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浅析ERP系统实施全过程

2021/2/12    来源:期刊网    作者:张海平      
关键字:ERP系统实施  ERP  
企业要成功实施ERP系统应该有正确的ERP选型,高层领导态度明确,进行业务流程的重组,培训要贯穿ERP系统实施的始终,进行管理咨询等。

前言

    ERP系统是现代企业大型集成化管理信息系统的典型代表,它除了充分体现先进信息技术的综合运用、充分实现信息资源的共享和企业资源的集成外,更重要的是能充分体现现代管理思想与方法的综合运用。因此,企业实施ERP决不仅仅是一个技术问题,更重要的是管理上的改革,实处应落在管理上,必须融入先进的管理思想与管理模式。因而,ERP的实施也将涉及公司组织结构、业务流程乃至管理模式的变革,涉及企业的方方面面,将对公司员工的观念产生冲击。也正因为如此,使得实施ERP是一项复杂、艰巨、耗资巨大的工程,其成功实施必须树立正确的应用理念,要有良好的方法论作指导。

1 ERP系统概述

    ERP是20世纪90年代由一家美国的IT公司为了优化当时一家企业对系统管理而提出来的一个概念。发展到现在,它已实现了公司主要业务历程的自动化管理。

2 ERP系统的实施

    2.1 ERP系统实现流程

    ERP系统的导入从方案的可行性认证、系统实施上线到项目完成是一个复杂而又艰难的过程。一个完整的ERP项目引进过程包括ERP项目开始之前的可行性研究,ERP项目开始后的准备、实施和上线阶段,ERP系统上线后的初期完善和优化,以及ERP项目完成后的系统数据应用等四个部分。

    ERP系统实现过程分成三个阶段,第一阶段为项目的可行性评估阶段,ERP项目是否能够引进和实施的决定在这个阶段完成,一般为6-8个月;第二阶段为ERP实施项目阶段,这个阶段分为项目准备期、系统实施上线期和系统初期运维优化期,系统实施上线期所需时间约为1-2年,系统初期运维期也是与第三阶段的交替时期,一般约为1-2年;第三阶段为系统数据应用阶段,这个阶段ERP系统已经处于正常运行中。

    2.2 ERP系统实施项目阶段

    ERP系统实施项目阶段是整个ERP项目过程中最重要的阶段,将完成ERP系统的结构设计、软件模块的集成、主系统流程和企业业务流程的磨合,该阶段的工作模式为项目管理模式。ERP系统实施项目阶段包括以下四个阶段。

    (1)项目准备期。

    建立ERP项目核心实施小组,根据ERP系统蓝图的设计,完成软件的选择、实施商选择和项目时间计划,完成软、硬件及实施费用的预算,同时根据企业实际业务形式和流程,设计项目方案框架。项目准备期的开始常以ERP项目启动大会作为标志。

    (2)系统实施期。

    从系统实施顾问进场开始,项目进入了系统实施期。系统实施期也是整个项目的核心时期,要完成软件配置、开发和集成,以及系统数据的转换,在系统中实现企业的业务流程,达成良好的软件和数据库运行效率,最终实现系统的完整性、适用性以及逻辑闭环。

    (3)系统上线期。

    在经过几轮的CRP(系统流程演示)推演后,系统实施的结果即为系统上线。系统上线期的工作重点是降低用户的使用错误率,考验实施团队辨别问题和纠错的能力。

    (4)系统初期运维优化期。

    系统上线后初期的运维优化是ERP实施项目中不可分割的部分,刚刚上线的ERP系统对企业用户和业务运营来说都是不成熟的,实施过程中无论是企业提出的需求还是实施顾问提出的解决方案一定会有各种各样的不适应甚至是不正确的现象,就是在计算机技术方面也会有缺陷,如软件Bug、系统效率等。在系统初期运维优化期要解决的问题主要包括系统实施和上线过程中遗留下来的问题,在系统实施1-2年的过程中,企业发展带来的改变和需求的应对解决方案在系统中的实现,以及解决用户在业务运营过程中对系统应用的要求。

    2.3 ERP系统实施过程中的要点

    企业ERP系统实施过程是技术含量高、难度大、时间长的工作过程。综观整个项目过程,笔者总结出如下几个实施过程中的要点:

