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推动劳动力整体效能的全面提升

—— Kronos公司全球制造业总监Gregg Gordon专访

2008/7/23    来源:e-works    作者:杨淑荣  黄培      
关键字:Kronos  劳动力管理  WFM  Gregg Gorden  
相对于人力资源管理,劳动力管理对中国企业来说还非常陌生。这个和人力资源管理管理互相补充,应用在制造、零售、医疗、服务等行业的管理方式到底是如何帮助企业降低成本,提高产能的呢?它是如何衡量劳动力效能、如何与第三方应用软件实现交互的呢?2008年6月19日,借Kronos全球制造业市场总监Gregg Gordon来华访问的机会,作者就这些问题与他进行了面对面深入地沟通。

    在全球制造原材料逐渐上涨的大环境下,制造企业的利润越来越薄,哪怕是早前已经通过实施ERP、改善流程进行内控而获得了不错效益的企业,现在也逐渐感受到这一波成本浪潮的威力。再加上新《劳动合同法》于今年1月1日开始正式实施,企业在用人成本上增加的隐形压力无疑为这一浪潮推波助澜,努力从制造向创造转变的企业都在通自主创新谋求新的发展空间,而在这个过程中往往忽略了对于企业来说最为重要的无形资产——人的管理,即劳动力管理。

    相对于人力资源管理,劳动力管理对中国企业来说还非常陌生。这个和人力资源管理管理互相补充,应用在制造、零售、医疗、服务等行业的管理方式到底是如何帮助企业降低成本,提高产能的呢?它是如何衡量劳动力效能、如何与第三方应用软件实现交互的呢?2008年6月19日,借Kronos全球制造业市场总监Gregg Gordon来华访问的机会,作者就这些问题与他进行了面对面深入地沟通。


Kronos全球制造业市场总监Gregg Gordon先生

    一、为劳动力管理正名

    此前所广为人知的是人力资源管理,而劳动力管理对于中国的HR来说,还有些陌生。“劳动力管理是对员工的工作时间与出勤进行跟踪,对业务运营与任务进行规划,并通过合理的排班使员工高效地完成工作任务的过程。”国际领先的人力资产管理供应商Kronos国际市场运营副总裁Mick Adamson是这样定义劳动力管理的。

    那么,劳动力管理和人力资源管理有什么区别呢?人力资源管理把员工管理分成三种状态:人事管理、人力管理和人才管理。其约定俗成的行政职责表明,人力资源管理并不关注人力的资源配置。而Kronos倡导劳动力管理属于人才资本管理的范畴,与人力资源管理相辅相成。在他们的定义中,人力资本管理分成了人才管理、人力资源管理和劳动力管理。其中,劳动力管理就是负责对员工的工作时间与出勤进行跟踪,根据对业务运营与任务进行规划,通过合理的排版使员工高效完成工作任务,并优化企业资源,提高企业的产能。听起来,劳动力管理和人力资源管理似乎针对的不同的群体:前者针对的是“工人”,后者针对的是企业的中层管理者;对于劳动力密集型产业来说,人力资源管理的范畴还触及不到从事生产制造工作的员工。确实如此,但是,如果把劳动力管理的范畴仅仅定义为“蓝领”,就有点以偏盖全了。劳动力,对应于英文单词是workforce,这个在美国已经成熟并应用了20多年的概念并不拘泥于工厂的劳动力,而是对所有可以对企业产生价值的人力资本的总称;当这个概念进入中国汉化之后,就常常被误以为是我们常说的“蓝领”,但从其应用的领域来看,医疗、制造业、零售业、政府和教育、服务(金融、传媒和软件)、运输和物流都是应用的热门行业。比如,在零售行业,商店管理人员能够对需求进行预测并将人工预算和调度相应地结合起来,从而提高服务水平;在医疗卫生行业,护理管理人员在保证病人护理质量的同事对成本、一致性和可用性进行协调,能够有效地对工作量和病人数量进行管理。从中也可以看出,并非所有的应用行业都是劳动密集型行业,从而把劳动力管理的应用范围定义在 “蓝领”上并不准确。

    从劳动力管理软件的功能来看,其最重要的就是三个:记录、调度和控制、分析和优化。首先是记录,劳动力管理软件可以让任何劳动的变化都有所记录、任何事情都有数据可依,这就给新劳动合同法实施后的“取证”提供了非常好的条件。其次是调度和控制,提供劳动力需求预测、劳动力互动端到端排班、劳动力的实时考勤、劳动力去向分析等功能,这不但可以增强企业的控制能力,还可以帮助企业降低成本。第三是分析和优化,自动根据企业的需要来判断劳动力的部署计划,并进行优化,帮助企业在合法的前提下降低劳动力的成本。


