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企业信息化应用技巧 ——图释传统的管理信息处理方法及应用

2021/9/29    来源:e-works    特约撰稿人:郑荆陵      
关键字:管理信息化  ERP  
众所周知企业管理离不开信息。那传统的管理信息处理是如何处理的呢,本文以制造企业的生产运作管理为例,用四张图形来加以说明。
    在“基于企业信息化的管理模式转换及应用”一文中提到,当企业信息化的建设完成之后,需要进行生产计划和业务过程管理模式的新旧转换。为什么呢?先用四张图形,描绘一下传统的管理信息处理方法及应用,后续用五张图描述ERP信息处理方法及应用。但愿可以得到解。

    众所周知企业管理离不开信息。那传统的管理信息处理是如何处理的呢,下面以制造企业的生产运作管理为例,用四张图形来加以说明。

1. 传统生产运作管理的信息类
 
图1 传统的生产运作管理信息图 
图1 传统的生产运作管理信息图

    图1描绘了企业总业务流程,传统的企业生产运作管理的信息处理中分成两个部分:定单流&信息、凭证流&信息。其中凭证流&信息包含了事务流&信息、物流&信息、价值流&信息、资金流&信息。

    定单流&信息的处理主要是针对生产计划的,需要用到大量的数据,用物料需求计的逻辑算法计算出来。

    凭证流&信息是通过统计报表系统得到的。图1在传统的生产运作管理中,管理与控制的主线是凭证流&信息,它包含了事务流、物流、价值流和资金流多类信息。

    事务是参与业务活动的人和事,时间、地点、原因、结果等。由于每个业务中都存在着多个业务活动。可见企业事务的信息量有多大。故用事务流&信息来表示。

    物流&信息。图1简化为:产品从材料采购,入库至原材料仓库保存;后经投料加工成产品,入库至成品仓库保存;最终销售到客户手中。

    价值流&信息。物料在企业的移动中,或增值,或贬值均表现为价值。物料的价值会表现在哪里呢?图1指的是:采购计划与实际采购价;产品理论价与实际加工价;销售计划价与实际销售价等。其信息事对这些价值的计算与处理。

    资金流&信息。如图1所示应收与应付款的信息处理。

    定单流&信息。企业生产运作的主角是定单。定单是由生产计划驱动的,是通过生产计划的物料需求计算出采购作业计划和车间作业计划。再由专业人员进行分析、决策。当“决策”后,才产生定单。对定单的管理与控制设计了3种状态:“未确认、确认,关闭”。在生产运作层,执行的定单是很多的,它们可能并行执行,也可能串行执行,故称为定单流。

    (1)各类流&信息之间的关系。定单流在执行过程中,会有一系列的业务活动,即产生事务流。在事务流的作用下,会有物料移动,物料变形、物料交易等等一系列的事件发生,称为物流。物流在变化的同时,它们或增值、或保值、或贬值,这就有了价值流。当然最让人看重的是对外交易环节中的“应付款”、“应收款”的资金流。这些流企业俗称为明细账或流水账。

    (2)定单的工作原理。定单具有明确的目的性,它的执行将影响到企业生产系统的正常运作。定单的生命周期的“未确认、确认,关闭”。当定单未确认时,可以进行编辑或修改内容;当定单确认后,进入执行中,定单的执行过程中信息是开放的、共享的;当定单完成后,需要关闭它,以避免重复执行。

    (3)凭证的工作原理。凭证在传统的管理中主要有4个作用。一是帮助规范业务流程;二是跟踪查询定单的执行状态;三是业务活动的证据;四是企业用得最多最广的,统计报表系统的原始数据。

    由于定单在执行中设计了多个业务活动,则这些活动便存在着执行顺序的问题。故每一个业务活动都设计了特定的凭证,并有业务流程规定。例如在采购入库时,需先有“质验合格单”才能进行。照此按凭证、按流程一步步推进,直至定单关闭为止。

    了解到凭证的应用特点,则可以跟踪定单,查询到特定业务活动的当事人,场地、执行定单、物料名称、数量、等等大量的原始数据,一旦发现问题,便可以问责及处理。

    另外采购入库单也是开具发票以及付款的依据。因此凭证不仅是物流管理的重要依据,也是价值流、资金流管理的重要依据。

    另外,由于在传统管理中定单的执行过程是“信息黑洞”。故对于事务流&信息的收集是困难的;又因价值流&信息是用人工处理。所以在图1中标识为不可视流&信息。

2. 传统生产运作管理的工作原理

    图2显示了传统的生产运作管理主要是认知,定单、物流、交接凭证之间的相互联系及应用。
 
图2 传统的生产运作管理及关系图
图2 传统的生产运作管理及关系图

    图2中定单是驱动物流的。传统管理要求定单“确认”才能执行。但是纸质定单在执行过程中,它的权限就下放了,关闭定单是不好控制的。因此多送货,甚至重复送货的问题时有发生。例如在采购定单执行中,供应商多送了货,因为熟人关系,仓库管理员也可能会收货的。

