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浅探ERP系统构建使用对财务数据的影响

2021/5/13    来源:互联网    作者:徐成龙      
关键字:ERP  财务数据  
本文以某集团为例,根据作者亲历的ERP系统构建及使用经验,调研分析ERP系统各功能模块上线运行对会计数据的影响,针对为大型集团企业提供决策有用的会计信息而言,ERP系统体现出会计数据的大概估计比精确计量更具有价值。
    2014年前,集团企业一直处于较为明显的扩张期,大型火电厂项目先后建成投产,整个集团企业系统的财务软件一直选用以项目管控突出的甲骨文Oracle系统。2015年开始,集团企业开始进入平稳发展期,根据企业经济活动的新特征,在充分调研的基础上对原有的甲骨文Oracle系统进行彻底重构,择优选择了以SAP为主体的ERP系统,从单一的财务核算系统向运行业务综合系统转变,数据信息由财务数据向业务数据扩展并归集、分析、利用。

    本人以亲历的ERP系统构建及使用经验为基础开展调研,走访了ERP系统使用复杂程度高的几家大型发电企业的子公司及信息运维中心,重点分析了ERP系统的基本建设情况、各业务功能模块的数据概况及对财务核算数据的影响等内容。

一、ERP系统的基本建设情况

    近年来,集团公司着力统筹协调,组建以ERP系统为核心的信息化系统。ERP系统由集团公司顶层设计,将单一财务系统转变为综合业务系统,主要涵盖人资、财务、物资、项目、生产、燃料、销售七大功能模块,整合人、财、物等核心业务,固化业务流程,规范业务操作,以期提升集团公司的管理水平。围绕ERP系统建设,集团公司协同开发相关的配套系统,如合同管理系统、财务合并报表系统、采购寻源及供应商管理系统(SRM)、综合分析及辅助决策系统(BI)等。

    2016年4月,ERP系统率先在电力板块正式上线运行,经二、三期推广后,在煤炭板块、油气板块、可再生能源板块、科服板块、金融板块、新疆板块上线运行。推广板块ERP系统主要在电力板块ERP的基础上进行调整优化,以满足不同板块的业务管理需求。在已上线运行的各板块75家单位中,电力板块最为全面的使用了ERP系统各功能模块,调研主要围绕电力板块ERP的使用情况展开。

二、ERP系统各业务模块的数据情况

    经过磨合,电力板块单位已基本稳定运用ERP系统七大功能模块及两大辅助系统(以下简称“九大模块”):生产模块、项目模块、燃料模块、物资模块、人资模块、销售模块、财务模块、合同管理系统、SRM系统。ERP系统实现了数据随业务流程在各模块间的传输,且各流转业务因需设置了不同级别的审批流程,最终各模块将业务结果性数据归集于财务模块(ERP系统初始设置时,凡涉及成本费用列支渠道的均匹配对应的会计科目,各模块自动生成会计凭证传输至财务模块)。

    各模块既能产生原始数据,又能对模块间传送的数据进行深加工,所产生的数据既能单向流动,也能双向流动,最终数据均流向财务模块,由财务人员进行汇总归集。根据数据的流向特征可将各模块划分为起始模块(生产、燃料、人资、销售)生成原始数据;中间模块(项目、物资、合同、SRM)对起始模块数据进一步加工及转换;终端模块(财务)集成接收的结果性数据。

三、各模块数据对财务核算的影响

    (一)起始模块

    1.销售模块

    销售模块主要实现收入结算功能,核算的重点在于集团系统外收入的准确性和完整性,对应收账款是否能形成有效的管控,账款能否及时收回,是否会发生坏账风险。电力板块销售业务较为单一,与国网公司确认结算收入,销售模块的数据较为准确可靠,而其他板块暂未使用销售模块对系统外的市场业务进行管理,大多仍在总账中手工确认收入与应收款,数据的准确性及完整性无法得到系统性的保证。如油气板块销售模块只推广至二级企业,正逐步向售气业务的三级企业推广,计划将销售模块与售气收费系统无缝链接,实现数据的自动传送,降低人为干扰;科服模块、销售模块未启用,市场业务收入仍为人工录入,数据的完整性、准确性和及时性无法得到高度的保证,可视为人工录入的结果性数据较系统根据原始数据计算生成的结果性数据严谨性偏低。

