ERP系统IT的真实作用

1.ERP系统的IT支撑系统

       首先回答第一个问题，IT原型是怎样的？

       百度说管理信息系统（MIS）“是一个：以人为主导，利用计算机硬件、软件网络通信设备及其它办公设备进行信息采集、传递、加工、存储，更新和维护的系统工具”。因此我们可以从管理信息系统的IT的构成，与基本功能：“采集、存储、计算、传递”来认知ERP的IT，如图1所示。
       图1我们可以从纵向和横向两个角度来观察IT支撑系统：纵向是管理需求、业务流程、工作任务与IT支撑系统的互联；横向是企业多层次、多专业管理与IT支撑设备的互联。

       （1）IT基本构成

       纵向是企业运作管理基本环境，从管理需求、业务流程、工作任务三个维度来关联IT支撑系统。其中IT支撑系统主要包括网络、计算机硬件、ERP软件服务器、数据库服务器、显示器多类设施。 网络建设，绝大多数都是以企业内部网络为主，以安全实时快速地传输信息为建设目标；ERP软件服务器，顾名思义是ERP软件运行的地方； ERP数据库服务器，顾名思义是企业动态数据存储和运行的地方；显示器（终端），则是显示信息的地方。

       （2）基本功能

       横向站在管理信息及管理专业的角度，有计划管理、定单管理、成本管理、财务管理，这四类管理的工作任务均对应着IT支撑系统的设备。可以说，IT支撑系统是通过嵌入企业的工作任务与管理需求、业务流程以实现互联互融的。

       因此，在企业确定的工作任务前提下，IT支撑系统给工作任务赋予了高效的功能，从而大大地提高了管理效率。例如依据业务流程：

       计划管理。在计划管理的计划处理的工作任务中，工作难度最大的是快速地计算出产品的MPS/MRP需求。这个交给计算机的CPU完成，因为它有超强的“运力”！

       定单管理。在生产运作管理中工作任务：采购、生产、销售，最重要、最难的是采集、存储动态信息。这个交给数据库来完成，它有海量的“记忆力”；

       成本管理。图1的工作任务：价值分析。这里与传统的成本核算是有区别的。正因为有了价值流信息的支持（见图可控信息流），便可以通过实时跟踪、或追溯问题定单，管理与控制问题作业。例如，当发现某个物料的采购入库价格高于采购计划价格时，是否要控制该物料继续入库？因此价值分析是管理作业活动，而不是月底算账。这个堪比生产线上的摄像头，又高于其摄像头。因为它不仅要求显示生产线的现场，还有显示当前正在生产的产品数据和成本！这个交给显示器完成，它具有“现场”动态数据的“穿透力”；

       财务管理的工作任务：应收应付、总账处理和财务报表。这是ERP系统最成熟最常用的功能了。显然如果成本管理做得好的话，财务管理的工作任务是清晰的、简单的。这其中显示器的使用频率很高。

2.IT支持任务

       现在回答第二个问题，IT支撑系统是如何帮助企业管理的？
       在回答第一个问题时，我们已经将各类工作任务分给了IT，或说分配给了设备，因此可以说第二个问题已经基本得到了解答，只是需要明确一下 IT的具体支持任务而已，见图2。

       计划运算。计划管理的主要工作有编制生产计划、跟踪执行计划、调整计划。编制生产计划需要大量的企业现场资料、产品资料并且要做大量物料净需求的计划运算。这些资料在IT支撑系统中都已经备齐了（见信息流），可以直接进行计划运算。

       信息采集、存储。在生产运作管理中，ERP是以定单为管理单元的。采集定单上的每一次作业活动数据，并存储在数据库里，只要查询定单的执行状态，便可以实现对定单的控制了（见可控信息流）。对比传统的要求管理人员“下车间，到现场”的办法，该工作效率要高得多。

       价值差异明细。在成本管理中，我们已经知道系统已经将定单的作业数据存储起来了，那么只要将计划成本的数据加入到物料主数据中去，便可以观察到定单的物料成本差异，进行价值分析了。这里是实施ERP系统最受益的地方，也是目前在企业应用中普遍存在的盲区。

       收/付款明细。ERP的应收应付是与销售/采购定单关联的，财务管理的日常工作应收应付操作，ERP系统后台会自动完成分录，并可随时查询到收/付款的明细。

       业绩分析与评价。这是一个需要拓展的应用。系统数据库里有许多历史数据，可以提供业绩评价。当然这里需要业绩价标准，例如：标准计划与现行计划的对比，标准计划与实际计划的对比等等。

       信息传递。不言而喻，由IT支撑系统全权负责。

       最后关于未来的财务管理。ERP将成本管理推到了财务管理的前面，成本管理不再是计算分摊产品成本了，而是分析活动价值，管控作业活动了。也就是说如果动态发现某个作业活动价值差异有问题，便可以立刻去制止（这也许是作业成本管理吧？）。如果这样，那么现行的财务核算体系将被替代。财务管理的工作，便不再被成千上万条数据“缠身”了。应收应付、业绩分析与评价，则成了为日常。至于编制财务报表，那是ERP系统的本能！

       总结一下，ERP的IT真实作用很简单，可以用“参与”两个字概括。IT支撑系统由网络、服务器、显示器构成，功能也很简单：采集、存储、计算、传递，但是它的支撑能力却很强大，无论是海量数据的计算，还是多样、复杂、动态数据的采集与存储，特别是网络的传递能力，都是传统的管理信息系统无法比拟的。
       
       当下，企业构建ERP系统并不难，但是用好它确不容易，关键是靠人，靠组织好人。因此我们需要系统地学习ERP系统。不可以看山是山，看水是水；更不可以将树木夸大为森林，将湖泊夸大为海洋。我们需要学会“山水”关联、事物关联、万物关联，用系统的思维方式，脚踏实地的工作态度，去用好ERP系统。