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谈预算管理的系统实现

--Navigator多维预算模型

随着市场竞争的加剧,所有企业管理者都在考虑如何降低成本、减小财务风险、提高资源使用效率、增大利润空间,如何使企业沿着战略规划实现可持续发展。近10年来,国内管理理论研究者和实践者在预算管理领域进行了大量的探索和实践,而全面预算管理因其特有的优势成为管理者在新形势下的必然选择。

    上世纪80年代一份权威调查统计数据显示,在美国,几乎所有大型公司都采用全面预算管理制度。作为一种含金量极高的管理工具,全面预算管理制度早已融汇进美国大型企业管理文化的血脉,成为其追逐市场利益征途中历久弥新的财富基因。

    随着市场竞争的加剧,所有企业管理者都在考虑如何降低成本、减小财务风险、提高资源使用效率、增大利润空间,如何使企业沿着战略规划实现可持续发展。近10年来,国内管理理论研究者和实践者在预算管理领域进行了大量的探索和实践,而全面预算管理因其特有的优势成为管理者在新形势下的必然选择。

    然而,针对预算管理制度,国内企业普遍遇到缺乏合适的信息化系统的问题。虽然业已有不少管理软件供应商提供了商品化的预算管理模块,但是实用性、可操作性与可交付性一直是令人棘手的难题。大部分企业都经历了从最简单、最容易上手的电子表格到ERP的预算管理模块,再到自主开发,最后又退回到电子表格的预算管理信息化历程。

    为什么ERP的产品思路不适用于预算管理?预算管理的信息化与一般的管理信息化又有什么区别?

    从主流管理软件的模块构成来看,预算管理通常都是财务管理的一个子模块,笔者认为这是理解上的一个的误区。拿ERP的思路去开发预算系统,是国内多数厂家很难研发出适用的预算系统的原因;只有透彻了解预算管理的内涵和IT特征,才能走出预算系统的困局。

    依照企业管理理论,预算管理是承接战略和经营的有效手段,其在管理体系中的地位高于财务核算:

    1、 从实务的角度来看,预算管理绝不仅仅是财务管理的一个子集,预算管理涵盖财务、采购、生产、销售、投资等环节,涵盖了企业管理的各个层面,这一点,从全面预算管理的“全面、全员、全额”就能体会到;

    2、 从信息化的角度来说,预算管理应该是一个独立的系统,这个系统涵盖报表设计、预算编制、执行、分析等功能,它和MIS系统又有着一定的联系,比如实际发生情况、预算控制、预算预警等。然而,预算管理系统和MIS系统的联系又不是很紧密,或者说并没有MIS系统各个功能模块之间的高频度的数据流转,把预算管理系统和其他系统紧密集成必然会降低其预算编制的易用性和可操作性;

    3、 从系统实现来讲,传统的MIS系统也就是大家常说的业务系统,其思想却是根据实际发生情况而构建的,并非对目标进行分解,因此传统的产品设计思路很难奏效。

    从业务特点上来看,全面预算管理有以下几个特征:

    1、 流程复杂:N上N下是预算管理最基本的特征,N上N下并不复杂,但一旦和预算表的上报、审批、修改、调整等因素一并考虑的话,就变成了异常复杂的系统工程。

    2、 信息整合:从预算编制来看,全面预算编制的范围涵盖财务、业务和资本预算,ERP中大多数数据都需要在预算编制过程中进行精简化的体现;从预算监控来看,预算监控的范围涵盖了企业经营的各个层面,涵盖企业现有系统的绝大部分,因此预算管理首先要具备信息整合的能力。

    3、 面向决策和分析:做为连接战略和日常经营的有效管理工具,预算管理必须面向高层,面向决策支持。

    从系统实现上来看,全面预算管理系统必须具有如下特征:

    1、 多维预算模型。全面预算管理的特点决定了全面预算信息化系统是一个面向分析的管理系统,而不是一个单纯面向交易的业务系统。在面向分析的管理系统中,数据是由多个维度(角度)描述的,销售收入的数据是由产品、时间、渠道、客户、区域、部门、人员等多个维度(角度)定义的。在对销售收入的预算或实际发生数据进行分析的时候,分析人员可能会关心按产品、渠道、客户等各维度汇总的销售收入,或者按照不同的维度组合进行数据查询。这些都要求面向分析的管理系统建立在一个多维度的数据模型上。

    2、 易用性:EXCEL集成。无法获得良好的易用性,对客户来讲是一件很痛苦的事情。在易用性方面,国内管理软件做的还不够好,对于一些产品,客户甚至看着说明书都不知道怎么操作,其易用性之差可见一斑。违背了软件产品易操作易实施的初衷,导致每个软件的操作模式都各不相同。‘全员’是全面预算管理的‘全面、全员、全额’三大特点之一,对于预算管理系统而言,其操作用户可能涉及企业的最底层员工,比如某大型集团企业Navigator预算管理系统的用户就包括了车间和班组的相关员工。只有最简单的系统才具备强大的生命力,才有有效的实施力,才能在市场中得到极大推广。海波龙的预算产品功能不可谓不强,国内用户难接受其的最大原因就是系统实施和使用太复杂。从用户操作的角度看,将预算管理系统和EXCEL集成能使系统应用简易化。

    3、 ETL:数据整合工具。不同的企业使用的管理信息系统各不相同,实际业务数据分散在财务、ERP、CRM等多个系统中,从这些系统中提取数据要耗费大量的工作时间。因此,企业管理信息系统应该提供数据接口工具,具有整合不同业务系统中的数据的能力。然而,任何标准接口都将降低全面预算系统的数据整合能力。ETL数据转换工具是一个可以简化和自动从任意数据源中抽取、转换、集成和装载数据的集成化工具,并能保证快速得到可靠的结果,其可视化设计使用户可以通过一个直观的可视模型来设计数据的转换过程,它允许开发者添加更多的数据源、目标及转换程序,而无需重建应用程序,因此可节约时间和资源,降低系统作业成本。

    4、 分析支持。企业管理高层希望花最少的时间对查询得到的数据做最为必要的分析,他们可能使用简单的公式查询结果,然后通过“旋转和切片”,或者“钻取”进行分析。如果分析功能需要通过一个外挂的软件工具来实现,那么用户将被迫学习和培训使用新的工具软件,使得管理成本在无形中增加。因此,全面预算管理系统必须具备强大的分析能力和简单的操作方式。

    5、 大并发支持。在用户实际应用的情况下,全面预算管理系统的用户数要比ERP用户数大得多。以国内某年销售收入400多亿元的大型集团企业为例,其Navigator预算管理用户超过4000名,几乎涵盖了企业经营的所有层面。因此,预算管理系统必须具备超大并发用户下高效率运行的能力。

    经过近三年的实施和推广, Navigator全面预算管理系统得到了市场的广泛认可:“Navigator预算管理系统吸收了ETL技术、BI技术和EXCEL报表的先进IT思想,易用性远远超出国外顶尖预算管理系统,更加适合中国用户; 博科资讯在全面预算管理方面拥有国内最强的咨询实施团队;二者的结合,形成了具备大型复杂预算管理项目交付能力的Navigator全面预算管理解决方案。”

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责任编辑:孙亚婷