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基于标准成本管理模式的用友ERP系统存货管理探析

2020/7/31    来源:互联网    作者:刘长波      
关键字:财务管理  标准成本管理  存货管理  
本文通过对A公司以前购进物料存货价格体系进行梳理,对未来采购物料存货计价进行探析,提出相关解决方案,以便于ERP系统更好地服务于公司管理,使存货计价更加真实、可靠,为实践中存在类似情况的企业提供参考。

0 引言

    标准成本差异的计算及分摊是标准成本制度的核心工作内容之一,合理的标准成本差异处理方法是标准成本制度在成本控制、成本分析及绩效考核等方面能够有效发挥作用的前提。实践中,可能因企业管理习惯、业务操作、人员素质及信息系统设计等原因,导致标准成本差异分摊无法按常规会计教材列示的方法进行,需要根据企业的实际情况进行适当改变,确保在低投入成本的情况下,取得较高质量的会计信息,满足企业管理需要。本文以A企业的实际情况为例,探析标准成本差异的实务处理方式。A企业是一家国内再造烟叶制造企业,使用的管理软件是用友ERP软件成本管理采用标准成本管理模式,原料主要来自卷烟生产和复烤加工企业的烟梗、碎片、烟末等烟草副产品,这些原料因为颗粒度小,在卷烟制造环节不能直接应用在卷烟产品中。该公司利用先进的生产工艺和新技术,将以上原料加工成再造烟叶后,重新回到卷烟加工企业进行回收再利用,可以起到降本增效、降焦减害和资源回收再利用的作用,提高烟草原料的利用率,一定程度上可以减少烟草原料种植面积,提高土地资源使用率。A企业在管理过程中,对存货入账价值抓取的是标准价,实际价与标准价的差异以及与原料直接相关费用分摊到存货价值上,待原料存货实际消耗时,该差异再在实际消耗与存货之间进行摊销。而在实际管理过程中,财务账与存货账之间产生了差异,违背了会计核算的真实性原则。为此,该企业组织相关人员对出现的差异及存货物资价格体系进行了梳理,并提出了改进意见,从源头上避免类似情况再次发生。

1 财务账与存货账差异产生原因及背景

    实际管理过程中财务账与存货账之间产生的差异主要包括采购价差、装卸费用、运输费用、分选费用和分选损失等。该部分原料从不同供应商购进时,均是以一个原料名称入库。其实这些物料是由不同产地或不同等级的原料组成,因此根据生产工艺要求,对从供应商处采购来的物料一般均需要通过ERP系统形态转化成多个物料。

    1.1 原料采购价差

    根据采购原料结算特殊性,收到发票时间滞后于存货入库时间,且滞后时间较长。当某种物料被转换成新物料或耗用后收到发票,系统执行发票校验、确认物料实际价与标准价之间差异时,财务总账确认了此差异,但存货模块因物料结存量为零无法记录,因此导致两个模块之间存在差异。

    1.2 卸货费用、运输费、分选费用、分选损失

    原料物资到达A企业后,后续的运输作业、卸货作业和分选作业会产生相应费用支出和分选损失。对于A企业来说,来自不同地方的原料物资运输费用标准在一个财年之内是不变的,卸货费用标准和分选费用标准也如此,但相关费用结算时间相对于存货入库作业时间滞后,当某种物料被转换成新物料或耗用后才结算相关费用发票时,总账确认了此费用但存货模块因物料结存量为零而无法记录,导致两个模块之间存在差异。

    1.3 分选作业不规范

    A企业对原料存货的分选作业规范不够精细,导致操作上存在随意性,也会使分选作业增加进而导致分选费用和分选损失增大,从而使存货价值随着仓储时间后延而增值。

2 解决财务账与存货账差异问题的方案

    2.1 现有库存原料物资存货

    2.1.1 原料采购价

    A公司试图采用加权平均法和倒推法重新定价现有库存原料物资价格,通过对两种方法进行比较,倒推法计算出来的原料价格更接近现实采购物资价格,决定采用倒推法作为重新定价的方法。具体做法是:针对现有库存原料物资,翻阅最后几次采购价格,如果剩余存货数量小于最后一次采购入库数量,则以最后一次采购价格作为现有库存物资的定价价格;如果剩余物资的库存数量大于最后一次或几次的采购数量,则以最后几次采购的价格计算出的加权平均价作为现有库存物资的定价价格。

