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浅谈ERP在人力资源管理中的应用与实施

2020/11/23    来源:互联网    作者:崔亚静      
关键字:ERP  人力资源管理  
本文介绍了ERP人力资源管理系统的运行原理,阐述其在企业中的应用与存在的问题,重点对实施ERP人力资源管理系统应具备的条件和采取的措施提出建议。

1 引言

    企业资源计划(Enterprise Resources Planning)简称ERP,其宗旨是将企业各方面资源进行科学的计划、管理和控制。其实质是在信息集成的基础上发展而成,面向企业核心业务的管理思想,利用计算机技术,将企业生产、销售、财务、人力资源管理等诸多业务整合在一起,统一进行管理。ERP系统是现代化企业普遍采用的运行模式,他集中信息技术与先进的管理思想于一身,能及时反映企业资源配置,实现财富创造最大化,为企业在信息时代中生存和发展提供动力。

    SAP是全球最大的ERP软件开发商和供应商,是全球最大的企业管理和协同化商务解决方案供应商,全球第三大独立软件供应商。目前,在全球有120多个国家超过41,200家用户正在运行SAP软件。财富500强80%以上的企业,都正在从SAP的管理方案中获益。

    人力资源管理(human resource management,简称HRM),是对人力资源的取得、开发、维持和利用等方面进行的计划、组织、协调和控制活动。它是研究组织中人与人之间关系、人与事的配合,充分开发组织中的人力资源,挖掘人的潜能,调动人的积极性,提高人的工作效率,从而促成组织目标与个人目标实现的理论、技术和方法。

    人力资源管理系统是基于战略人力资源管理思想进行设计和开发,面向企业经营者、人力资源管理者和业务部门员工,通过人事管理、薪酬与绩效管理、岗位胜任模型、招聘管理、培训与人才开发、考勤管理、社会保险管理,以及全方位的员工自助平台等功能模块,帮助企业实现人力资源管理的高级应用,使人力资源管理趋于规范化、合理化、简单化。

    以往的ERP系统基本上都是以生产制造和供应链为中心,但是随着经济全球化的发展,为中国带来了更多的机遇和挑战,为构建与企业发展相适应的人力资源管理模式,企业纷纷提出人才强企的目标,人力资源管理也将通过ERP,实现功能从单一向全方位发展,推动人力资源管理的战略化转型。

2 人力资源管理系统的发展

    人力资源管理系统发展于20世纪60年代末,当时大型企业普遍采用手工计算发放薪资,耗时耗力还容易出错。为解决这一问题,随着计算机技术已经进入实用阶段,最初的人力资源管理系统诞生了。受企业需求和计算机技术条件的限制,成本较高,功能较为单一,仅能进行一些简单的核算。

    随着计算机技术的发展,计算功能及存储功能的不断提高,20世纪70年代末第二代人力资源管理系统出现了,他融合了数据库技术,解决了薪资历史数据的问题,但功能仍集中在事务处理方面,未充分体现人力资源的需求和理念。

    20世纪90年代末,进入网络时代,信息技术的飞速发展为人力资源管理系统的变革提供了可能,基于C/S结构的人力资源管理系统,能从人力资源管理的角度,集中数据库对各方面信息进行全面的管理,使人力资源管理人员从日常事务性的工作中解脱出来,重心转向人事政策的制定、辅助领导决策上来。

3 ERP人力资源管理系统的运行原理

    3.1 系统的功能

    ERP人力资源管理系统是对企业组织架构、业务流程、规章制度、经营状况进行全面梳理和优化的过程。借助系统优化的过程,实现企业人事管理工作的规范化和内部人事数据的信息共享,为企业组织机构设置、用工总量控制、人工成本控制、薪酬分配等工作提供了有力的手段,有效地推动企业人力资源整合,使HR工作重心由行政事务处理,转向管理咨询与战略规划。

    通过ERP人力资源管理系统,企业可以获取人力资源管理的实时动态信息,通过软件强大的计算能力,可以了解任何一个时间段的企业状况。通过不同时间段的对比,能够获得不同时间段管理方式的变化,为今后的管理决策提供参考。比如,通过对比员工离职率的变化、员工在职时间的变化、员工离职原因的变化、员工性别比例的变化,预测今后人力资源管理的趋势,及所要采取的措施,为企业管理者提供决策参考。

    通过ERP系统,不仅可满足工资核算、人事管理等基本人力资源管理要求,还可以实现更多的功能。包括职业生涯设计、人力资源规划等。人力资源管理基础平台,在以人事管理工作为核心,建立人力资源开发体系,实现人力资源规划评估等4个层次上,为企业的决策者提供帮助。

