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ERP系统巧用流程

2022/6/6    来源:e-works    作者:郑荆陵      
关键字:ERP  流程  计划  
业务流程管理在企业的应用已经很普及了。还记得企业ERP系统上线前,项目组按实施顾问的要求绘制出来了许多的业务流程,对此不禁让人感叹,这还是流程管理吗?堪比一个有交通规定的城市,但公路上却没有交通标识!
       传统的业务流程是从底层的作业开始设计的,如xx入库流程、xx领料流程、xx出库流程等等,其目的是管理好物料的“交接”行为,防止丢失、买空卖空。但实际上企业资源规划的流程(简称ERP流程)是从顶层开始的,目的是实现企业的价值增值。

1.ERP流程

       从企业生产运营管理的角度来看,ERP流程包含两类流程,一类是生产计划流程,简称计划流程;另一类是执行计划流程。

       计划流程包括生产计划的制定、物料需求(MPS/MRP)计算、“供需”平衡、执行计划下达多项活动;而执行计划流程包括采购、产品及销售。企业俗称的三大核心业务流程,如图1所示。
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图1 ERP流程

2.ERP流程的工作原理

       图1中的A产品规划,是来自决策层的原始数据。

       计划流程可依据“产品规划,或销售定单”的处理逻辑,对A产品进行主生产计划(MPS)的数据处理,得知:A产品要生产多少?什么时候生产?然后再进行A产品物料需求计划(MRP)的数据处理,得知:需要什么?需要多少?什么时候需要?最终通过资源调整后,下达给业务部门执行之。

       执行计划流程,是在业务部门收到执行计划后,通过定单完成的。例如业务部门按照A产品的需求,先采购原材料,即执行采购定单;然后再将原材料生产为A产品,即执行生产定单;最后将A产品销售给客户,即执行销售定单。

3.ERP流程特点

       (1)计划流程的特点是集中。

       图1计划流程将传统分散的销售计划、采购计划和生产计划进行集中管理。但是集中计划存在着两个问题:一是做产品的MPS/MRP数据处理,不仅要求熟背大量的产品资料,还要有大量的动态数据参与运算,这是人工做不到的;二是人工计算物料需求的工作量非常大,时间也很长,计划的时间不允许。

       (2)执行计划流程的特点也是集中。

       将传统分散的作业流程,统一地归纳到对应的定单中去。以定单为最小管理单元设计流程。相对之前的作业流程,大大减少了流程的数量,也消除了作业流程之间的冗余信息。从简了管理,也不失目标:“低成本高效率”所愿。

       但是这样做也有一个问题。由于定单流程是跨部门多作业的,便存在着如何协同工作的问题。传统的管理有通过电话,或多部门统一办公的解决方案,但是效率较低。那么ERP系统又是如何实现的呢?

4.ERP系统管理模式

       如果我们将图1的ERP流程移入特定的环境,与部门、平台功能、管理需求相融合,通过平台功能和系统后台的支持,实现互联互通,如图2 ERP系统管理模式,便可以轻松地解决上述的两个问题。
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图2 ERP系统管理模式
注:图2可参考《用鱼骨思维图看ERP系统》一文。

       ERP系统管理模式的工作原理:

       (1)计划流程需要解决计划集中的问题。生产计划通过“MPS/MRP”平台进行集中处理。一方面ERP系统提供了大量的产品资料和动态数据;另一方面利用计算机强大的“运力”,快速地处理MPS/MRP数据。这样便轻松地解决了计划集中问题。

       (2)执行计划流程是要解决定单跨部门多作业的协同工作问题。请参考图3 定单流程的平台操作方法。

5.ERP定单管理模式

       根据上述,执行计划流程是以定单形式执行的。因此图2有采购定单、生产定单和销售定单,分别对应采购定单流程、生产定单流程、销售定单流程,简称定单流程。

       下面以采购定单管理模式为例图3。(为了学习方便,该定单仅设计了两个作业:采购入库和应付款。)
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图3 ERP定单管理模式

       (1)ERP定单管理模式的工作原理

       采购定单管理模式的特点,将定单流程与部门/岗位、平台功能、操作步骤和操作规范融为一体。很明显,图3的管理模式固化了定单流程、作业、平台功能、岗位、用户,甚至是作业行为,唯一变化的是定单上的执行命令。这样便大大地减少了管理的工作量和成本。

       (2)ERP定单平台操作方法

       那么ERP定单管理是如何操作的呢?仍然以图3采购定单为例,表1列出了定单平台的操作方法。
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       简述地一下表1平台协同工作的操作过程:

       在定单执行前的准备工作中,计划员已经下达了执行计划,接着业务部门可进入定单平台操作;

       第1步:采购员进入定单功能模块,收到MPS/MRP传来的数据,可在进行微调后,提交定单;当采购主管确认该定单后,采购员才能去采购材料;

       第2步:供应商送货时,采购员通过验收货物后,确认入库单;

       第3步:当入库单确认后,仓库管理员才能收货入库;

       第4步:当财务会计收到供应商的发票,并与入库信息勾兑之后,系统生成电子发票,并审核;

       第5步:出纳员依据电子发票进行应付款处理;

       第6步:最后一步便是总账会计对定单的业绩评价。

       表1除了实现协同工作以外,还有信息拓展的应用问题。例如“管理信息&价值信息”,这些原始数据涉及到计划流程目标中:“企业的价增值”的应用问题。

总结

       尽管每个企业都有自身独特的ERP流程,然而这些流程的特点都是集中的。企业通过集中计划驱动企业核心业务,从而满足客户的需求,以实现产品利润的最大化。然而目前许多企业虽然已经上了ERP系统,但是计划还是分散的,是在ERP系统之外处理的。ERP系统巧用流程用图表的形式,从理论到设计,从工作原理到操作实现,本文对这一系列过程进行了思维导图陈述,希望在数字化转型之际与企业的同行们共享。
 
责任编辑:贺熙鲁
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