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ERP运行的“3221”长效机制

2022/7/11    来源:微信公众号《数字化演易》    作者:丁肇之      
关键字:ERP  
本文总结了ERP运行的“3221”长效机制,即,3个导向,2个回顾,2个落实,1个改善,供大家参考。
       自上世纪90年初至今,ERP在中国制造型企业的导入和应用已有30多年的历史,现在俨然已经成为企业经营管理的基本工具,那怕是稍微有点规模的企业,都将ERP的实施和应用作为管理改善的首要举措。但是,需要看到的是,大部分已经实施了ERP的企业,ERP的应用效果并不理想,原因是多方面的,而缺乏ERP运行的长效机制,应该是其中的主要原因。本文中,笔者根据自己近20年的ERP实施和应用经验,总结了ERP运行的“3221”长效机制,即,3个导向,2个回顾,2个落实,1个改善,供大家参考。

ERP运行的“3221”长效机制

图1 ERP运行的“3221”长效机制
 
3个导向

       “3个导向”回答的是ERP应用和运行向何处去的问题,具体包括:问题导向、结果导向和目标导向。

       通常,在ERP上线运行后的第一个月,也就是ERP实施项目的运行支持阶段,项目组需要用到一个管理工具——上线问题清单,以记录ERP运行中遇到的各种问题,并对每个问题进行原因分析和制订解决措施,指定相关责任人和干系人(详见项目管理的RACI职责矩阵),明确问题解决的截止日期,以推动和加快ERP运行中各类问题的解决,确保ERP运行早日趋于平稳和正常。实际上,问题清单中的问题就是ERP应用和运行的改进方向,笔者称之为“问题导向”,而以问题清单为载体的问题导向,不仅适用于ERP上线支持阶段,还适用于ERP运行的始终,只不过,问题清单中的问题大都是点上的、局部的问题,大多数是主数据、系统功能、运行速度等方面的操作性或系统性能的问题。

       ERP上线并运行了一段时间以后,企业也可以对ERP运行的结果做评估,评估内容和标准可以采用ERP应用成熟度模型(详细可见笔者之前的文章:ERP应用成熟度模型概述)。通过ERP应用成熟度模型,企业可以了解到本企业的ERP应用处于何种水平,以及后续如何优化。另外,企业也可以将自身的ERP应用结果与同行或其他企业的ERP应用水平进行比较和对标分析,从对标中发现差距并推动ERP应用的深入和优化。无论是根据ERP应用成熟度模型评估,还是通过同行对标的方式来识别ERP运行中所存在的差距和改进方向,都是从ERP结果的角度来讲,笔者将这种做法称为“结果导向”。

       任何企业实施和应用EPR的目的是提升其经营管理水平,进而支持本企业的发展战略和经营目标的实现。换言之,企业也可以从自身的发展战略出发,从经营目标的实现出发,来看它们对企业的ERP运行具有哪些要求,来看它们希望ERP运行提供什么样的支持;而这些要求和支持,其实也是ERP应用和运行的改进方向,笔者称之为“目标导向”。

       问题导向、结果导向和目标导向,是分别从不同的角度来看ERP的应用和运行应该向何处去,而三个导向的定期和综合运用,兼顾了短期和长期,兼顾了局部和整体,可以为ERP的应用和运行提供有针对性的,动态、全面和系统的方向性指导。

2个回顾

       通过“3个导向”,ERP应用和运行的改进方向明确了,接下来就是具体如何去推动和落地了,这就需要有相应的“抓手”来承接。从数字化建设的特点来说,ERP应用和运行之于企业经营管理的意义或价值主要有两个:以流程为纽带的业务端到端,以及通过数据来驱动企业的经营管理。换句话说,如果ERP应用和运行算是有效的话,就能帮助企业提升其流程效率,并为企业的经营管理提供高质量的数据支持。因此,ERP应用和运行优化的抓手可以是流程效率和数据质量,而企业则需要有常态化的管理机制,定期地评估ERP中的流程效率和数据质量,以流程效率和数据质量的提升,作为ERP应用和运行优化的具体举措。

       企业需要定期,最好是每个月至少一次,评估其ERP中关键业务流程的效率是否逐月都得到了改善;如果没有改善,或者说反而有退步,那说明ERP应用和运行的质量也在下降。ERP中的关键业务流程主要有:订单到收款(order-to-cash),采购到付款(procure-to-pay),计划到生产(plan-to-produce),请求到服务(request-to-service),记录到报告(record-to-report),等等,企业对这些流程的实时监控和定期回顾,有助于ERP中流程效率的提升。