    2.人资模块

    人资模块主要实现人员信息、考勤及薪酬管理三大功能。会计核算的重点在于薪酬总额、个别年薪制领导的薪酬数据、外部劳务费使用三项内容。人资模块业务较为单一,该业务模块在各个板块中统一应用,数据的准确性及可靠性较佳,可通过考勤表、工资总额使用情况表等查询功能,实现对数据的采集及分析,较好的满足会计核算数据的要求。

    3.燃料模块

    燃料模块主要实现煤炭采购管理、煤场管理、质量管理三大功能,围绕入库、仓储、出库、损耗四大环节进行。就会计核算而言,重点关注燃料的数量与价格。因煤炭系散货,影响量与价的因素较多,例如,受水尺数据,皮带秤准确度等因素的影响,价则受热值、水份、灰份、挥发份等因素的影响,故燃料核算不受控的因素较多,难以固定多个变量以精确分析单因素的影响,这也是各电厂成本管理难以对燃料成本进行深挖的症结所在。

    ERP上线运行后,对燃料采购管理、煤场管理、质量管理相关的数据进行了归集及统计。调研发现,采购管理及质量管理数据较为准确,煤场管理数据的可靠性不强。燃料采购管理主要包括时间、地点、运输方式、煤种、单价等数据,该部分数据可通过历年数据对比、对标等方式进行偏差分析,以确保原始数据处于恰当合理的偏差范围内,进一步保障了会计核算数据的准确性。质量管理主要有卖方、第三方、各电厂自检三套检验数据,三方检测数据之间存在微小的偏差,主要是因为检测样本取样偏差。

    4.生产模块

    生产模块主要实现机组运行管理、检修管理、设备管理等功能,所产生的信息一般以文字描述为主,如机组操作调整信息、缺陷异常信息、维修外委服务申请等。该部分内容虽无法直接量化,但可对经济业务内容提供佐证资料,确保会计核算的内容真实存在。如检修管理中的工单,虽然无法直接用于会计核算,但其能佐证检修外包业务及领料的真实性,可归属于核算附件资料。

    生产模块信息是机组生产运行最原始的信息,真实可靠性强,其中,属缺陷异常的信息最为关键,可使用价值较高。按ERP系统的逻辑,缺陷异常信息是检修及技改项目开展的基础,也是外包业务内容的重要依据,但调研发现,在实际操作中,剔除定期的检修因素外,缺陷异常信息与外包合同内容未能全部建立对应关系。

    (二)中间模块

    1.项目模块

    项目模块主要实现项目立项、技改、检修、科技项目的预算分解及费用归集、固定资产的转资及报废。各单位根据集团公司批复的立项清单在ERP系统的项目模块中立项,并由各专业专工对集团公司批复的项目预算金额进行细分,对具体业务的需求进行细化,可分为设备物资类需求和外包服务类需求,其中,设备物资类需求数据较为精细(名称、型号、数量、单价、金额),外包服务类较为笼统粗放。

    调研发现,物资类预估需求与最终实际领用量之间存在较大的差异(在检修业务中,停机后拆开待检设备常与预计不一致,直接影响预计与实际使用物资的匹配性)。外包服务需求主要为购买人工服务,人工服务类数据由服务名称、金额两部分组成,两部分数据均笼统概况,未分门别类的细分报价。

    设备物资类需求和外包服务类需求量化后分别传送至物资模块和合同模块,由其进行相应的采购及领用工作,一般通过物资领料申请单、服务采购申请单的形式进行,实现与预算口径一对一的匹配,无预算的项目将无法发生费用,这也是全面预算管控的一种表现形式。

    项目模块是ERP系统的核心模块,主要发挥了将业务需求量化、数据化的转换功能。该模块是费用列支的起始和闭口两关键环节,所产生的数据是重点关注的对象。设备物资类口径统一,数据较为全面准确,可在ERP系统中实现多维度的查询及穿透;外包服务类内容繁杂,数据口径不一,暂时只可借助ERP系统进行总体的模糊查询及类比分析,具体明细还需要会计人员进行人工审查,以确保会计核算数据的准确性。