    2.1.2 卸货费用

    因为所有原料物资到A企业后都存在卸货作业,定价采用最近年度与外协劳务单位签订的卸货单价作为现有物资存货的单位定价价格。

    2.1.3 分选费用、分选损失

    对于A企业采购入库的原料物资,除了少部分不需分选直接使用外,大部分需要分选进行形态转换成为新的物料代码和名称,针对该部分分选的物料存货,需先查找该分选后的物料对应到分选前的物料分选单,根据当时分选费用单价和分选前数量计算出分选前的总分选费用,再按分选总费用除以分选后物料数量,计算得到的单位分选费用作为该部分物资存货分选费用的定价价格。同时将分选前的原料采购成本除以分选后的存货物资数量,减去根据上述倒推法核定出来的定价价格之间的差异,作为分选损失的定价价格。通过上述3种定价即可得出以下:原料物资存货成本C=原料采购价+卸货费用+分选费用+分选损失。

    通过该方法核定的价格必然与财务总账之间存在差异,处理方式建议如下。方式一:①计算购进原料物资的存耗比R=消耗原料物资量QE/购进原料物资量QP;②当期损益金额A1=C×R;③以后期间摊销金额A2=C-A1;④对于以后期间摊销成本金额,建议可以采用存货周转率来逐期摊销。方式二:①期初成本+本期采购成本-ERP结存成本=销货成本1;②期初成本+本期采购成本-定价成本=销货成本2;③当年分配差异=销货成本2-销货成本1。两种方式相比:方式一简单、直观、易操作,但差异在当年反映部分可能会牵涉所得税纳税调整;方式二将各年的差异筛选出来,增加工作量,但将以前年度差异记录到“以前年度损益调整”,当年应承担部分作为当年销售成本,可在一定程度上避免所得税纳税调整。

    2.2 新购入原料物资存货

    2.2.1 采购价取数及采购价差异分摊

    对于新购进原料物资存货,A公司优化了原料物资存货的取数方式,从标准价取数转变为订单、合同价格取数,因为订单、合同价格是已跟供应商谈妥、双方确认后的价格,因此完全消除了存货取数价格与存货结算价格之间的差异。该方式改变后,无论发票滞后多长时间,也无论收到发票时存货消耗多少,从源头上避免了差异无法摊销到对应物料的问题。

    2.2.2 运输费和卸货费用

    对于新采购物料来说,采购年度对来自不同地方的单位运输费以及货到A公司后的单位卸货费用,A公司每年都与相关外协单位签订了相关协议,该公司业务部门在ERP系统利用虚拟发票的方式,在存货入账时将该部分费用计提分摊到相应物料存货成本中。

    2.2.3 原料分选费用

    对于原料分选费用,A公司将严格规范原料分选作业及其作业标准,从源头上严把原料质量关,禁止那些使用价值较低的原料物资进入公司仓库。同时根据工艺管理需要,对于确实需要分选作业的原料物资,严格控制管理流程,避免随意分选、减少不增值和增值少的分选作业。同时,A公司每年均与外协合作方签订相关分选作业协议,对于确实需要分选的业务,从源头上将该部分费用通过虚拟发票形式先计提分摊到相应物料上,而不是等到分选作业完成,需分选物料结存为零时再来讨论分选费用如何分摊问题。对于上述采购价差、运输费、卸货费用、分选费用,采用虚拟发票方式先计提分摊到相应物料上,并要求业务部门严格将该部分业务的结算单据分开。待实际结算时,结算费用与计提费用之间的差异已经微乎其微,可以直接将其结转到相关制造费用。

    2.3 严格规范管理

    A公司针对之前管理过程中存在的问题,提出了一系列改进措施,杜绝从源头上避免类似问题再次出现,具体措施如下。

    2.3.1 进行业务流程再造

    A公司对采购、质检、入库、仓储、领用等主业务流程进行全面梳理,打通流程节点,打破部门间的边界,进行业务流程再造,实现业务流程无缝对接。通过业务流程来管人、管事、管业务,改变过去人盯人的战术。

    2.3.2 严格规定业务处理时限

    ERP系统是A公司主业务管理系统,涵盖了公司大部分管理业务。A公司针对过去业务部门只管业务操作、忽视ERP系统处理等问题,规定所有业务必须在24小时以内完成ERP系统业务处理。同时,根据内控管理要求,将合同签订盖章环节调整到财务管理部门,通过该环节督促业务部门及人员在盖合同章时确保ERP系统录入数据的及时性和准确性。

    2.3.3 完善ERP系统操作说明书

    通过上述梳理和规范,该公司财务人员也发觉:很多业务人员对ERP系统业务操作不熟悉、业务处理滞后及业务操作不规范,并非他们有意而为,而是不清楚有相关规定和相关规范要求,因此,完善ERP系统操作说明书迫在眉睫。A公司相关管理人员花了大量时间和精力,完善了ERP系统操作说明书,规避了很多上述存在的问题。

责任编辑:程玥
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