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ERP集成方案的常见场景、挑战和方法

2022/6/24    来源:e-works    作者:徐睿      
关键字:ERP  集成方案  
本文阐述了为什么要将ERP与其他业务系统集成,常见的场景是什么,它们带来了哪些优势,并回顾了当前主流的三种ERP系统集成方法。
       ERP集成对企业至关重要。ERP系统通常被认为是企业的支柱,无论是地电子商务、供应链、制造还是医疗保健业务行业。但要充分发挥其ERP系统的潜力,企业需要将其与其他应用程序集成,以确保一致的数据流,提供对企业准确信息的访问,并使业务流程自动化。

       那么,现在深入了解一下为什么要将ERP与其他业务系统集成,常见的场景是什么,它们带来了哪些优势,并回顾了当前主流的三种ERP系统集成方法。

为什么仅靠ERP是不够的?

       企业资源规划(ERP)是一种商业软件,可以帮助企业管理核心运营、流程和资源。由于其众多的模块和复杂性,ERP通常被认为是主要的记录系统,它从企业的多个部分收集数据,例如会计、人力资源、销售、制造、电子商务等等。

       作为一个独立的解决方案,ERP可以涵盖多个业务功能,最常见的是供应链、人力资源、客户关系、财务、商业和制造。然而,企业单独使用ERP方案来处理上述所有事情的情况并不常见。与其相反,CRM或HCM等ERP补充模块涵盖了工资单、个人记录保存或联系人管理等基本流程。他们可以在业务规模相对较小的情况下提供良好的服务,但随着业务的增长,会出现更复杂的需求和要求,例如复杂、深入的客户行为分析、对移动设备的支持,或人才的保留和新员工的入职。

       这意味着企业迟早会受到某些ERP嵌入式模块的功能限制,并开始寻找可以填补空白的成熟解决方案。这需要将ERP连接到其他应用程序和数据源,这导致ERP集成方案应运而生。

ERP系统集成的目的是什么?

       一般来说,ERP系统集成就是将ERP软件与其他企业业务应用程序和软件系统连接起来,进行数据同步。其示例包括客户关系管理(CRM)系统、人力资本管理(HCM)、电子商务平台、管理信息系统(MIS)、学习管理系统(LMS),以及场景和选项等等。

       因此,ERP集成的主要目的是确保信息在多个系统之间持续共享并保持最新和相关。这保证了企业运营和流程的效率和良好绩效,并提供了所有关键任务数据的整体视图。

ERP集成的三个主要优势

       当企业将ERP与其他系统集成时,它允许他们确保数据完整性,并将其ERP软件用作整个组织共享的真实数据源。这有助于做出明智的决策和全面的业务分析。但ERP集成的好处远不止于这些。

       (1)通过更少的错误和更高的过程自动化降低成本

       当确保ERP和其他应用程序之间的持续数据交换时,它显著地减少了人工数据输入的需求——这是团队在各个部门面临的最大挑战。

       例如,应用程序开发平台TrackVia的调查发现,47%的建筑和工程经理和高管仍然使用人工数据输入方法来获取关键项目和现场数据。根据调研机构进行的一项研究,23%的销售人员认为人工输入数据是他们使用CRM软件的最大挑战。

       而另一项调查表明,供应链中55%的高管仍然使用人工流程做出计划决策;28%的高管甚至声称他们的整个决策过程没有获得系统支持。

       人工数据输入的问题在于它既耗时又低效,想象一下花费数小时输入或更新客户或产品数据,而在此期间原本可以做一些更有效率或有用的事情,但它也极容易出错。进程较慢的潜在客户路线可能会导致销售损失、错误的产品价格可能导致收入下降,以及可能导致错过生产期限的产品供应延迟,而所有这些都会花费大量资金。

       将ERP与其他应用程序集成可以实现关键业务流程的高级自动化,例如订单处理、客户管理、会计、库存更新、采购订单等。例如,一旦通过企业的商务平台下达销售订单,订单详细信息和客户信息自动传输到ERP系统,触发订单创建和履行流程。无需人工输入数据,不涉及意外的人为错误。

       (2)升级老旧ERP系统

       值得注意的是,就ERP系统而言,本地解决方案仍然非常流行。例如,最近一项研究表明,45%的受访者仍在本地服务器上运行他们的ERP解决方案,另有22%的受访者采用混合模型,其中当前的ERP核心系统通过特定的云功能进行扩展。而另一项研究发现,35%的受访者仍然拥有本土的遗留ERP系统。

       遗留解决方案的问题在于,它们通常缺乏许多如今对获得竞争优势、改善运营以及提高员工生产力至关重要的功能,例如高级分析、实时数据洞察、透明数据流和即时数据可用性。

       建议企业切换到云ERP系统或者甚至更好的是后现代ERP解决方案似乎是合理的,但这种切换可能需要数年时间。虽然从当今的角度来看,遗留系统可能存在许多缺陷,但它们有一个很大的优势——允许极高水平的定制来满足所有业务的需求。但是,是什么让它们如此优于许多标准化的云解决方案,也使得它们在不再适用于当前的时代精神时很难被替代。

