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供应商管理与二方审核

2016/7/2    来源:e-works    特约撰稿人:魏富选      
关键字:产品和服务  质量管理  供应商  合格供方  二方审核  
在质量管理的实践过程中,供应商(供方)作为企业产品和服务的输入,对产品和服务的输出质量影响举足轻重。供应商管理是企业经营过程中质量管理的一个重点,如何管理才能满足质量管理体系标准的要求,质量管理八项原则中的“与供方互利的关系”给供应商管理指明了方向;如何管理才能保证产品和服务的质量,建立合格供方名录,适时开展二方审核是一个行之有效的办法。
一、供应商管理的原则
 
    质量管理的八项原则中的“与供方互利的关系”是供应商管理的基本原则。因为企业与供应商是相互依存、互利互惠的关系,换位思考,企业也是供应商。要想满足顾客要求并不断增强顾客满意,必须与供应商在互利互惠的基础上增强双方共同创造价值的能力。
 
    诚然,在提供产品和服务时,价格和质量是考虑最多的因素,不能只追求价格的不断下降,当某个产品(也可以称为元器件、部品、物料)价格降到一定程度,无利可图的时候还要供货,质量可能就会打折扣了。
 
二、供应商的开发
 
    导入质量管理体系的企业,供应商管理均有合格供方名录对采购进行控制。当出现以下五种情况时,就需要进行供应商开发,引入新的供应商。
 
    (1)现有合格供应商不能满足采购需求(质量、交期、配合度、价格); 
 
    (2)现有合格供应商出现重大质量事故; 
 
    (3)现有合格供应商无法满足新产品开发需求; 
 
    (4)企业调整采购政策;
 
    (5)顾客指定的供应商。
 
    新供应商的引入要经过供应商调查、样品确认、小批量试用、中/大批量使用、综合评价才能进入合格供方名录。
 
    一般情况下,对于供应商的调查,采购应组织品质、技术人员对供应商进行实地考察,并将考察信息记录在“供应商调查表”,其目的是尽可能地选择原厂,稳定而保证质量。对于其产品占市场主导地位、其产品为市场上独一无二之生产商或暂时还未找到第二家供应商、为同行业知名品牌供货的供应商、国外知名品牌的一级或二级代理商的情况下,可免除实地考察。 
 
    调查符合要求的供应商可进入送样阶段,对送样样品进行检验和确认,包括了外观全尺寸测量、电气性能测试、装机外观和性能确认,依据为供应商的产品规格书或者双方达成的特殊要求。有些企业在供应商引入时不太重视送样阶段的检验和验证,可能会导致后续批量供货出现一些问题。
 
    样品合格后,启动外购器材质量认定的相关程序,进行小批量试用、中/大批量使用的试流,填写试产报告,做出生产性评价。
 
    收集整理整个引入过程的资料,由采购组织品质、技术进行综合评审,填报“供应商评审表”,经批准后列入合格供方管理。
 
三、供应商的控制
 
    2008版质量管理体系标准7.4采购条款明确描述了对于供应商的控制要求,它包括了7.4.1采购过程、7.4.2采购信息、7.4.3采购产品的验证三个子条款。分述如下:
 
    7.4.1采购过程描述了引入供应商及供应商能力评价,按合格供方名录管理;
 
    7.4.2采购信息描述了采购的来源是设计和开发输出的外购器材清单,采购经营合同以引入的合格供应商需要签订技术质量协议书(或合同)(内含确认的产品技术规格书附件)作为必要附件,约束供应商的供货技术、质量要求,保护企业利益。
 
    7.4.3采购产品的验证描述了对供应商产品的入厂检验,约束企业的验收准则,保护供应商合法权益。
 
四、合格供方的管理
 
    在质量管理体系审核过程中,合格供方名录是必查项,要特别注意的是供应商虽已列入合格供方名录,但同一供应商新增加提供产品类别、型号、规格应以新引入供应商对待。
 
    合格供方名录实施动态管理。以品质管理部门组织入厂检验、采购、生产对供应商定期量化考评,考评期可以是季度、半年、一年。对考评得分靠后的供应商,分类进行管理。或取消合格供方资格,直接从合格供方名录中删除;或由入厂检验发出整改通知的警告,要求供应商制定纠正/预防措施,并书面回复品质检验部门入厂检验。对其制定的纠正/预防措施,品质检验部门书面验证合格后,可继续保留合格供方资格。但下一年度合格供方复评没有进步的,将从《合格供方名录》中删除,取消其合格供方资格。
 
    在合格供方的管理再评价过程中,应充分考虑供应商风险,即产品质量风险和履约风险,并作出必要的控制措施,降低现有供应商份额、增加第二或三家供应商、产品改型等。
 
    需要注意的是,对于新研产品或临时性采购,采购前填写合格供方名录外采购申请表,经审批后方可采购。
 
五、二方审核管理
 
    供应商二方审核,也称为供应商现场审核、供应商过程审核,是对零部件供应商生产现场的确认过程。是对供应商产品质量深化监督,以满足企业重点产品的质量保证要求,验证合格供应商的质量保证能力,以确保所供产品实物质量,对采购产品中的重要供应商进行现场审核,审核的结论将作为合格供方评价与管理的重要依据之一。
 
    (1)审核供应商选择
 
    每年初,品质管理部门综合上年度合格供应商评价以及各部门对所供产品的具体使用情况提出的重大控制要求,提交质量管理委员会进行次年度供应商现场审核的选择与确定,从批量生产供货量大和重点产品所用物料的重要供应商、发出警告通知的供应商中选取部分供应商进行现场审核。
 
    质量波动较大的特殊情况下,质量管理委员会可临时做出对重要供应商控制的供应商(二方)审核的决定。
 
    (2)现场审核的依据
 
    现场审核主要是审核供应商的质量保证能力和产品实物质量。按照GB/T19001《质量管理体系 要求》的相关条款、供应商质量管理体系文件和双方确定的产品技术标准、规格书等,审核所供产品的生产情况。对于确定需要现场审核的供应商,品质管理部门拟定次年度供应商(二方)审核计划,经质量管理委员会主任(公司经理)审批后实施。 
 
    (3)审核检查表的编制
 
    审核主要围绕供应商的三大区域、六大要素来检查评价。三大区域为入厂检验、制造过程以及成品出厂;六大要素就是常说的5M1E:人(Man)、机(Machine)、料(Material)、法(Method)、环(Environment)、测(Measure)。两者相辅相成、同步进行。
 
    (4)审核及后续活动
 
    根据现场审核情况形成“供应商不符合项报告单”,填写“供应商现场审核报告”,一式两份,品质管理部门和被审供应商各一份。供应商应在审核结束1个月内完成存在问题的整改工作,并将整改资料报品质管理部门验证。
责任编辑:梁曦
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