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为什么供应链需要ERP系统?

2022/11/29    来源:微信公众号《弘毅供应链》    作者:卓弘毅      
关键字:ERP  供应链  
供应链很大很复杂,它涉及到许多企业,数据需要在不同组织和部门之间快捷、准确地流动,因此我们会需要ERP系统,可以用共同的数据做出更好的决定。
一、没有ERP会怎样?

       信息流对企业经营的重要性越来越高了。

       假设张三是一家工厂的销售,这天他接到一个客户的电话,向他询问一款名为CD50的产品是否有1000件的现货?如果没有,最早的交货期是什么时候?张三的工厂没有使用ERP系统,所以他回复客户要和工厂确认一下,然后才能答复对方。

       张三发了条微信给工厂仓管人员,查询CD50现在的成品库存数量,工人不紧不慢地打开电脑,在报表里搜索,然后告诉张三库存数量只有500件,后续的入库计划他也不清楚,让张三问一下生产计划。

       张三又找到了生产计划,让对方帮忙看一下CD50最近有没有安排生产?计划看了看库存报表,又在另外一个文件里查了下原材料数量,告诉张三“最近两周都没有安排生产,因为原材料不够,下一批到货预计是在三周之后”。

       这还没完,张三还获悉生产线任务非常繁忙,两个月之内的订单都已经排满了,即便原料到了也没法安排,除非张三能够获得生产经理的允许,可以插单生产。

       张三再次找到了生产经理,向他解释情况,寻求对方的配合。在经过张三的软磨硬泡之后,生产经理终于答应,可以在原料到货后安排生产,500件产品的制造周期大约是两个星期。

       张三非常高兴,连忙表示感谢,然后计算出一个大概的交货日期,回复给了客户。

       张三联系了仓库、计划和生产经理这么多人,只为了给客户回复一个交货期,而此时订单都还没影儿呢!

       张三问了一大圈,费时费力,效率很低。如果他的公司用了ERP,就可以直接在系统里查询库存状态、生产计划、原料到货和产能情况。

二、ERP究竟是一个什么系统?

       1.大型数据库

       企业里存在着大量的交易数据,例如仓库收到一批原材料入库,就是一条交易记录,仓库在发货后要扣账,这又是一条记录。公司每天都可能有上万次的交易,这些数据都被记录下来。

       随着数据越来越多,我们就需要进行管理,根据不同的属性,数据被放置在各自表格之中,所有的表格整合在一起就是数据库。

       我们可以把ERP看作是一个大型数据库,各个模块通过逻辑关系连接起来,提供即时的数据。

       此外,ERP可以标准化企业数据结构和流程。以产品编号为例,在没有上ERP之前,有些编号是字母开头的,有些是数字,这种数据结构是不统一的。通过ERP项目,可以一举扭转杂乱的数据结构,用一套标准化的格式来定义各项数据。

       ERP的另一个好处是摆脱了数据的冗余输入,由于是在同一个数据库里操作,意味着只需要输入一次即可,不用在多个表格里维护同样的信息,这就是单一数据源“Single Source of Truth”。

       2.流程标准化

       统一数据是一道前菜,ERP真正的大招是标准化流程,这是一把双刃剑,用好了可以提高企业管理水平,用不好就是“劳民伤财”。

       举一个给供应商下订单的例子。在没有用ERP的时候,张三公司的采购是手动做订单的,先看一下客户需求,减去成品库存和已排产的数量,然后根据物料清单算出物料需求数量,做好了采购订单后发给供应商。

       手工下单很麻烦,采购需要花费大量时间来计算,再把结果复制到电子表格里,最后发送电子邮件,这些环节都可能出错。

       更为复杂的是,每个采购员都有自己的“手势”,下单的习惯可能都不一样,有人倾向于每周发一次订单,有人会不嫌弃烦地隔天发订单,做事就没有标准。

       一家工厂况且如此,拥有数十家工厂的大型集团就更加复杂了,内部人员都已经没法好好交流了,所以急需一套标准化的流程来统一语言。

       ERP就是最佳的工具,它可以提供行业最佳实践来替代现有的模式。最佳实践是已在许多企业里获得了成功,是可以复制的成熟模式,用它来取代原有的流程,就可以实现标准化。

       以SAP为例,它使用了Schedule Agreement计划协议来取代传统的手工订单模式,简单来说,这是一种长期的采购协议,使用滚动的方式,让供应商分批地交货。

       这种模式有许多优点,采购方可以省下大量的人力成本,采购员不用再花时间去做订单了,同时还可以降低库存,因为大订单被切割成小批量交货了,随时可以拉动补货,有那么点JIT的意思。

       供应方可以更高效地计划和分配资源,库存也相应减少了。Schedule Agreement是标准化的流程,上ERP后可以彻底改变现有的过程,提高企业的效率和管理水平。

       但是,万一系统实施失败了,员工就会抱怨“ERP跑不起来,一点儿也不好用”。这是标准化流程可能存在的负面影响。

       当然了,经过软件厂商大量的行业经验积累和产品迭代,ERP是非常成熟的产品,标准化流程适用于大多数的企业。

       所有人都在同一个数据库里调取即时的数据,让我们的工作更加简单,张三也不用逐一确认库存数量,就可以立即回复客户。

三、ERP的风险

       1.上线失败

       如果ERP是“万能药”,就不会出现这个经典段子“上ERP是找死,不上ERP是等死”。实施系统存在一些风险。

       首先是它很贵,整个部署的过程也很漫长,通常需要6至12个月,还需要经过数个阶段的项目实施,最后才能正式上线“Go Live”。

       如果上线后系统用不起来,那就意味着钱白花了,上了个寂寞。因为有许多失败的案例,所以有些企业宁可守着破旧的系统或电子表格,也不愿意冒险换新的ERP,就是害怕万一失败了“狗带”。

       2.数据的准确性

       数据的准确性很关键,错误的数据一旦输入,就会传播至整个系统之中。经过系统计算,输出的数据也必然是错误的,这样就形成了“垃圾进,垃圾出”的现象。

       而谁来控制数据输入呢?很多情况是依靠用户,每个人对自己的输入信息负责,一个人挖的坑,别人很难帮他填上。普通的交易数据尚且如此,关键的主数据更不用说了。错误的数据会引起涟漪效应,一圈圈地向外扩散。

       3.系统宕机

       ERP存在系统停机成本,只要有一个小问题就能让整个系统不能正常工作,有些原因甚至是匪夷所思的。一旦发生宕机,所有人都不能正常地访问系统,这对于生产和交付的影响是巨大的。

       ERP厂商在不断地改进解决系统的问题,用更少的时间和成本来减少宕机的连锁反应。

       供应链很大很复杂,它涉及到许多企业,数据需要在不同组织和部门之间快捷、准确地流动,因此我们会需要ERP系统,可以用共同的数据做出更好的决定。信息系统可以帮助供应链管理实现这个目标。
责任编辑:程玥
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