       通过追求ERP集成,企业可以为其遗留系统注入新的活力。支持企业业务模式的缺失功能,例如高级商业智能、跨组织库存管理或确保卓越的客户体验,可以通过与其他系统的集成来添加。只要老旧ERP系统保持正常运行,企业就可以继续使用它,而不会中断现有运营并显著改进和自动化其业务流程。

       (3)通过集中数据做出更好的决策

       商业成功等同于优质数据和洞察力。当然,企业确实会定期生成大量数据。尽管如此,拥有大量数据和拥有准确数据并最好在一个地方访问,并分析它之间存在的差异。后者对于企业的成功变得越来越重要。

       然而,正如埃森哲公司的调查表明所示,大量企业仍然难以通过ERP来利用其数据。

       将ERP与其他业务应用程序集成可确保所有相关的客户、产品、订单、销售、履行和其他建立卓越客户体验的数据都集中并保持最新。因此,数据的准确性显著地提高。除此之外,它还确保所有部门都可以直接访问最新数据;例如,会计部门不必等待销售部门的收入信息。这种透明度、准确性和数据可用性有助于更好、更快地做出决策,并确保总体上顺利的业务运营。

ERP系统集成面临的三大挑战

       实施ERP系统本身就具有挑战性和资源消耗。事实上根据各种研究,由于各种因素,多达50%的这样的项目最终失败。企业的首席信息官在开始实施ERP之前没有足够重视数据管理,或者没有充分意识到需要采取哪些数据管理行动。

       将ERP与其他业务软件应用程序和系统集成可能是一个新的复杂程度。这就是为什么拥有良好的ERP集成策略很重要的原因。以下是此类战略中需要考虑的挑战和方面的几个示例。

       (1)战略重点和利益相关者不明确

       有人说,“我们购买了新的CRM,现在需要将其与ERP集成”,而这并不是应该触发ERP系统集成项目的决定。为了从中获得最大价值,在理想情况下,只使用真正需要的开发资源,这样的项目需要从业务而不是技术的角度来解决。

       例如,为了增加收入、提高员工效率和改善客户体验,哪些业务工作流必须通过这种集成实现自动化?回答这些问题,才将清楚地了解自己需要如何处理ERP集成项目。

       这也意味着将IT团队和业务部门中的关键利益相关者聚集在一起,以确定关键业务流程和自动化要求以实现集成以满足业务需求,这一点很重要。

       (2)技术专长短缺

       缺乏足够的专家资源来集成可能具有不同数据格式和类型的各种系统,可能会导致项目在最佳情况下的延迟;在最糟糕的情况下,它可能会导致大量错误和虚假数据,最终损害业务。

       问题是即使两个应用程序提供相同类型的API,它们最有可能对数据对象使用不同的命名方法。如果企业的ERP是高度定制的,那肯定是这种情况。如果其大多数应用程序都是基于REST API构建的,但HCM和会计软件运行在SOAP上会怎么样?所有这些都是不同的知识领域,企业需要团队中的专家提供帮助。

       (3)没有将实时放在首位

       这是另一个技术方面,但它是一个重要方面。ERP中的业务流程集成传统上是面向批处理的,由于事务主要是单向集成的,因此可以有效地工作。

       这已不再是这种情况。如今,有许多场景需要将数据从ERP实时馈送到其他企业应用程序和系统。例如。本土API、门户网站以及移动或物联网设备都可能依赖于即时数据更新。习惯于传统ERP集成的系统集成商可能无法处理这个问题。

供应商提供的集成工具

       随着人们越来越了解内置集成功能对于成功采用应用程序的重要性,现在许多供应商都提供了用于将应用程序相互连接的解决方案。

       这些解决方案背后的方法和方法以及集成系统的前景各不相同。例如,一些供应商在后台使用第三方集成中间件,这意味着基本上在将他们的应用程序与其他软件集成时,使用的是集成平台供应商提供的工具。

       其他供应商开发内部中间件技术并提供现成的集成。一些供应商与合作伙伴合作,将集成的开发和维护外包,但仍通过自己的市场提供。

       这种方法的好处是它可以节省大量的资源。但潜在的缺点是所提供的解决方案相对不灵活。由于它们通常是标准化的以适应最常见的场景和业务流程,因此如果企业对ERP或CRM进行了大量自定义。

使用第三方集成中间件

       许多软件供应商专门提供集成平台和中间件,以减少甚至消除在ERP系统和其他软件应用程序之间构建内部集成的需要。这些解决方案可以使用各种架构模式构建,每种架构模式都有自己的优点和缺点。

       此类专用集成工具旨在自动化各种系统之间的数据流,同时消除对刚性点对点集成的需求,促进数据转换并实现集成的集中管理。

       然而,使用第三方工具也意味着供应商锁定的风险,这意味着企业选择合适的供应商需要仔细评估业务需求和要求,与其他业务利益相关者进行积极的IT协作,以及对未来发展的清晰愿景业务流程自动化。
责任编辑:程玥
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