ERP系统供应商编码技巧总结

    现在对于物料编码的文章，在GOOGLE里搜索一下，可以出来数千篇文章，已经说的非常透彻了。我在在这里也就不重复了。我在这里要说的是，一个经常被大家忽略的一个角落，就是供应商的编码。其实，供应商编码也是非常重要的，其若编制的合理，对于提高供应商管理效率，是非常有帮助的。

    我遇到不少的客户，其对供应商编码，大致有如下几种编码方式。

一、纯流水码

    即对供应商不进行有意义的编码，而只是按合作的先后顺序，对其进行编码。这类编码，就没有特殊的意义，用户若要按编码来查询供应商信息的话，需要记住这些毫无意义的数字编码，对于用户来说，无疑是一个非常大的工程。而实际上，用户一般只记得住经常用到的供应商，一般能够记住5家已经不错了。而要查询剩余的供应商信息时，只能通过供应商名字来查询了。如此是非常不方便的。

    因为无论是在采购单，或者在应付帐款、库存数据的查询时，都可能要用到供应商编码，如想查询一下，某个供应商的采购定单的未结案还有多少；或者想查询一下，一个供应商的应付帐款有多少，当月要付他多少，等等，这都需要用到供应商编码。若通过供应商名字去查询的话，当然是很不方便的。特别是财务等不直接接触供应商的人员，更加麻烦。我去客户那边调研的时候，有些用户在电脑旁边就贴着一张供应商代码与供应商名字的对照表，需要查询时，他们就先从对照表中找到供应商的数字编码，然后，再在进销存系统中查询他们需要的数据，这非常的不方便。

二、拼音与阿拉伯字母结合

    还有一种编码方式，就是根据供应商名字的拼音字母结合阿拉伯数字来编码，如宁波洪福铝塑电器有限公司，就编码为HF01，常州市红飞金属制品有限公司就编码为HF02，也就是说，前面两个拼音是他们字号的简称，后面两个数字是流水码。

    这种编码方式，比上一种编码方式有了改进，用户不用去记忆哪些没有实际意义的数字编码，而根据供应商的中文名字可以直接想到编码，即使不记得后面的流水码也没有关系。如现在在开采购单时，要向常州市红飞金属制品有限公司采购原材料，则只要在供应商栏位内，输入FH，系统就可以帮助用户查出以FH开头的供应商信息，然后用户选择一下就可以了。如此，用户就不需要每次都去查询那个对照表，速度快多了。

    但是，这种编码也是有点问题，如企业有委外生产的厂商，就比较麻烦。若用户需要查看一下现在有多少委托加工的供应商，则无从查起，要一个个的统计；若对供应商还有类别管理的，如此编码，也不是很合理，如想查询一下PVC料的供应商有哪些，则很难做到这一点，或者通过供应商类别那里查询，但是，又不是很方便，而且，也不是每个ERP软件都支持这个功能。最好的话，就是一看到供应商编码，就可以知道其供应商什么类型的材料。

    可见，以上两种编码方式，或多或少都存在一些缺陷。我在ERP项目实施时，在供应商的编码方面，一般会给用户提一下建议，各位可以参考一下。

    1、委托加工商跟一般的供应商最好区别编号。

    委托加工商跟一般的供应商虽然看起来都是一样，可能都是采购部门在管理，但是，在实际处理上，有比较大的区别，如在会计处理上，就有不少的差异。所以，为了在后续的管理中，把认为的修改量降低到最小，最好在编码中，有所区别。

    另外，这也有利于分类查询。如我们在“拼音与阿拉伯字母结合”这个方案的基础上，若是委托加工的，我们在其前面加上一个W字母，若是一般的供应商，则我们加上Y字母。如此，若我们想知道现在有哪些委托加工供应商时，只需要在查询供应时，只需要输入W，即可以查询出所有符合条件的委托加工供应商，这就非常的方便。

    2、若有类别厂商考核者，同类厂商的编号要归纳与同区间。

    有的公司，要对供应商进行类别考核，如要考核所有PVC材料的供应商，要评价他们的交期是否能能够满足企业的需求，有哪些供应商老是出现拖延的情况；或者评价他们的质量状况，如哪些供应商的质量问题比较多，经常发生不良品退回的情况；或者成批调整PVC材料供应商的付款条件，要把全部的PVC供应商的付款周期从到货后30天改为到货后45天，则最好在编码信息中，反映供应商提供材料的类别信息。

    如现在有供应商“杭州飞鸿印务有限公司”、“杭州萧山万达包装材料有限公司”提供包装材料，分别编码为BFH01与BWD01，其中，第一码表示材料的类别包装材料；后面是根据以上第二种方案编写的编码。此时，若企业用户想统一更改包装材料的付款条件，而不想更改其他材料供应商的付款条件或者虽然要改，但是改的结果不一致的时候，只要利用统一修改供应商付款条件功能，在这个窗口中，输入字母B，就可以列出所有的包装材料的供应商，然后选择全选，输入新的付款条件即可。若在供应商编码中，没有反映其原材料类别信息，则就无法这么方便的修改，而需要一个个的去选择，才可以。

    再如，若企业计划在每年度的10月份对包装材料的提供商进行考核，并在月底召开供应商会议进行检讨。若没有按如上方式进行编码，那用户如何才能够方便的找到包装材料供应商的交货情况、质量情况、及其他需要的信息呢？用户只有一个个去统计，或者先统计全部的供应商，然后再把包装材料的供应商单独COPY出来。但是，这些方法都比较麻烦。若在供应商编码中，体现了原材料类别信息，则只需要在查询时，选择B，然后就可以列出所有包装材料的供应商，然后按全选，选种所有的包装材料供应商后，按导出供应商考核信息，就可以把相关信息导入到EXCEL中，如此，要方便的多。

    3、在以上两个建议的基础上，结合“拼音与阿拉伯字母结合”的编码方式。

    拼音与阿拉伯字母结合这是一个不错的编码方式，若在这个编码原则的基础上，再把以上两点内容考虑进去，无疑，这个方案将更加完善。以上谈到的“拼音与阿拉伯字母结合”方案的缺点，将被弥补。

    我在项目实施的时候，一般就是按照这个编码原则给其他客户进行编码。如某印务有限公司，编为BFH01，即第一码B表示包装材料提供商；第二三码FH是供应商字号的拼音简称；最后两码数字，表示流水码。若企业有委托供应商的话，话委托供应商的信息也加入进去。当然，当企业的供应商比较少或者不需要进行类别考核时，就不需要要原材料类别码了，要了反而有画蛇添足的嫌疑了。这种编码方式，我的客户是百试不爽呀，不相信，你就试试看哦，不会让你失望的。