    3.2 系统的运行规则

    ERP人力资源管理系统运行的规则是:根据需求进行岗位设置;以岗位设置编制定员;按照人岗匹配进行管理,按照定员进行配置;按工资总额计划控制薪酬,按岗位发放到员工个人。因此,机构、职位、人员和工资,成为了支持系统结构的4个要素。

    为了有效地发挥系统的功能,将ERP确立为人事工作的常态化管理手段,形成良好的运行机制,企业人力资源管理者,必须清醒地认识到这4个要素在系统中的关系:以组织机构为根本,以岗位为载体,以人员为核心,以工资为落脚点,四者相辅相成,缺一不可。

    3.3 系统的主要特征

    基于ERP的人力资源管理系统实现了HRM从职责型向战略型的转变,颠覆了传统的管理理念。一般来说,ERP人力资源管理系统有以下几个特征:①与财务、生产、销售等功能模块融为一体,形成企业级的信息共享。②综合全方位的人力资源管理功能,使人力资源管理角色发生转变。③基于工作流技术,可实现人力资源业务的协同工作。④基于Internet,可提供自助、交互式的工作方式。⑤利用数据库技术,发挥人力资源战略功能。

4 ERP人力资源管理系统在企业中的应用

    近年来,ERP人力资源管理系统在企业人力资源管理中的应用越来越广泛,ERP人力资源管理系统在企业中的应用,可以从面向角色的价值和功能模块两个方面体现。

    4.1 面向角色的价值方面的应用

    (1)员工可以在线查询个人相关信息、在线申请人事业务、查询相关政策及流程,享受信息共享带来的方便。

    (2)HR可以随时随地对人员信息、岗位信息、组织机构信息等进行更新和维护,快速处理薪酬调整、人员异动、报表统计等人事业务,便捷高效地形成各类人事统计报表,为领导决策提供有效数据,实现全员参与人力资源管理。

    (3)其他部门主管,能够实时掌控部门员工包括考勤、薪酬、绩效、培训在内的信息,在业务权限范围内,对下属员工人事业务进行管理。

    (4)企业负责人能够及时了解企业的组织机构、岗位设置、人员编制、人员结构、薪酬发放,以及人工成本控制等方面的信息数据,并通过信息统计和动态分析报表功能,充分掌握企业的人力资源管理情况,做出合理的决策。

    4.2 功能模块方面的应用

    (1)领导决策。①根据单指标(平均年龄、学历等)、多指标(人与事)比对分析,对企业人员、组织机构设置等编制多种方案,实现人力资源的合理配置。

    ②进行人工成本分析,对已经发生的、正在发生的和将要发生的人工成本作出分析和预测,通过ERP的集成环境控制企业的人工成本,实现最优化的人力资源投入/产出比。③通过人力资源各种分析报表,反映企业历史及当前的人力资源状况,辅助领导进行决策。

    (2)人事管理。根据企业完善员工信息管理指标项,实现对人员信息的全面准确管理。对员工从入职到离职全过程进行跟踪记录,包括职务变动、考核情况、学习信息、工作经历、培训经历等。制定职务模型,包括岗位要求、晋升路径、组织人事管理,帮助企业人力资源管理者实现规范高效的组织人事管理业务,提供组织架构管理,构建职位、职务体系,并提供职员入职、转正、异动、离职、合同档案管理等业务。

    (3)考勤休假管理。根据本企业定义的考勤规则,进行灵活的班次设置。支持各种假期管理,能够自动计算加班、公休、出差等,提供考勤的日常登记及历史查询功能,并与工资管理、绩效考核等相关业务进行无缝连接。

    (4)薪酬管理。根据本企业的工资结构体系,灵活设计计算公式、工资类别和工资标准。当发生人事变动业务时,系统可以运用薪资标准,自动完成工资调整业务,定时记录员工历次工资变动的起始时间、薪档等,并提供工资补发、补扣自动处理机制。进行工资数据的汇总处理,实现系统强大的工资分析功能,可按部门、级别、岗位等分析工资总额、平均值、最大、最小值等,提供多种形式的工资分析功能,对工资总额执行情况进行监控,帮助企业管理者实现有效全面的薪酬管控。

    (5)绩效考评。绩效考评是对企业中某一个人在工作岗位上的工作表现和行为结果方面的情况,进行信息收集、分析和评价的过程。可实现能力素质模型构建和评估管理业务,提供企业能力素质词典,设置不同职位的能力素质模型,将绩效考核指标细化到部门、班组和个人,将考核结果与绩效工资、专业技术任职资格评审、职务晋升等挂钩,从而激励员工的工作热情,调动员工的工作主动性和积极性。

