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ERP环境下会计档案信息资源管理探析

2020/12/8    来源:互联网    作者:李颖      
关键字:ERP  会计档案  信息化  
ERP环境下会计档案信息资源管理改变了传统原始单据的流转方式,有助于提高会计档案信息的管理效益,可以使管理更加精细化、准确化和高效化。

    企业资源计划(Enterprise Resource Planning,简称ERP)是由美国的一家IT咨询公司GartnerGrouplnc提出的,该项计划是为了更好地适应信息时代企业管理信息系统的发展趋势,把人力、物力、财力和信息资源融合在一起的企业管理软件,其借助现代化的信息技术和先进的管理理念,成为当今社会较为前沿的一种管理模式。这一理念的提出使得会计从业人员也开始由传统的核算档案管理方式向会计档案信息化管理方式的转变。ERP系统的实施使得会计凭证的种类也有实物凭证向电子凭证的转变,同时,会计凭证、账簿格式、会计凭证分类归集方式面临着新的变化,会计档案信息化资源管理也面临着业务流程的重构问题,这也是本研究所要解决的关键问题。

一、ERP环境下会计档案信息资源管理的优势分析

    ERP系统是把企业的各类档案资源整合集成在一起,实施一体化管理的信息系统。该系统模块包括财务档案管理模块(会计核算、财务管理)、生产控制档案管理模块(生产计划、需求计划、生产控制、制造标准)、物流档案管理(分销管理、物流控制、采购管理)和人力资源档案管理(人力资源的辅助决策、招聘管理、工资、奖金核算、差旅核算等)。这种统一集成化的会计档案信息资源管理与传统的单据流转管理方式相比的优势具体表现在以下几个方面。

    (一)实施分类管理,提高会计档案信息资源管理的精细化

    传统的会计档案管理采用手工的方式对账目进行连续编号,统一装订管理。而ERP系统环境下的会计档案信息资源管理可以借助纵向与横向的分类管理来实现,纵向分类管理可以把不同的会计账目模块进行分类,并按照连续编号的形式来管理档案信息,可以促进后期会计账目的复核与审计工作。横向的分类管理则体现在会计电子基础凭证和会计记账凭证方面,这种凭证本身除了原始的数据信息以外,还包括企业采购、生产、营销等各个阶段的数据集成信息和链接信息,如果按照原始凭证的档案管理方式,信息容易被泄漏,因此,通过纵向与横向分类管理,将原始凭证分离,单独编号管理,并建立原始凭证与记账凭证编号信息之间的链接,在提高会计档案管理效益的同时,使管理更加精细化。

    (二)完成数据实时更新,提高会计档案信息资源管理的准确性和实效性

    按照传统的会计档案管理理念,数据信息形成后,就不能再进行变动和更改。而ERP环境下的会计档案管理方式使账簿和报表数据既以独立数据的形式存在,还可以建立与多类会计档案信息之间的联系,完成数据的实时更新,为实现会计数据信息升级提供了可能,从而增强了会计档案信息的准确性和实效性,同时,会计人员只需将各类会计档案信息资源逐笔录入到ERP系统中,计算机就会自动读取数据原始凭证的相关数据,不用人工生成记账凭证,形成各类数据报表,支持企业分析决策,具有更强的后续查询能力。

    (三)扩大会计档案的存储范围,提高档案信息的处理效率

    ERP系统环境下的会计档案信息资源管理依靠纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式,借助计算机软件和会计软件程序,将数据信息存储到计算机硬盘或光盘、磁性介质中,扩大了档案的存储范围。另外,通过计算机硬盘和光盘等磁性介质来管理会计档案信息,与传统会计档案相比有着无法比拟的优势。同时,ERP软件可以借助计算机超强的处理能力,缩小会计档案的编研时间,并对会计档案的未来信息资源需求情况进行核算、预算和分析,作出进一步的深加工处理,从而可以节省更多的人力、物力和时间,提高档案信息资源的利用效率。

二、ERP环境下会计档案信息资源管理系统的构成

    (一)会计档案总账子系统

    会计档案总账子系统的构成包括:资产类(库存现金、银行存款、原材料、固定资产、累积折旧、累计摊销等)、负债类(短期借款、拆入资金、吸收存款、贴现负债、职工薪酬、到付账款、代理业务负债、拖延所得税负债等)、成本类(生产成本、制造费用、劳务成本)、权益类(实收资本、资本公积、盈余公积、利润分配)、损益类(主营业务收入、业务成本、营业税金及附加、资产减值损失和所得税费用等)和权益类(实收资本、资本公积、本年利润等)。ERP系统环境下会计档案总账要根据单位的实际需要建立系统专用模块,规范财务应用环境,提供严密的制单控制和辅助核算功能,同时还要设置查询权限控制和凭证制单的金额权限,保证本单位的会计档案信息不对外披露,提供自动计算借贷方差额和凭证红字对冲、批量审核和单张审核功能,提供出纳管理平台和原始单据联查功能。

