企业信息化应用技巧 ——图释ERP的管理信息处理方法及应用

    在“图释传统的管理信息处理方法及应用”中描绘了传统的生产运作管理的类别与信息，各类管理信息之间的关系；它们的信息处理方法和应用特点。那ERP的管理信息是如何处理的呢？它的信息平台对比传统管理有什么不同，下面也用五张图形来加以说明。

    1.ERP的生产运作管理信息图示

    图1与传统不同的是在ERP的企业生产运作管理，是由定单流&信息管理与控制的。定单流&信息包含了事务流&信息、物流&信息、价值流&信息，与资金流&信息关联，在此是不可视流&信息。
 
    ERP定单的工作原理。同样定单是由生产计划驱动的。不同的是生产计划的物料需求是用计算机计算出采购作业计划和车间作业计划。这些计划进行分析、决策，才产生定单。ERP的定单管理是针对定单的生命周期的，是过程管理的。企业管理理论为“事中”管理。与传统的金字塔报表管理，不同的是ERP是“扁平”的管理模式，在线的信息平台。通过定单过程视图，观察定单流。参考“基于企业信息化的管理模式转换及应用”一文中的图3。
 
    如图2所示定单过程管理的工作原理，以采购定单为例。

    当采购定单被确认后，企业便会接收供应商的物料。按管理规定：物料到企业的第一步，是进行质量检验。故采购定单进入“质检过程”；在质检过程中在检数量、合格数量是共享的；当物料检验合格后，便会入库放入仓库保存。此时进入“存货过程”管理；在“存货过程”中的入库数量、出库数量、现存量都是共享的；当然随着物料的入库，仓库的存货价值也会增加，这时只要做好基础数据，参考图1计划价。成本信息由ERP系统自动生成，可随时观察物料的成本差异情况。当然基础数据越多，差异信息便越多，如采购价格差异，库存差异....。当入库数量等于定单上的采购数量时，ERP系统会自动关闭该采购定单的。关闭后的采购定单再也无法入库了。

    当然，定单中的事件、过程是可以根据企业的实际情况定义的，原图参考“基于企业信息化的管理模式转换及应用”图2。

    上述描述了定单过程管理中的物流&信息、价值流&信息的应用。图2的组织视图和资源视图是可记录事务流&信息。关于资金流&信息，采购定单入库会自动关联到财务模块中去，记录应付账数据。

    2. ERP生产运作管理的工作原理

    先了解一下图3 ERP的生产运作管理及互联关系图1，图中包含了定单、物流、交接凭证和成本中心之间的业务流程和互联关系。
 
    定单过程管理。针对定单生命周期的设计，定单信息与物流信息同步的。例如采购定单一旦被确认，便可以在线看到供应商送货，质检、入库的物流情况。一旦定单完成，系统可自动关闭采购定单，杜绝重复送货。

    物流。仓库是物流的缓冲池，或者说是物流的节点，它越多，管理越复杂，越大管理越难。想办法把它们减少？变小？物流就精简了，管理也就简单了。故系统建立时需要设计好仓库的属性，定义好仓库入/出库活动的性质，这是专业与信息技术合力的工作。例如图3物流中有原材料仓库和成品仓库，在实际应用中，还会有毛坯仓库、半成品仓库很多很多，这些在做ERP前都需要好好地设计一下。特别是对企业的入/出库业务活动的定义。如图3原材料仓库有：采购入库、领料出库；产品仓库有：成品入库、销售出库。在企业实际应用中，还有科室领料出库、废品出库等等。这些也需要事先定义好，这样才能跟进物料，管理好物流。

    交接凭证。在ERP系统中凭证不再用于业务流程规范、统计报表原始数据。只是业务活动的凭证。ERP系统自动采集业务活动数据，及自动保存凭证信息。所以对企业内部可以取消纸质凭证，对外可以延用的，因此图3中用了可忽略凭证。

    成本中心。ERP成本中心是自动记录各类成本差异账的。例如采购成本差异，生产成本差，销售成本差异。关键企业需要管理哪些成本，以及基础数据准备工作。

    资金流&信息，由于目前企业的资金流已经有了很规范的数据，因此系统是可以自动记录应收/应付账的数据。
 
    由于凭证在ERP系统中仅作为凭证使用，所以在企业内部可以取消纸质凭证。这样ERP的生产运作管理及互联关系图3可以简化为图4。

    3. ERP生产运作管理信息系统平台及应用

    因为所有定单及业务活动的数据或者信息都是由ERP系统采集、存储和处理的。那么企业最简单的办法，就是全员了解和学会平台的应用了。如图5围绕着ERP的生产运作管理及应用，可通过ERP管理信息平台查询到，定单执行的进度回答一系列的管理问题。当设置特定的成本中心时，ERP可以提醒：采购成本差异、存货成本差异、销售成本差异等。如图5，在平台上可以查询到管理者所需要的信息。有了这些信息，管理者该做什么呢，不是非常明显的吗。
 
    1）关于ERP的信息应用现状

    （1）管理模式。如果仍是传统的，ERP可以出报表，不用金字塔的组织结构，因为凭证原始数据都在ERP系统里。

    （2）大大地了提高信息处理的效率。减少了员工的信息处理的工作量。

    （3）培养了一批即懂电脑操作，又懂管理的人才。

    2）关于ERP的管理信息提升应用的问题

    如果要通过ERP提高企业管理效益，则需要转变传统的管理模式。

    （1）首先需要高层管理者甩掉看统计报表的工作习惯，学会通过ERP管理信息平台看自己想要的信息。

    （2）根据企业的管理需要做好、做实基础数据工作，这是非常重要的。

    （3）ERP培训要上台阶，不可停留在业务活动的操作培训上。

    （4）企业也要根据信息化的进度，逐步地取消传统的信息统计报表工作。调整或建新的工作岗位。

    （5）对于ERP咨询顾问，不仅要帮助企业建立好ERP系统，还要帮助企业转换管理模式。

    当然仅仅转换“业务过程”管理模式还不够，还有“生产计划”管理模式。因为生产计划的信息处理量是非常大的，并需要统计报表系统的配合。因此不转换”生产计划”管理模式，统计报表系统仍不会消失的。

    如果说业务过程管理是“事中”管理，则生产计划管理则是“事前”管理。那么“生产计划”，传统与ERP信息处理的区别究竟在哪里呢，后文再续。