    物流是通过定单的业务活动变动的。例如采购定单中的采购入库活动完成以后,物料从供应商处流入到企业原材料仓库;生产定单中的领料出库活动完成后,物料从原材料仓库流动到加工中心;生产完成后,合格的产品入库活动完成后,物料从加工中流入成品仓库;销售定单的销售出库活动完成后,物料从成品仓库,流入客户的手中。 

    交接凭证通常是两单并用。如采购定单中的采购入库活动:质检合格单与采购入库单;生产定单中材料出库活动:车间领料单与材料出库单;销售定单中的销售出库活动:提货单与销售出库单。管理者这样设计既保证了业务流程的顺序执行,又确保了物流的准确性,还确保了资金流的严谨性。例如采购入库单除了物流、库存账用到以外,还有生产统计系统、资金流、成本核算都会用到的。

3. 传统生产运作的信息处理方法

    传统生产运作的信息处理是通过统计系统完成的。为了保证信息的准确性、真实性和可靠性。企业规定按照组织结构层层收集、汇总、统计、传递报表,即金字塔的信息结构。例如生产统计系统,先由班组(加工中心)收集各类原始凭证、汇总统计为生产报告,并提交给车间;然后由车间收集各个班组的生产报表归集、汇总统计为生产车间的生产报表,提交给生产部门;最后由生产部门收集、汇总、统计各车间的生产报表,汇报给生产总裁。图3金字塔信息统计报表系统。
 
图3 传统的生产统计系统的信息处理方法
图3 传统的生产统计系统的信息处理方法

4. 传统的生产运作统计系统与应用

    当企业发展到一定规模时,金字塔的统计系统通常有4个,生产统计系统、质量统计系统、成本统计系统、财务统计系统。如图4所示。

    塔尖的信息最终被汇总到财务报表中去。从而使企业CEO了解到本月的生产运作情况。例如销售定单的执行率?生产计划执行率?采购计划执行率?生产成本差异?销售利润?存货资金?应收款/应付款计划?等等。
 
图4 传统的生产运作统计报表系统 
图4 传统的生产运作统计报表系统

    1)关于统计报表系统的问题

    (1)报表延时。一个有规模的并具有良好员工素质的企业,若全部用人工处理数据,一般需要用半个月以上的工作日才能完成。

    (2)信息质量差。因为人为地收集一个月的原始数据,很容易丢失,导致信息失真。

    (3)追责过程长。当高层领导发现了问题,责令部门查找,部门责令班组查找,直至找到当事人和凭证为止。

    (4)问责处理难。即使找到了当事人,又会因有很多理由表明是可以原谅的。

    2)关于统计报表管理的优点

    虽然凭证管理有许多问题,但是在信息处理困难的企业中,它的实施也还是有不少好处的,例如:

    (1)通过凭证捆绑了规范了业务流程。

    (2)通过凭证捆绑了业务岗位与业务活动的关系,可以从凭证中追责到执行定单和责任人。

    (3)通过凭证制度建立岗位责任制度。

    (4)通过凭证找到原始数据。

    其实凭证管理的主要问题。一是金字塔的管理模式难以应对快速的市场挑战;二是信息质量太差,例如在层层报表中,若有一张凭证缺失,则会造成整个报表统计系统的信息失真;所以企业管理者们的决策,多数是拼经验,而不是拼数据。
 
    目前有许多企业虽然已经建立ERP系统的企业,仍还采用报表系统管理模式,这样可能提高了信息处理的工作效率,但是管理模式还是“事后”管理。可谓穿新鞋,走老路!

    而ERP的业务过程管理是“事中”管理。从“事后”到“事中”可以让企业的管理从“金字塔”转向“扁平”管理,快速地反映市场,从而提高企业效益。

    在新的管理模式中,人工的信息处理,不再是管理的障碍。而决策才是挑战市场的利器。那ERP的管理信息处理是如何进行的呢,请看“图释ERP的管理信息处理方法及应用”一文。
责任编辑:梁曦
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