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如何成功导入与活用ERP系统

2018/9/25        作者:佚名      
关键字:ERP系统  
ERP系统从大企业到小公司,导入的范围非常广泛,另一方面,时常听到有超过60%以上的机率会导入失败,无法获得预期的效果。
    ERP系统从大企业到小公司,导入的范围非常广泛,另一方面,时常听到有超过60%以上的机率会导入失败,无法获得预期的效果。此外,实际上从下游的成本管理和会计功能的运用为中心,以ERP系统的特长来说,有许多事例是从上游的MPS/MRP的计划来带动一连串的功能。
 
    导入ERP系统失败的问题点
 
    一般来说,导入ERP系统失败的原因区分为导入前后与导入途中各阶段所出现的问题。在导入前如果无法让整个公司了解执行目的,很容易因为现状而出现半途而废的状况,即使有一部份能确实执行,也无法让整体获得最佳化。另外,目标与导入效果没有定量化的话,不只是经营高层,也无法获得员工的支持,很容易出现中断的情况,无法提升导入后的效果。事前将目的与目标效果定量化,明确订定出成本效益是一件很重要的事情。
 
    选择ERP软体套件时,若是没有将功能需求与执行方法加以明确化,在导入途中容易遇到停滞,运行后也会出现很多不满的声浪。使用者对于软体的使用要求必须加以明确化。另外,功能需求与软体功能的磨合度不足时,在导入途中出现产生误差的状况,费用与排程时间会因此而大幅增加。因此在选择阶段时,必须确实地进行磨合,才能在短期内顺利使用软件。
 
    在导入时,现状的业务分析与需求的选择取舍,若是没有与之后的执行方法深入检讨,很难达到预期的效果。为了分析现状、找出达成目标的要件,事前的准备相当重要,并且以此为基础进行软件功能与适性与差异分析。这时候,即使设定太高的目标,也无法立刻实现。因此一开始不要贪多,设定出达成目标的步骤,一步步确实地向上提升,最终将能找到一条正确的道路。
 
    导入ERP系统后,若是无法摆脱目前业务运作与管理方式,不仅无法顺利进行ERP的导入,也会背离标准功能、使增加改造与维护成本剧增,无法提升效果。近来软件本身的完成度很高,必须要努力使其符合标准功能。另外,若是没有了解软体功能、决定好运用方式,无法实现的项目也会变多,难以发挥导入效果。在开始运用的阶段,我们必须抱持着自己也是参与计划一份子的心情,让现场人员制作出代表最终成果的操作指南,就会距离成功更接近。
 
    在以上各个阶段,若是无法发展出一套同时推动经营高层与现场人员的体制,无论花多久时间都无法实际运作,并浪费许多时间。另外,实际运作后没有提升士气,发生操作上的失误,管理水平没有提升,都无法产生导入效果。ERP系统的导入不只是信息系统,也必需要改革组织与业务。为此经营高层要拥有领导能力,让全体人员抱持共通的目标,以整个公司都能参与在其中为最重要的前提。导入ERP系统之后,若是没有出现成效,必须要回溯到刚导入的各阶段,找出失败的原因加以应对,才能将停滞的状态加以突破。
 
    ERP系统的成功要素
 
    在1960年代提倡MRP的奥利弗?怀特(OliverW.Wight)定义出“MRP成功的六个要件”,由于ERP的核心是MPS与MRP,以下将ERP需要的六个要件介绍给大家。
 
    一、适当的标准值
 
    在各个相关部门当中,设定各个零件的批量尺寸、安排方式、前置期、安全库存的标准值与加工、组装的标准顺序,登录在ITEM(零件标准)或SR(工序标准)当中,而整顿ITEM、SR与BOM这三个主要标准就是以MPS/MRP作为前提。
 
    二、正确的零件表
 
    在MPS/MRP当中,BOM是以零件表为基础,安排全部的单元零件与产品。为了正确安排这些内容,要以BOM的精确度为前提,要求100%的精确度。只靠设计部门的努力非常困难,必须要靠相关部门的支持与反馈才能达到目标。
 
    三、库存高精确度
 
    一般来说,为了让MPS/MRP成功必须要达到99.9%的库存精确度,库存资料不只是仓库的库存,也包含了已安排完成准备入库的零件。提升精确度时,不只是需要进行盘点,在进行出入库作业时也要随时确认现有的数量。
 
    四、毫不迟缓的实绩报告
 
    现场目前是什么情况,即使没有人员随时走动确认,让现有的情况立即可视化反应出来非常重要,必须能够及时反应实际情况、正确收集信息的体系。使用POP(Point Of Product、生产时点情报)实绩收集系统,能够获得成效。
 
    五、实际使用者的理解与协助
 
    所有部门共同协力才能完成一套系统,如果其中有部门偷工减料的话,会使所有的努力瞬间白费。因此不只是自身的部门,必须要让所有部门能够了解大家要为同样的事情一起努力。透过在现场制作使用手册,能让使用者更有愿意参加与投入。
 
    六、经营高层的强力后援
 
    为了能让系统成功运作,要使经营高层明确地支持为前提。若是高层漠不关心会影响到整个公司,大家对于操作使用不再产生紧张感,正确度无法维持下去,对于系统的信赖感也会逐渐消失。
 
    善用ERP系统企业的特长
 
    第一个是完全转移到ERP系统,再转移时一开始虽然会和过去主要的系统同时运作,但是随着系统的切换,会将旧系统完全撤除,一旦让旧系统继续存在,大家已习惯过去的操作方式,就无法顺利的转移到新系统。从计算机系统转移到ERP系统时,若还留着过去的电脑介面,很容易也将过去的旧功能一起转移,这并非是件好事。
 
    第二个是更广泛地运用数据数据,ERP系统的画面与帐务是运用上的最低限度,此外,实际使用时也有很多不实用的地方。虽然可以增加制作数据的程序,但是最好能够开放数据库,让用户能自行制作数据。具体的方式是让使用者从EXCEL当中撷取出必要的数据,编辑出自己需要的数据。这个EXCEL工具是任何使用者都能自由使用,不用依赖系统部门也能靠自己制作出数据。
 
    第三个是数据精确度与整体优化。组合型的企业当中,最重要的课题就是缺料管理。为了进行管理,制作各种不同管理资料、进行各个会议,到开始组装的阶段为止,必须要将缺料问题完全消除。相关部门的负责人使用EXCEL工具撷取出数据数据,透过这样的方式可以消除缺料问题,并进行其他的业务工作。
 
    以上是从ERP系统的导入到成功运作中会出现的问题与成功要件,并将各种活用方式的特长介绍给大家,希望对于目前正在导入ERP系统,但是成效不彰的企业能有所参考价值。虽然无法顺利运作的状况时常会发生,但是能够提升成效的地方也不少。希望大家对于现状不要轻言放弃,而是继续努力改善,这才是最重要的事情。
责任编辑:王力
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