    2.物资模块

    物资模块主要实现物资的采购、库存管理、库存盘点三大功能。调研发现,物资采购较多的以大量小金额采购为主,一般单笔不超万元,可在ERP系统中进行查询统计。物资模块中存在同一物资编码对应不同物资型号的情况,物资专工解释,ERP系统现有的物资编码尚不够细化,无法彻底的一一对应,可能将相近的物资用同一个物资编码。

    库存管理主要为物资的出入库,库管人员只负责数量管理。若采购数量与实际入库数量不符,ERP系统将不符的信息自动反馈给采购专员,由采购专员与供应商沟通联系。出库环节,由专工根据费用列支渠道在所属项目对应细分的物资预算资金下填写领料申请,经审批后前往仓库领料,仓库管理员根据领料单发货并在物资模块中对领料申请单进行确认,系统自动将费用归集,并显示细分预算与实际发生额。库存盘点,系统自动统计库存物资明细,仓库管理员可全选或抽选部分进行盘点,盘点完成后,可在系统中操作确认,若有出入,可在盘点差异中填写差异数量。从调研情况来看,未发生盘点差异,每次盘点系统均生成记录,盘点频率一般不少于2次/年。

    物资模块所产生的数据信息大体可分为三种:一是物资采购单价信息,可进行前后期的采购单价对比,也可以进行不同电厂同种物资采购单价的对比,分析采购价格是否科学合理,进一步分析寻源工作是否按制度执行,便于会计的成本管理;二是物资领料数据,可分析项目预算与实际执行情况的偏差,同时,也能分析库存物资采购与实际使用的吻合程度,有无紧急采购又未使用、造成库存积压的情况,可以合理的提高企业的资金利用率;三是盘点数据,实时掌握库存管理情况。

    3.合同模块

    合同模块的主要功能有合同签订与合同付款。合同签订,SRM模块将中标供应商反馈的信息传输到合同模块。合同付款,合同经办人员根据发票等资料发起合同付款流程,领导审批后,预制生成凭证传递到财务模块,由财务人员付款。合同模块起到对相关模块数据进行汇总打包的作用,数据的规范性较高(未在合同模块中的合同将无法付款),可以保证资料的完整性及准确性。合同模块在ERP系统中更多的发挥汇总数据流向的作用。

    4.SRM模块

    SRM模块是一个较为独立的模块,主要有采购寻源管理、供应商管理两大功能,重点发挥采购寻源功能。采购寻源主要分为采购方案管理(发标)、评标开标管理、中标管理。采购方案管理,由采购专员根据上级审批意见填写,主要包括产品类型、物料编码、供应商选择、计划类型、ERP申请号、评标方法等。

    SRM模块反应的均是过程中的信息,利用价值较高,可根据合同结果逆查SRM信息,也可从SRM信息顺查至合同结果。但均难以量化,就会计核算而言,SRM数据更多的可以用来进行供应商管理,进而深入到资金管理,促进企业管理水平的提升。

    (三)财务终端模块

    终端模块即财务模块。目前,在财务模块中,除日常费用报销需要财务人员在ERP系统中手工输入凭证外,其余凭证均由各模块自动传输,财务人员只需对所传输的凭证进行审核接收即可。审核未通过的可驳回起始端,由经办人员重新发起流程。

    财务模块可生产一整套财务数据,如应收账款明细表、调整凭证汇总表,自动生成全部所需的总表与附表,其数据的可靠性及准确性依赖于前端及中间模块的数据特性。

四、结语

    ERP系统实现了业务电了.数据从无到有、从零散到归集的巨大提升,中间模块及终端模块数据格式统一可用于查询、统计、分析,查找出管理提升的关键环节,同时,数据的迁移大大降低了财务人员的工作强度,在提供种种便利的同时,也弱化了财务人员接触生产经营的机会,变相的对财会人员提出新要求,从会计核算转型升级至更高级的管理会计。

    ERP系统可以实时查询企业的经营情况,实时生成报表以提供领导决策需要的关键财务数据信息,但这些信息数据只符合会计范畴中的大概估计,暂时难以做到精确计量(数据的精确性更多的取决于前端和中间模块数据的精确性),但就会计的管理学属性来看,大概的估计能及时合理的提供决策有用的信息,充分发挥了会计的管理功能,可以认为,有的时候大概估计比精确计量更有意义。
责任编辑:程玥
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