浅谈中小型家具企业ERP实施阶段的数据准备

1 数据准备的重要性

       社会已步入信息化时代，越来越多的中小型家具企业为了跟上时代的步伐，提高企业的竞争力，开始进行ERP系统的实施。然而中小型家具企业实施ERP的成功率并不高，实施失败的原因有很多，很多企业由于前期的数据收集不规范不准确，导致后面的工作无法开展。ERP软件是以数据为驱动，数据准备是很重要的环节之一，是ERP成功实施的基础。中小型家具企业由于自身的行业特点，家具产品的结构比较复杂，种类也很多，同时产品更新换代周期很短，因此涉及的数据非常庞大，基本的数据资料收集整理需要花费大量的人力和时间，要形成一套准确规范化的数据，不仅需要部门间的配合，更需要高层领导的全力支持。

2 基础数据的分类

       数据准备过程即将原有的手工记录文本转换成数据的过程，手工记录的计算结果肯定没有ERP计算的准确，且数据量庞大，录入之前要有所取舍，因此在数据准备之前要搞清楚哪些是原始数据，即需要准备输入的数据，这就需要首先分析ERP数据的分类。

       信息系统中，通常可以把信息数据分为三类，分别是静态数据、动态数据和中间数据。

       静态数据：指开展业务活动所需要的基础数据，其特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。

       动态数据：指每笔业务发生时产生的事务处理信息，这些数据是生产经营活动中不断发生、经常变动的数据。如客户的应收账款，当客户购买产品但是没有付款时，应收账款就会增加，当款项收回时，应收账款就会减少，物料在领用时就会减少，采购入库时就会增加。我们在实施ERP系统之初，要输入动态数据的初始值，也就是期初数据，期初数据一旦建立，就需要随时维护。

       中间数据：指ERP加工处理过的数据，属于输出数据。包括交易数据、统计数据和绩效指标数据。

       从以上分析可以看出静态和动态数据是输入数据，即需输入的数据，而中间数据是不需要准备的数据。

       同时，不论是静态数据还是动态数据，在ERP系统中都必须是唯一的。为了保证数据的唯一性，就要给这些数据编码。所以，在进行两大类数据准备之前，另一项更基础的数据准备工作必须先完成，那就是编码规则。

       还有一项最重要的数据就是BOM表，BOM即物料清单，也就是以数据格式来描述产品结构的文件，是计算机可以识别的产品结构数据文件，也是ERP的主导文件。BOM表是档案和数据的综合，其属于静态数据。它的建立需要有统一、适宜的编码、齐全的物料档案、准确的工艺工时和采购提前期等等。

3 数据准备的步骤

       通过以上分析明确了需准备的数据范围之后，本文制订了如下数据准备的步骤：

       3.1 数据采集摸底，明确数据范围

       根据准备时间顺序、部门，对每项数据设计一个采集表，下发到各部门，摸底调查。

       在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的，所以要首先把工作重心放在物料数据准备上。

       3.2 制定编码规则，建立物料档案，构建BOM表

       首先确立一个编码的部门，建议IE工程部，因为他们对生产工艺非常熟悉，故而对物料也相对熟悉。第二物料的编码要统一口径，由开发部发出物料编码请求，采购部则无权发出物料编码请求。这点要求开发部和采购部之间要确立统一口径后，才可以申请物料编码。

       从仓库开始收集物料，整理物料编码；整理出来的物料编码交设计人员，按照格式整理BOM资料；分别填写不同的属性。

       3.3 期初数据准备和系统上线

       数据是ERP系统得以正常运行的基本前提。在ERP系统正式投入使用后，由于初始数据无法直观且深入地反映实际问题，因此需要在第一时间将期初数据录入到系统中。

       因为期初数据是对系统上线情况的一种直接反映，所以无需大费周章的提前准备，而且这些数据并不是一成不变的，每个时间点反映的数据都不同。所以，需严格按照时间表准备期初数据，一般情况下，需按照以下流程进行操作：

       以ERP系统的开发进度为依据，确定出正式投入使用时间，并对系统开发过程进行有效管理与控制。

       在系统投入运营的前30天，首先对库存进行一次大规模盘点与清查，并将结果反映在财务报表中。需注意一点，必须按照新编码规则进行盘点。

       在系统正式投入使用之前，业务部门要对未结算的订单及应收应付账款进行集中处理，以实现手工与系统的高效对接，提高对账工作效率，保证对账的精准性与可靠性。

       在系统投入运营的前两个星期，将大规模实用静态数据批量导入或录入系统中。

       在系统上线时点，将期初数据录入系统。可根据数据规模选择最佳录入时间，需保证系统数据与真实情况的一致性。

       在系统投入运营后，定期核查账务数据与实际情况，检查数据是否存在丢失、失效等问题，针对异常数据及时优化调整。

       3.4 数据生命周期管理

       即便期初数据准备工作告一段落，但对于ERP系统而言才是刚开始。系统正式投入使用后更要保证数据的精准性与完整性，而数据管理与维护是一项庞大的系统性工程。为保证系统稳态运行，需做好以下六方面的工作：

       设立编码维护部门，密切关注编码动态，及时添加并使用新编码；

       系统正式投入使用后，对部分业务流程和操作规程进行适当优化，以满足数据流转要求；

       系统管理员定期排查数据，针对异常之处做出及时调整；

       定期备份数据，保证数据完整、可靠，在发生突发事件时可尽快复位到近期数据点，旨在将数据损失降到最低；

       定期处理垃圾数据和失效数据；

       结合实际需求，开展新增数据项等基本操作。

4 数据质量保证方法

       静态和动态数据是输人数据，如果输入数据都不可靠，那么加工处理后的中间数据也是不可信的。国内外经验表明，至少要有98%以上的存货数据、物料清单、工艺路线数据应是准确的，才能起到辅助业务的作用。由于在中小型家具企业中，员工综合素质普遍较低，管理十分粗放，在基础数据的收集中，经常出现数据不准确、数据不完善等问题。为此，本文给出如下建议：

       制定一个具体、适宜的实施方案；

       数据要求规范、完整、准确、及时；

       选取和处理必要的信息，做好信息标准化工作；建议参照企业原有表单，制作下发表格模板；

       对数据采集人员进行规范化、标准化的培训；

       在系统投入运营时，先采取可行措施降低期初数据量，并保证数据的准确性与完整性；尽可能提前对账，如果一再拖延对账，不仅加大工作难度，还容易出现数据错误；

       在系统投入使用后，加强系统数据管理，保证业务处理与数据录入的一致性，不可累积单据一次性补录。

       合理开展数据管理与维护工作，可有效保证数据质量。但由于数据的动态变化特征，无法完全保证数据的精准性。此处的数据准确，并非传统意义上的百分百准确，而是将出错率控制在合理范围之内，在此基础上再逐步提高数据精度。公司要建立一套切实可行的管理制度，以确保异常数据能在第一时间被发现。在ERP系统运行期间，公司要做好数据丢失的准备，在一些情况下，不可避免地会开展重复工作，有时也会因账面价值与实际情况不符而投人大量财务成本。在系统使用过程中，短期的对账不符，只要在要求范围之内，就无需做特别处理。只要定期审查与合理管控，就无需过多担心数据质量问题。