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再说ERP系统“进销存”数据输出

2014/8/20    来源:e-works    作者:周清湘      
关键字:ERP系统  进销存  信息化  
十几年前,作者作为企业中一名核心的信息化技术员工,在实施国外ERP系统的过程中深深体会到库存(或财务)“进销存”报表需求的紧迫性。时至今日,作者已经成长为企业信息化建设的领军人物,从作者对本企业的了解以及与其它企业的交流中得知:财务(仓库)“进销存”数据输出依然是ERP系统应用中棘手的问题。作者当年主持一快速消费品企业的信息化建设时,使用SAP系统“分类账”+“信息结构”的方法,成功的实现了“进销存”报表准确、快速的输出。具体案例应用详见本文。

一、引言

    十几年前,笔者作为企业中一名核心的信息化技术员工,在实施国外ERP系统的过程中深深体会到库存(或财务)“进销存”报表需求的紧迫性。于是,应仓库、财务人员的要求在系统中开发了“进销存”报表数据输出功能,与此同时,笔者总结了其中的关键业务环节,就此撰写了一篇《国外ERP之中国财务收发存》。时至今日,笔者已经成长为企业信息化建设的领军人物,从笔者对本企业的了解以及与其它企业的交流中得知:财务(仓库)“进销存”数据输出依然是ERP系统应用中棘手的问题。可能有人会说:不就“进销存”吗?多大点事儿!又不是信息化战略规划。笔者不太认同这种看法,原因是很简单:不去解决具体的业务诉求,说什么都没用!兔子钓鱼的故事正说明了这个观点。第一天,小白兔去钓鱼,一无所获。第二天,它又去钓鱼,还是如此。第三天,兔子刚到河边,一条大鱼从河里跳出来,大叫:你要是再敢用胡萝卜当鱼饵,老子就扁死你。 信息化建设中最忌讳:你给的都是你自己“想”要的,而不是对方想要的。

二、困惑所在

    因国外ERP系统没有类似中国式“进销存”格式的数据存储,仅是会计期间结束时物料数量、金额的简单结存。若物料在本期间内没有任何业务发生,存储结构就继承了上一会计期间的余额,但不进行任何物料数据余额的记录。所以,即便使用程序开发“进销存”报表,必须通过复杂的业务逻辑、数学逻辑演算后才可能得以实现。一般情况,业务用户所浏览的“进销存”报表多是当前会计年度,顺便做出一个同期对比,这样以来,就是两年的历史数据。若这个“进销存”报表在时间的选择期间上没有任何限制(即:不是整月、整年固定期间),加之ERP系统年陈月久的积累,形成了海量的物料交易记录;又有复杂演算逻辑限制,使得报表运行效率极为低效。其次,物料交易过程中,因仓储业务状态的不同,导致交易过程产生金额上的差异,这些差异金额往往以总账科目形式计入存货,很难区分差异金额是由哪个物料所产生的。差异金额无法明细化、具体化将造成“进销存”余额的不平衡。因此,就出现了一个效率低下、数据不正确的“进销存”报表,终端用户能够对此满意吗?答案是不言而喻的。

三、核心技术应用

    事实上,多数ERP系统提供了技术手段来解决这类问题。我们就以SAP ERP系统为例来阐述技术应用。SAP为解决OLTP系统数据整合和实时展现的需要,特别在系统中植入了“信息结构”技术。即:用户根据自身的需要定义数据结构,确定数据整合逻辑及数据汇集粒度,待确定无误时激活该“信息结构”。“信息结构”一旦被激活,任何与之相关的业务操作都会按照事先设定的逻辑要求自动刷新(添加、修改、删除等)对应的“信息结构”。通过“信息结构”整合后的数据其存储容量将被压缩为原来的百分之一左右,这样,就解决海量数据实时汇集问题,“进销存”报表运行速度也将提高50倍左右。

    分类账技术也是很关键的。在SAP ERP系统中,利用该技术对存货科目实施分类账管理,解决物料存货差异金额的明细化、具体化问题,跟踪差异金额到对应的物料;同时,也可实现数据存储压缩功效。这样以来,“进销存”报表金额差异问题就迎刃而解了。

四、应用案例

    笔者当年主持一快速消费品企业的信息化建设时,使用SAP系统“分类账”+“信息结构”的方法,成功的实现了“进销存”报表准确、快速的输出。具体案例应用如下:

    1、分类账配置

    1.1 定义表组(GCIN)

1

    在对象表ZFM003O加入所需要特殊字段,由于要实现进销存,工厂和物料是必须的。由于本公司采用了分割评估,所以需要将评估类及评估类型也加入对象表。

    1.2 安装表组(GCIN)

    安装前尽量关闭打印机或切断打印机连接,否则会打印很多废纸。

    1.3 维护字段移动(GCF1)

 2

    1.4 定义基本数据集(GS01)

3

    由于此分类账只更新存货类科目,将系统存货类科目创建为一个数据集合,在后面规则里面限定在此集合内科目才更新分类账。

    1.5 定义规则(GCVZ)

4

    限定分类账更新规则,在此限定存货类科目才能更新分类账。

    1.6 定义分类账(GCL1)

5

    点击“分配公司代码”

6

    点击“分配作业”

7

    注:“写入分类账”列不可“打勾”,否则上面更新规则失效。

    点击“分类账选择”

8

    选定分类账更新规则。

责任编辑:郑倩
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