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ERP系统IT的真实作用

2022/7/4    来源:e-works    专家:郑荆陵      
关键字:ERP  IT支撑系统  
ERP是企业的管理信息系统,人们对其中的信息技术(IT)充满了极大的想象力,并寄予了很大的希望。那么ERP的IT原型是怎样的?它又是如何帮助企业工作的呢?
1.ERP系统的IT支撑系统

       首先回答第一个问题,IT原型是怎样的?

       百度说管理信息系统(MIS)“是一个:以人为主导,利用计算机硬件、软件网络通信设备及其它办公设备进行信息采集、传递、加工、存储,更新和维护的系统工具”。因此我们可以从管理信息系统的IT的构成,与基本功能:“采集、存储、计算、传递”来认知ERP的IT,如图1所示。
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图1 IT支撑系统模型

       图1我们可以从纵向横向两个角度来观察IT支撑系统:纵向是管理需求、业务流程、工作任务与IT支撑系统的互联;横向是企业多层次、多专业管理与IT支撑设备的互联。

       (1)IT基本构成

       纵向是企业运作管理基本环境,从管理需求、业务流程、工作任务三个维度来关联IT支撑系统。其中IT支撑系统主要包括网络、计算机硬件、ERP软件服务器、数据库服务器、显示器多类设施。 网络建设,绝大多数都是以企业内部网络为主,以安全实时快速地传输信息为建设目标;ERP软件服务器,顾名思义是ERP软件运行的地方; ERP数据库服务器,顾名思义是企业动态数据存储和运行的地方;显示器终端),则是显示信息的地方。

       (2)基本功能

       横向站在管理信息及管理专业的角度,有计划管理、定单管理、成本管理财务管理,这四类管理的工作任务均对应着IT支撑系统的设备。可以说,IT支撑系统是通过嵌入企业的工作任务与管理需求、业务流程以实现互联互融的。

       因此,在企业确定的工作任务前提下,IT支撑系统给工作任务赋予了高效的功能,从而大大地提高了管理效率。例如依据业务流程:

       计划管理。在计划管理的计划处理的工作任务中,工作难度最大的是快速地计算出产品的MPS/MRP需求。这个交给计算机的CPU完成,因为它有超强的“运力”!

       定单管理。在生产运作管理中工作任务:采购、生产、销售,最重要、最难的是采集、存储动态信息。这个交给数据库来完成,它有海量的“记忆力”;

       成本管理。图1的工作任务:价值分析。这里与传统的成本核算是有区别的。正因为有了价值流信息的支持(见图可控信息流),便可以通过实时跟踪、或追溯问题定单,管理与控制问题作业。例如,当发现某个物料的采购入库价格高于采购计划价格时,是否要控制该物料继续入库?因此价值分析是管理作业活动,而不是月底算账。这个堪比生产线上的摄像头,又高于其摄像头。因为它不仅要求显示生产线的现场,还有显示当前正在生产的产品数据和成本!这个交给显示器完成,它具有“现场”动态数据的“穿透力”;

       财务管理的工作任务:应收应付、总账处理和财务报表。这是ERP系统最成熟最常用的功能了。显然如果成本管理做得好的话,财务管理的工作任务是清晰的、简单的。这其中显示器的使用频率很高。

2.IT支持任务

       现在回答第二个问题,IT支撑系统是如何帮助企业管理的?
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图2 IT支持任务

       在回答第一个问题时,我们已经将各类工作任务分给了IT,或说分配给了设备,因此可以说第二个问题已经基本得到了解答,只是需要明确一下 IT的具体支持任务而已,见图2。

       计划运算。计划管理的主要工作有编制生产计划、跟踪执行计划、调整计划。编制生产计划需要大量的企业现场资料、产品资料并且要做大量物料净需求的计划运算。这些资料在IT支撑系统中都已经备齐了(见信息流),可以直接进行计划运算。

       信息采集、存储。在生产运作管理中,ERP是以定单为管理单元的。采集定单上的每一次作业活动数据,并存储在数据库里,只要查询定单的执行状态,便可以实现对定单的控制了(见可控信息流)。对比传统的要求管理人员“下车间,到现场”的办法,该工作效率要高得多。

       价值差异明细。在成本管理中,我们已经知道系统已经将定单的作业数据存储起来了,那么只要将计划成本的数据加入到物料主数据中去,便可以观察到定单的物料成本差异,进行价值分析了。这里是实施ERP系统最受益的地方,也是目前在企业应用中普遍存在的盲区。

       收/付款明细。ERP的应收应付是与销售/采购定单关联的,财务管理的日常工作应收应付操作,ERP系统后台会自动完成分录,并可随时查询到收/付款的明细。

       业绩分析与评价。这是一个需要拓展的应用。系统数据库里有许多历史数据,可以提供业绩评价。当然这里需要业绩价标准,例如:标准计划与现行计划的对比,标准计划与实际计划的对比等等。

       信息传递。不言而喻,由IT支撑系统全权负责。

       最后关于未来的财务管理。ERP将成本管理推到了财务管理的前面,成本管理不再是计算分摊产品成本了,而是分析活动价值,管控作业活动了。也就是说如果动态发现某个作业活动价值差异有问题,便可以立刻去制止(这也许是作业成本管理吧?)。如果这样,那么现行的财务核算体系将被替代。财务管理的工作,便不再被成千上万条数据“缠身”了。应收应付、业绩分析与评价,则成了为日常。至于编制财务报表,那是ERP系统的本能!

       总结一下,ERP的IT真实作用很简单,可以用“参与”两个字概括。IT支撑系统由网络、服务器、显示器构成,功能也很简单:采集、存储、计算、传递,但是它的支撑能力却很强大,无论是海量数据的计算,还是多样、复杂、动态数据的采集与存储,特别是网络的传递能力,都是传统的管理信息系统无法比拟的。
       
       当下,企业构建ERP系统并不难,但是用好它确不容易,关键是靠人,靠组织好人。因此我们需要系统地学习ERP系统。不可以看山是山,看水是水;更不可以将树木夸大为森林,将湖泊夸大为海洋。我们需要学会“山水”关联、事物关联、万物关联,用系统的思维方式,脚踏实地的工作态度,去用好ERP系统。

 
责任编辑:贺熙鲁
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