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浅谈中国小微企业应用ERP软件的问题及解决方法

2021/6/22    来源:互联网    作者:于泽楠      
关键字:ERP  企业管理  项目管理  
本文就中国小微企业在应用ERP软件过程中遇到的问题进行详细分析,并提出一些解决方法,为企业未来更好发展做出参考。
       ERP意为“企业资源计划”,是Enterprise Resources Planning的缩写。即,通过标准化流程与规范,将企业的所有资源——包括资金、物料、人力、信息、设施、时间等——整合起来,应用标准化的业务流程和准确数据,使得企业统一统筹规划,实现企业的更好发展。ERP不仅仅是一种企业资源统筹的理念,计算机软件已经将其成功实现,成为一类成熟的企业管理软件。

       ERP软件在中国的应用始于1981年。沈阳第一机床厂从德国引进了一套MRPⅡ软件,这使得ERP系统在中国得以推广与应用。在ERP进入中国的这近四十年来,有些企业视其为化腐朽为神奇的灵丹妙药,也有企业因其为企业带来的种种问题而对其深恶痛绝。然而,不论是褒是贬,中国应用ERP软件的企业在逐渐增多。这其中不仅包括如沈阳第一机床厂、国家电网、中国石油等大型国有或股份制企业,也包括各类私企、外企、合资企业。可以说,ERP管理了中国绝大多数企业,包括很多小微企业。

一、ERP软件在中国小微企业应用现状

       (一)ERP主要应用模块

       一个成熟企业所包含的所有模块都是ERP系统所涉及的应用模块。这其中包括生产管理库存管理财务管理等主要业务模块,也包括质量管理客户关系管理人力资源管理等辅助部门的业务模块。随着企业的不断发展,ERP系统也在不断发展。

       (二)中国小微企业发展现状

       我国现处于并且将长期处于社会主义初级阶段,所以以公有制为主体、多种所有制经济共同发展是现阶段的基本经济制度。为了适应在社会主义初级阶段生产力发展不平衡、多层次的状况,多种所有制经济共同发展,是符合社会主义的基本要求的。而我国企业的大群体中,有一部分企业是不容忽视的,那就是“小微企业”。

       在2017年9月2日,国家工商行政管理总局党组书记、局长张茅在“主力小微企业创新发展高层论坛”上至此时指出:“从国际上看,高度重视小微企业发展,已经成为普遍趋势。”不仅仅是国内,国际上对小微企业都有着共同的认知,那就是:小微企业非常重要,但也非常脆弱,在市场竞争中常常处于弱势,需要国家政策予以特殊支持。如,德国政府将中小企业视为“市场经济的心脏”,是“增长和就业的发动机”。瑞士把中小企业誉为经济和社会发展的“脊梁”。(引自中国青年网2017年9月2日“国家工商总局张茅:重视小微企业发展已成国际普遍趋势”一文。)

       然而,在当前中国经济增长放缓,及结构转型的双重压力下,中国的小微企业面临着巨大的生存压力。这些压力不仅仅包括外部环境,如国有企业或大型民营企业的业务挤压,也包括企业内部的问题,如企业管理者对未来发展没有明确认知,对市场预测不准确,融资困难,员工工作积极性不够高等。这些问题使得小微企业在中国的发展举步维艰。尽管国家已经提出一系列帮扶政策,但是基于企业基数大、行业分散等各方面局限,如何自救才应该是企业管理者考虑的问题。

       (三)ERP软件在中国小微企业应用现状

       针对上述问题,很多小微企业管理者开始寻求解决方案。首当其冲的就是引入更高效的工具来协助企业管理者进行管理,即安装ERP软件。如前文所言,ERP软件包含整个企业经营管理过程中所有模块,而小微企业对于其中的某些步骤可以进行省略或简化,如一些企业并没有生产步骤,所以很多简化的或有针对性的ERP软件应运而生。速达、智商、金蝶等财务软件,就是财务模块的企业管理化应用。这些针对某一个或某几个模块的功能性软件受到了小微企业管理者的一致推崇。

       但是,在使用过程中,有一些常见的问题,总会成为企业发展的拦路石。下面就常见的几个问题进行描述,并提出一些可行的解决方案。

二、中国小微企业应用ERP软件所存在的问题

       (一)企业管理者不重视

       正如在地处广东的居民家中安装可制暖的空调一般。在冬季只能持续一两个月的广东,制暖空调带来的作用看似微乎其微。很多企业管理者对待ERP软件的态度,正如广东人民对待制暖空调。他们知道,ERP软件可以有效地解决他们的问题,但是因为企业自身规模所限,或者对ERP软件的错误认知,他们并不能正视ERP可以为企业带来的巨大效用。试想,尽管广东地处祖国南部,但是冬天的时候室内的潮湿和阴冷并不亚于北方。这种时候,一台可以制暖的空调是多么的恰到好处。而只考虑到全年的平均气温,并不能让用户正确判断这次投资是否值得。

       很多企业管理者引入ERP软件是从众和猎奇的心理。但是当得知买入软件只是开始,之后需要耗费更多的精力来建立完整体系,以及在日常生活中进行维护和定时更新,他们便退缩了。宁愿现在少进行100元的时间、人工投入,也不愿在将来获得可能因系统化而带来的100万元的回报。这种行为看似不合逻辑,但目前大部分的小微企业管理者都会如此选择。