       ERP的有效运行离不开高质量的数据,包括静态的主数据和动态的交易数据。ERP的有效运行对数据质量的要求包括数据的准确、完整、及时和可交互,等等。为了确保数据的高质量,企业必须建立数据质量的维度、要求和评估手段,并定期进行数据质量的评价,以PDCA循环来推动数据质量的持续改善。

2个落实

       在ERP的应用和运行过程中,流程效率和数字质量的定期回顾和持续优化,最终要落实到人,要落实到ERP系统的操作用户,以及操作用户所在部门的部门主管;其中,操作用户承担具体责任,所在部门的主管承担领导责任。

       流程效率和数据质量的持续优化要落实到人,要落实到操作用户及其所在部门的主管,就要让相应人员想用、要用和能用好ERP系统。想用、要用指的是相关人员对ERP运行的正确态度,这需要有相应的“胡萝卜”和“大棒”来激励和鞭策。

       对于相关部门的部门主管来说,将流程效率和数据质量的提升纳入部门的经营管理考核中。如果上述两方面有提升,则给予奖励和绩效;如果上述两方面没有改善,甚至恶化,则给予处罚,乃至对部门主管进行警告、行政记过或调岗、下岗处理,这就能让部门主管以更积极的态度对待ERP的应用和运行。

       对于各个操作用户来说,除了将流程效率和数据质量的提升与其岗位绩效挂钩,企业还可以将ERP的熟练运用纳入到岗位职责和岗位要求中,通过人岗匹配和上岗认证来确保相关用户要用和能用好ERP系统。从人力资源开发的角度出发,企业还可以将ERP运行与相关人员的职业发展通道相关联,让全员意识到ERP的熟练运用能力是高阶管理人员的必备技能。

       当然,把ERP的有效应用和运行落实到人,把流程效率和数据质量的持续优化落实到人,就要求企业建立相应的ERP文化,并制订针对性的人力资源培训计划,从意识和行为上,促进好相关人员想用、能用好ERP。

1个改善

       企业实施和应用ERP的目的是改善企业的经营管理水平,是为了提高企业的市场竞争力。对于广大制造型企业而言,市场竞争力主要体现为三个方面:领先产品、亲近客户和卓越运营,而企业能否卓越运营与ERP的应用是否高效是紧密相关的。

       企业的卓越运营又可细分为三个方面:订单交期(order delivery time,简称T)、制造质量(quality,简称Q),制造成本(productioncost,简称C),而卓越运行的企业必须在TQC等方面远超行业同行。

       如果以局部或静态的视角来看T、Q、C,这三者似乎是相互矛盾,或者是风马牛互不相及的。因此,企业要想在T、Q、C等方面同时实现大的改善,必须要有一条主线或纲举目张之“纲”。对于ERP的应用和运行而言,这个“纲”就是ERP中的计划体系,换句话说,企业要想同时实现T、Q、C等方面的持续改善,必须持续优化ERP中的计划体系,以计划来统筹和平衡好企业运营在T、Q、C等方面的要求。ERP中的计划体系,具体包括生产计划(销售与运作计划、需求管理、主生产计划/物料需求计划、能力需求计划、车间生产排程,等等)和财务计划(全面预算、费用计划、成本中心计划、产品成本计划,获利分析,等等)。如果计划体系运行有效,企业就能“豫则立”,就能“多算胜少算”,就能“先算赢然后再做赢”。计划体系对制造型企业的重要性,对T、Q、C持续改善的重要性,大家可参考笔者之前的文章:数字化转型与计划管理。

小结

       任何管理方法或工具在企业的生根、发芽、壮干、分枝、开花和结果,必须要有相应的长效机制作保障。ERP运行的“3221”长效机制,分别从方向、抓手、主体和纲要等方面,系统地阐述了如何确保企业全员想用、要用、能用ERP和ERP用得怎样的相关要求和具体举措。如果企业能够把“3221”的长效机制彻底贯彻下去的话,就一定能把ERP用好,就一定能把ERP的应有价值充分发挥出来。

       最后,笔者还想告诫广大正在实施和应用ERP的企业:ERP的实施和应用不是短期任务,而是长期挑战;ERP的实施和应用考验的不只是技术保障,更多的是管理的跟进和基础的夯实;ERP的实施和应用改变的不只是业务的操作方式,更主要是人们的观念和行为。
责任编辑:程玥
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