    1.ERP系统蓝图设计

    系统的设计蓝图是整个可行性研究的核心,可行性研究将会围绕着系统蓝图的设计而展开,从ERP系统使用的覆盖范围、企业业务特点、系统实施计划到项目预算等都将受到系统蓝图设计的影响;ERP系统蓝图不是一成不变的,而是在项目实施过程中不断地改进和完善的;ERP系统实施项目完成后,系统蓝图还将随着系统应用的深入不断地补充和进化。

    2.ERP系统与企业流程再造

    大多数ERP咨询公司都有同一实施规则:在ERP系统实施前要先进行企业业务流程再造。但在真正的实施过程中却有很多困难,尤其对一些保留了很多市场经济痕迹的企业,更不是短期内能够完成的工作。如何掌握ERP系统实施过程中业务流程再造的“度”,使企业既能在改变中平稳过渡,又能保持业务流程的持续改善,是ERP系统实施的关键点之一,也是难点之一。

    3.ERP系统实施计划

    ERP系统实施计划不仅是项目进程的验收时间表,更是ERP系统实施项目成本预算的基础。ERP系统实施工作有别于如硬件组装等操作型的工作,对实施顾问的工作量难以衡量,往往以实际所花的时间作为工作衡量标准,所以项目计划很重要但又难以设计和管控,其难点在于对智力工作难以定量。对于像ERP系统实施这样的大型项目的管理不能是机械式的。在整个ERP实施过程中,项目经理要随着项目每个阶段的进展对实施计划做检讨和修正,才能很好地把握项目的进展状况。

    4.ERP项目阶段性评定

    在ERP项目实施计划中,各阶段都要设定工作阶段节点和阶段工作达成的衡量方法。ERP系统软件上线后,对新系统的表现要对照项目方案设计的要求做评测,主要评测内容包括以下6个方面:1.业务和财务系统的一体化;2.软件基本功能的完整性;3.系统数据覆盖面的完整性;4.经营分析基础数据的可使用性;5.覆盖并提升原有系统功能;6.系统软件功能的用户体验。

3 ERP系统实施的难点分析

    分析ERP系统难以顺利地进入中国大多数企业的管理和运作有以下制约因素:

    1.企业管理者更倾向于实物系统,而不愿投资无形的管理系统。人们大都偏向于看得见摸得着的东西,认为更加放心,对于ERP这类无形的管理系统有不信任的感觉。

    2.当实施ERP系统与实际利益相冲突时,企业管理者更偏向于眼前的利益。因为ERP系统并不是简单的应用软件,它需要一段时间修改、适应,才能更好地融入到企业日常运作当中。这段时间对每个企业来说都是不同的,有的需要2-3个月,有的则需要半年甚至更长,而企业管理者更在意这段时间当中企业损失的利益。所以,ERP系统的实施便被搁置了。

    3.制度的规范化和透明化也是企业不选择ERP的因素之一。从日常的生产活动来说,对于一些老客户,企业可以先发货再开发货单以方便客户及时的需求,而应用ERP系统后,必须严格按照规则执行发货流程,将数量、金额等数据先输入到计算机中,再传输到仓库,仓库根据要求提供给客户货物,客户收到货物后再打印收货单。从财务方面来说,企业可能并不希望所有的经营条目都如实地反映在账目、报表上,而一旦应用了ERP系统后,数据必须严格、真实的录入,大大减少了企业粉饰业绩的可能性。

    4.另外不得不提的一点是针对中国企业制度类型的,在国有制企业中,ERP系统的应用势必导致多余岗位的撤销,由此便会产生一定的裁员,对于人员的安抚工作加大了ERP系统运行难度。工作方式的转变和员工自身的专业素质水平导致对ERP系统的不适应性。如对无纸化办公的不适应,对系统不放过任何小错的不适应等。

4 结语

    ERP系统的实施,是通过建立科学、规范的编码体系,使现有固定资产和物料做到了一物一号,保证了库存资料的唯一性、正确性,避免了管理上的混乱,为实现精细化管理打下基础。严格的ERP流程管理,规范了需求、采购、库存的业务流程,业务流程系统化、集成化堵塞了管理漏洞,降低了管理风险。克服了手工重复录入及人为归集等原因造成的资料错误,并且使库存管理更加透明化、立体化。通过ERP,可以直接、及时掌握市内及各县区库存的实时信息,改变以往依靠层层传递、逐级上报的被动状况,提高了信息的及时性、准确性和可靠性。

责任编辑:程玥
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