    (6)教育培训管理。可以有针对性地进行培训需求调查,对调查结果进行科学分析,根据企业规划和需求,制定培训计划及培训过程管理,通过培训记录和培训总结,实施掌握企业员工素质及培训需求,为企业培养不同需求的人才,提供业务支持。

    (7)招聘管理。支持多种招聘方式。合理设置招聘需求的申请、审批及发布流程。应聘者可通过网络在线投递简历、申请职位,并完成简历的自动筛选,实现人岗匹配,进一步优化企业人才库管理。

    4.3 存在的问题

    在企业发展过程中,组织机构、岗位设置、员工能力等,都是人力资源工作的关键。受我国国情和传统管理方式的影响,大多数企业的人力资源管理都存在以下问题:

    (1)目标不明确。目标和方向不具体、不清晰,很容易受到企业内部或外部环境的影响。具体表现就是企业对系统的要求一直在变化,不清楚自己到底需要什么,致使项目一直在调整中,无法收尾。没有认识到ERP系统本身只是一个管理软件,他并不是我们的目标,对企业的资源进行整合与优化,才是我们所需要的。

    (2)原有管理模式存在缺陷。有的企业管理制度不完善,部分制度执行情况不好形同虚设,业务流程不完善或不规范。在这种情况下,ERP系统实施难度非常大,即使勉强实施,也因为企业内部管理问题变的被动,实施效果不理想。

    (3)具体业务浮于表面。有的是表面提出重视人才,但行动上却忽视人员培训、忽视人才机制的建立;有的是没有培养人才的战略规划,盲目引进人才,不注重人才的后续培养,造成不断引进人才、不断流失人才的恶性循环。

5 基于ERP的人力资源管理系统的实施

    5.1 实施的条件

    随着信息技术在人力资源管理领域的广泛应用,基于ERP技术为平台进行开发的人力资源管理系统的实施,要具备以下几个条件:①企业有完善的各项规章制度,形成完整的人力资源管理体系。②坚持人本管理,思想和行动上都要重视此项工作。③人力资源管理人员应具备一定的专业知识与业务操作技能。④全体员工的支持与配合。

    5.2 应采取的措施

    通过对ERP人力资源管理系统的建设,使原本被分割的信息并存到一个综合的数据库,为企业的生产、销售、财务、人力资源及其他企业过程所共享,增强企业的运作能力。对相关业务流程进行梳理并且优化,利用全面、准确、实时、系统的数据网络,以及其强大的分析功能,实现人力资源优化配置。

    对于实施过程中存在的问题,企业必须建立行之有效的管理体系,从而提高ERP人力资源管理系统实施的成功率,提升企业的管理水平。

    (1)建立规范的人力资源管理体系、工作流程。随着人力资源管理理念的逐步渗透,必然要改变过去已经习惯的业务流程和工作方式。从规章制度、管理机制上加大执行力度,通过法治而不是人治来抓好企业ERP的应用及各项工作。

    (2)强化团队建设,高效协作。紧紧围绕企业的生产经营及ERP建设目标,充分发挥企业负责人、中层管理人员,以及相关部门的积极性、主动性和创造性,各司其责,共同完成此项工作。

    (3)完善薪酬管理体系。企业应以当地经济发展水平和物价指数为依据,确定合理的薪酬待遇,进一步增强企业竞争力。鉴于ERP工作的特殊性质,ERP人员必须要有一定的权限,由岗位决定角色,由角色决定权限,人员岗位变化,相应的权限也变化,使之在职责范围内做出及时、准确的判断。从而增加员工工作的责任感,提高员工工作的积极性。

    (4)加大培训力度。员工的成长取决于自身学习的积极性和主动性,但也与企业的发展和企业文化紧密联系。人力资源是企业持续稳定发展的基础,而员工培训则是维系企业可持续发展的重要因素和保证。企业应为员工营造浓厚的学习氛围,建立培训激励机制,健全培训体系。

    (5)做好阶段性工作。ERP系统实施分为5个阶段:项目准备阶段、信息采集阶段、培训阶段、数据导入和测试、上线试运行阶段。重点做好这几个阶段,项目工作才能有序开展。

    (6)逐步提高系统适用性。系统建设要坚持以用促建的原则,在系统具备基本操作功能后,坚持使用系统,在运行过程中发现问题,仔细研究,及时反馈,提出建议并加以整改,从而提高系统的适用性。

6 结束语

    ERP人力资源管理系统实现了企业管理角色的转变,通过系统自动化、工作流程化和员工自助化,使人力资源管理趋于简单化、合理化和最优化,也使人力资源管理工作实现了跨越式的提升。因此,必须建立科学、有效的ERP人力资源管理系统,战略性、全局性、系统性地看待人力资源管理,为企业的长远发展奠定基础。

责任编辑:程玥
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