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解构ERP——基于数据和流程的业务集成

2021/12/15    来源:微信公众号《数字化演易》    作者:丁肇之      
关键字:ERP  数据  流程  
本文以解构的方式来解析ERP系统的架构,以帮助广大ERP小白们学习、理解和应用好ERP。
       自上世纪90年代初以来,ERP在中国的导入和应用已有近30年的历史。作为一个管理领域的舶来品,ERP有过超10年的辉煌,甚至曾经作为企业信息化的代名词而为从业者所津津乐道。在此期间,不惜花费上千万巨资来实施ERP的企业也数不胜数。

       直到今天,ERP的实施和应用仍然是大多数企业,甚至很多中小企业信息化建设的主要内容。本文中,笔者尝试以解构的方式来解析ERP系统的架构,以帮助广大ERP小白们学习、理解和应用好ERP。

ERP系统架构简图

图1 ERP系统架构简图

一、从用户的角度看

       ERP的架构大体可分为两部分:一部分是普通用户看不见的,即所谓的数据结构部分;另一部分是普通用户看得见的,即所谓的用户界面部分。数据结构部分主要指关系型数据库,以及其中的数据库表、表结构、表记录(record)、存储过程和字段。用户界面部分,也就是普通用户可以看得到的ERP组成,它们是以财务、生产、销售、采购等模块来封装的,包括组织架构、主数据、控制参数、凭证和报表,以及以凭证为主要展现形式的用户界面。

二、从数据结构上看

       ERP本质上是一个业务交易记录(business transactionrecording)系统。企业中的业务交易有很多,比如,买(采购)、卖(出售)、消耗(生产订单领料)、产出(生产订单收货)、使用(工作中心在工艺路线中的使用)、转移(移库/盘盈/盘亏/运输),等等。

       在系统中,这些交易是以记录的形式来描述,并保存在关系型数据库的相关表中。不同记录之间,可以通过主键来建立关联,这应该也是关系数据库的内涵所在吧。各种形式的记录关联,也正是业务集成得以实现的技术基础。对于软件工程师来说,可能还要进一步了解表结构和存储过程等技术细节;对于普通用户来说,关于ERP的数据结构,了解到这一步应该就足够了。

三、从用户界面层面上看

       ERP数据库的数据结构和内容主要展现在各种凭证中,而凭证(document),是ERP用户界面主要的载体或容器。也可以换个更加形象的说法,凭证就是ERP中的“舞台”,交易记录是“舞台”的表演记录,“舞台”中的主角有组织架构、主数据和业务控制参数。

       ERP中的组织架构是企业实际组织架构在ERP中的虚拟化,是各种业务交易的主体或操作者。以SAP/ERP为例,代表集团企业的组织架构叫“Client”,代表法人企业的组织架构叫“公司代码”,与采购业务有关的组织架构有“采购组织”和“采购组”,与销售业务有关的组织架构有“销售组织”、“分销渠道”和“产品组”,与生产业务有关的组织架构有“工厂”、“计划区域”、“计划组”,与仓储有关的组织架构有“工厂”、“仓库”、“存储地点”,等等。组织架构,也是ERP中权限设计的主要参考依据。

       ERP中的主数据基本有三类:以物料主数据为代表的资源主数据,以采购信息记录、销售价格等为代表的资源价格主数据,以及以供应商主数据、客户主数据为代表的商业伙伴主数据。ERP的中文全称叫“企业资源计划”,其使命是将客户对产品或服务的需求转化为对资源的需求,并获取和整合资源以交付给客户所需的产品或服务。为了计划并管理好企业所涉及的各种资源,ERP需要以主数据的形式将各种资源进行详细的描述。我们讲ERP是一个业务交易记录系统,交易的对象(客体)就是以物料为代表的各种资源,而与企业做交易的对方包括供应商和客户,她们也要以相应的主数据来予以描述,交易的价格则维护在各种价格主数据中。

       不同的业务交易,有不同的交易过程和处理要求。即使是同一类交易,比如,同样是物料采购业务,因为组织架构或交易主体的不同,我们希望有不同的管理要求。为了在相同的凭证上实现不同的管理要求,ERP是通过控制参数来实现。比如,通过不同的凭证类型来区分不同的业务,或者通过不同的订单类型来区分凭证号码的范围,或者通过不同的凭证类型来显示不同的字段,等等。简言之,因为有控制参数的介入,ERP系统就可以针对企业和业务的不同需求,通过系统的不同参数配置来实现。

       如上所述,组织架构代表企业自身,商业伙伴主数据代表交易的买方或卖方,物料等资源主数据代表所交易的对象,各种价格主数据代表交易价格,控制参数代表不同的交易界面或交易路径,她们根据各自的角色汇集到业务凭证所代表的舞台,共同演绎着一幕幕以交易为主题的商业剧。如果要把商业剧的剧情做各种统计、分析和概括,那就是ERP中的业务报表。再从用户学习的角度看,组织架构、主数据(资源、价格、商业伙伴)、控制参数、凭证和报表等五要素,是ERP的主要构成要素,用户只有了解清楚了上述五种的角色的内容和扮演,才算是摸到了ERP的门。

       交易内容是无限的,而ERP的界面空间是有限的。为了尽可能结构化地展现出尽可能多的数据,凭证通过抬头和行项目来组织。凭证抬头(document header)往往展示全局性内容,比如组织架构、交易主体、交易日期、交易当前状态,等等。凭证行项目(document item line)则主要显示以物料等为代表交易对象信息,比如物料名称、交易数量、交易地点,等等。凭证抬头和凭证行项目是“一对多”的关系,其实现方式就是凭证抬头表和凭证行项目表之间主键的相互对应。

ERP凭证结构及内容示例

图2 ERP凭证结构及内容示例
 
       在ERP系统中,基本有两种形式的业务流程集成。一种是基于工作流(workflow),另外一种是基于相关凭证所形成的凭证流,而且以后者为主。以采购业务为例,从询价单-采购订单-提前送货通知 -收货单-供应商发票-付款,各个环节都有相应的凭证,凭证之间双向关联和可追溯,从而支持采购业务的“一个流”管理,也就是所谓的采购业务集成的实现,其背后的技术支撑还是关系型数据库的数据关联机制。

基于凭证流的业务流程集成示例

图3 基于凭证流的业务流程集成示例
 
       总结上述对ERP的架构剖析,我们可以归纳出ERP系统的三个主要特点:

       1)ERP是一种基于关系型数据库的企业(资源)交易记录系统;

       2)ERP的构成要素主要有组织架构、主数据(资源、价格、商业伙伴)和控制参数,它们根据业务场景的需求,通过交易来进行综合,并一起体现在交易凭证中;

       3)ERP中的业务集成是基于数据和流程的集成;

       掌握了ERP的上述三个特点,就基本掌握了ERP的大体架构,就可以为我们学习和熟练应用ERP打下坚实的基础。再与ERP中销售、采购、生产、财务等各模块的业务场景学习相结合,我们基本就可以掌握ERP的全貌。
 
责任编辑:程玥
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