用的，在不同的环节依据不同的目标及企业实际情况选择适宜的优化方法。但无论使用何种方法，优化后的流程都应满足符合公司战略要求、效率提升、有利于提高客户满意度、可行及可实现等要求。