       (二)责任分配混乱

       有些企业顺应市场潮流,买入并安装了ERP软件。对于小微企业来说,财务、采购、库存模块是企业管理者的首选。然而,企业管理者在进行大致的布置之后,便放松了对系统的监管。因小微企业人数较少,很多员工身兼数职,很容易出现责任分配不到人或者责任重叠的混乱情况。例如,甲员工以为,录入今天的采购单是乙员工的职责,而乙员工偏偏认为是甲的责任。最终结果便是这一天的采购单并没有录入进系统。责任分配混乱的根本原因还是企业管理者对ERP软件的认识不足,没有直接责任到人。可行的解决方案会在下一章列出。

       (三)直接引入标准化流程,缺少客制化设计

       所有的ERP软件都是依据标准的企业管理流程设计的。为了满足市面上大多数企业的规范,每一个出厂的ERP软件流程都是简单的,基础的,并且有着很大的配置空间的。ERP软件开发商希望,企业管理者在充分了解ERP软件之后,可以结合自身企业的特点,配置或自开发出适应自己企业的软件。

       然而,很多企业管理者并没有领会ERP软件开发商的良苦用心。他们并没有对自身企业进行详细的调查,不了解企业的特殊需求,使得在引入ERP软件时,不能为实施商提供有效的配置需求。实施商因此只能按照标准流程进行配置,而这些需要进行客制化设计的部分就被遗失了。最后很有可能导致软件应用不顺畅,或者根本无法应用等问题。轻则该软件使用率大幅下降,重则影响整个企业的发展。因未正确应用ERP软件而使得企业破产或重组的案例比比皆是,企业管理者应该重视起来。

       (四)数据不准确或更新不及时

       即便企业管理者重视ERP软件的使用,缺少即时更新和准确录入,ERP软件依旧无法发挥它的作用。在软件使用初期,需要将企业原有数据以人工的方式导入到系统中。在这个过程中,由于人员水平差异、企业原先的账务可能存在的问题、数据量过大等等原因,很难保证初始数据的百分百准确。不仅如此,因为员工对ERP软件语言的不熟悉,即便是在安装顾问的帮助下,企业员工也不一定会为安装顾问提供准确的数据。这可能导致数据的错误或冗余,而这些是非专业人士无法解决的。

       在软件使用过程中,因为责任分配不当、企业特殊业务流程、系统自身问题等,也可能出现数据更新不及时的现象。这对于软件的准确性也有着致命性的影响。

三、解决ERP应用问题的方法

       (一)引起负责人重视,从上至下改变企业对ERP软件的态度

       企业管理者是一个企业的指路明灯,也是企业发展的方向标。尤其是小微企业,老板与员工直接面对面,管理者的情绪和态度很容易对员工产生决定性影响。如果企业管理者对ERP软件持漠视或怀疑态度,即便企业引入了ERP软件,员工也会同样选择不将其当成重要的事。

       ERP软件供应商应为企业管理者提供详尽培训课程,用数据化、图表化详细讲解ERP对企业的影响,使企业管理者对ERP软件及其对企业的优势和缺陷有详细的了解。同时,软件供应商应对企业进行细致的市场评估,并与企业管理者协商可行的实施方案。通过绘制蓝图,建立日报周报等汇报形式,在项目实施进程中与企业及时沟通改进,使得软件最大限度地贴合企业的实际情况,满足企业实际的需求。某项目蓝图示例,如图1。

ERP项目蓝图示例

图1 ERP项目蓝图示例

       (二)建立企业内部专业ERP软件管理部门,对软件实施监督管理

       麻雀虽小,五脏俱全。即便是只有几十人的小微企业,也会设立市场部、财务部、仓库、售后部门等等。同样,在引入ERP软件之后,也可以设立ERP软件管理部门,对软件自身性能进行监控,同时对其他部门的员工在使用过程中遇到的困难进行及时解决。有些企业管理者会质疑,设立这样的部门是否是资源浪费的行为。但正如无论飞机晚点多长时间,都要进行全面细致的检查一样,只有保证了系统运行的正常,才能使企业的飞行更加稳妥,更加迅猛。

       (三)与软件供应商做好详细沟通,明确企业目前面临的难点和痛点

       正规的ERP软件供应商不仅仅售卖产品,也提供安装调试的服务。在这些服务中,软件实施顾问会与企业管理者以及企业中的相关部门负责人一道,详细分析企业的现状,市场需求,面临的问题,需要改进的方面等等。之后依据这些详尽的调查,制定详细的实施方案。

       详细的实施方案包括总体实施计划,详细的月、周、日计划等。图2所示为蜀汉集团K/3 Cloud系统总体实施计划示例。图3所示为某项目内部实施日报示例。

ERP项目总体实施计划示例

图2 ERP项目总体实施计划示例

ERP项目实施日报示例

图3 ERP项目实施日报示例

       (四)建立明确的软件使用规章制度

       企业的规章制度是企业的运行准则,也是每个员工必须遵从的原则。将软件的使用正式化、程式化,让员工从根本上重视起来,是一种切实有效的推广方法。

       成立对应的监管部门,依据所制定的规章制度进行监督管理,不仅可以将企业管理者从中解放出来,也会让员工更有责任感。如果企业管理者觉得单独设立一个部门太浪费资源,也可以委派各个部门中的某个人形成监管小组,负责监管自己部门内部的系统问题。这样可以避免监管人员对业务不熟悉而引起的问题,更加高效地完成系统产生的问题,及时更新数据,发挥系统的最大作用,提升企业的发展空间。

四、总结

       本文针对小微企业在引入ERP软件并进行实施的过程中可能遇到的问题以及相应的解决方案进行了阐述。当然,小微企业在未来发展中所面临的市场问题,以及市场对小微企业的态度,都会影响其发展。ERP软件只是辅助的工具,不是救命的良药。只有脚踏实地,努力奋斗,才是企业发展切实的解决方案。
 
责任编辑:程玥
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