    (二)应收账款档案子系统

    应收账款包括向购货单位收取的账款、退回的预收账款、承兑的商业税票、应收账款的成本等。ERP系统环境下应收账款子系统的功能主要是提供应收账龄、欠款和回款的统计分析、控制了解客户信誉度、资金流入预测、功能权限和数据权限控制、先进折扣和单据核销处理、发票和应收单的录入、提供票据的跟踪管理和监控等,提高系统的安全性,增强会计账务的处理功能,做好财务档案信息记录追踪,以防止发生坏账、死账。

    (三)应付账款档案子系统

    在应付账款档案子系统中,债务关系的发生主要是由于购买材料、商品或接受劳务供应等,主要表现为物质取得与付款时间的不一致而引发的债务关系。应付账款档案管理以发票、费用单等原始单据为依据,记录业务往来款项,做好应付款的转账和支付工作。ERP系统环境下会计档案信息管理子系统的功能在于更好地实现对应付款项的核算与管理、票据处理和承兑汇票管理。在整个系统中,会计档案信息还可以提供资金流出预算,应付票据核算追踪、应付款录入处理、付款权限功能控制、结算单批量审核,借助网上银行的支付功能实现付款单远程运用和数据交互,通过ERP系统完成对票据的实时跟踪管理。

    (四)固定资产档案子系统

    固定资产是为生产商品提供劳务出租或经营管理而持有的非货币性资产,表现为固定资本的实物形态。ERP系统环境下,固定资产会计核算也发生着一定程度的变化,通过累计折旧数据的动态管理,做好固定资产各项指标的财务分析工作。基于ERP系统环境下的固定资产档案子系统的主要功能主要表现在:运用用户自定义折旧的方法提供对固定资产的评估、自动计量折旧、固定资产卡片联查图片和固定资产到期提示表等方面的功能。

三、ERP环境下会计档案信息资源管理系统的构建

    (一)会计档案信息资源管理系统的构建原则

    会计档案信息资源管理系统作为一个单位信息系统管理的重要组成部分,这样就需要具备良好的交互功能,实现与其他系统之间的实时对接。基于ERP系统环境下的会计档案信息管理涉及物流会计档案、信息流会计档案和资金流会计档案资源,所涉及的会计档案信息具有信息量丰富,系统功能齐全,相关的软硬件配套设施齐全,并按照统一检索标准,使会计档案资源管理符合规范化和标准化的要求,编制检索工具,建立会计档案信息检索网络系统,把其根植于一个开放的系统中,进而实现会计档案信息资源共享因此,ERP环境下会计档案信息资源管理系统的构建需要坚持开放性、适用性、标准化、规范化和科学化的基本原则。

    (二)会计档案信息资源系统的管理流程

    在会计档案信息资源系统的管理流程可以分为三个步骤:第一步,会计档案基础信息资料的搜集、登记整理、编研、立卷,形成档案目录数据库,借助ERP系统生成会计分析报表;第二步,运用数据挖掘技术,构建会计档案信息化资源管理平台,建立适合本单位实际的档案管理制度,形成标准化的会计档案管理状态,规范会计档案流水业务,做好以磁性介质为载体的会计档案信息资源的存储工作;第三步,根据单位的实际需要,做好会计档案数据信息的加工、归档、跟踪查询(包括:销售账务跟踪、资产负债跟踪、反倾销预警跟踪等),以及档案的借阅、归还和销毁等方面的工作。

    (三)会计档案信息资源管理系统的维护

    ERP环境下会计档案信息资源管理操作系统的实现还需要做好软硬件设施的维护工作。会计档案软件信息系统的维护的基本要求,是需要确定会计档案信息的价值,提高会计档案信息的有效利用率,不应滥用会计档案增值信息产品。ERP环境下会计档案信息资源管理系统的维护方法可以对系统中存在的漏洞安装补丁,安装和设置防火墙、安装网络杀毒软件、设置账号和密码保护、监测会计档案管理系统日志,对报表进行分析,关闭不需要的服务和端口,以及定期对服务器进行备份。

    会计档案信息资源管理硬件系统包括输入设备、输出设备、存储器、运算器和控制器,实现对会计档案信息处理系统和会计档案信息资源介质的维护,在维护的过程中要选择质量好的保存介质,定期备份到软盘、光盘等磁性介质上,定期对以往的会计档案数据信息进行复制和替换,并把其设置在相应的安全保密措施防止修改,防止因介质的损坏导致的数据丢失或篡改。具体的方法可以运用专用维修诊断卡,根据各种技术参数自编专用诊断程序来辅助。同时,要控制硬件系统的温度,做好防尘、防潮、防磁、防静电、防静电等方面的工作。

结束语

    ERP环境下会计档案信息资源管理可以更好地满足会计凭证和账簿对于会计核算的作用,在未来的管理实践中还需要进一步加强会计稽核的力度,加强对电子会计档案的检查与管理,实现电子会计档案的统一规范化管理,保证自制原始凭证格式的标准化,做好立卷与归档、会计凭证归集工作,这样才能保证会计档案管理质量,实现会计档案信息资源的保管。

责任编辑:程玥
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