图1 人力资本管理体系结构

    二、精细化的劳动力管理

    在Kronos定义的劳动力管理中,劳动力的需求是由最终客户需求推动的。比如在制造行业,有多少的订单,则安排多少的设备和相关人员进行生产制造;在医疗行业,预估多少病人需要照顾,则安排相应的医护人员服务。这是一种以需求驱动的精细化劳动力管理。而这一思想的提出正是基于精益管理的理念。在精益生产中需求是由最终客户确定的,只有满足用户需求才体现出生产的价值;如果客户并没有下订单,生产的东西就会被浪费,这就不是精益。同样道理,落实到劳动力管理上,也是需求实现驱动的,即需求驱动的劳动力管理。比起以前粗放式的管理方式,按需求驱动的劳动力管理可以平衡产能的角度来安排排班,并非只为了员工完成每天的工作时间和工作量,而生产一些并没有需求的产品。
有一组数字可以说明问题:在中国制造业的一个产品的成本当中,有90%是材料和生产设备折旧的成本,只有10%来自于员工的成本。而企业往往为了追求充分利用这10%的成本,而忽略90%的浪费。通过对员工的管理,而在这90%上下功夫降低成本,也是劳动力管理的价值所在。

    精益劳动力管理有三大核心理念,可以尽可能降低成本:第一,需求拉动;第二,提出了对劳动力进行白领化的管理;第三,全球化的劳动力配置。在一个劳动力需求不断变更的市场上,劳动力的安排有它的波动规律,如果不能确保劳动力波动的规律和需求的波动相匹配,就可能出现两种情况:一种是没有客户需求,劳动力处于待工状态,同样也需要支付工资,劳动力冗余本身就是浪费成本;另一种更坏的情况是满足不了客户服务和质量标准,需要安排大量的加班并支付相应的加班费或者奖金,也增加了产品的生产成本。只有尽可能将劳动力提供量和需求量尽可能重合,才能降低劳动力成本。更重要的是,如果两者协调的很好,生产经理会很乐意改进企业绩效,员工的满意度也会有相应的提高。


图2 需求驱动的劳动力管理

    精益劳动力管理的目的是为了充分发挥员工的潜力,提高员工的满意度,从而降低员工的流动率,提高劳动的生产率。这种管理思想与新《劳动合同法》的规定不谋而合。在今年1月1日开始实施的《劳动合同法》规定,“企业需要严格控制劳动时间,一个月加班时间不能超过36个小时。”在这种对于处于制造业产业链的利润低端、习惯了以延长劳动时间而提高产量的企业来说,无疑是继原材料成本上涨之后的又一巨大打击。今年年初珠三角众多制造企业关门倒闭,而对于幸存下来的企业来说,法律法规的推动或许能让企业管理者早日认识到精益劳动力管理的价值。

    三、从OEE到OLE

    精细化的劳动力管理是针对医疗、制造、零售等各个行业的,劳动力管理可以平衡业务、客户和劳动力的不同需求。以制造企业为例:比如,当一个生产季度过去之后,制造商并没有获得之前预期的稳定的收入和利润,事后调查并未发现重要的设备故障,也没有出现影响生产率的劳动力问题,那么问题出在哪里呢?

    实际上,工厂低效运营的真正原因很可能会追溯到一系列与劳动力有关的问题上:或许是资源调度不当影响了固定资产的有效利用,可能是重要岗位的员工缺勤等等。优化劳动力的绩效迫在眉睫。如果说劳动力管理的成熟曲线从质上衡量企业的运营的话,那么用在制造业的OLE(Overall Labor Effectiveness)则从量上细化劳动力管理的效率,给人力资源配置以及员工薪酬、培训等各个方面一种量化的指导。


图3 劳动力管理成熟曲线


图4 OLE整体劳动力效能模型

    简言之,OLE就三个劳动力因素对产量的累积效应进行了分析:

    ·可用性:劳动力做出有效贡献说花费的时间百分比
    ·绩效:提供的产量
    ·质量:生产的出色产品或可销售产品所占的百分比

    提起OLE,得从OEE(整体设备效能)谈起。后者是资产密集型行业的生产经理衡量绩效的一个首选工具。OEE是一个可显示单个设备、甚至整个工厂的整理绩效的公式。受设备的可用性(调度的可用生产时间百分比)、绩效比(产出部件占标准的百分比)和质量(生产的可销售产品占原始产品的百分比)三个因素的累积效应的影响:OEE=可用性*绩效比*质量。但是,OEE的衡量方法并没有考虑到劳动力和设备的互动,即人对设备运行的影响。比如,工厂设备维护人员为确保设备正常运行需要花费多少时间之内才算是高效、合理?当部分生产流程并依靠员工的技能而并非设备的时候,如何衡量绩效呢?

    OLE可以协助OEE完成这种衡量。OLE = 可用性×绩效×质量。从OLE的公式可以看出,通过对缺勤和利用率的记录,并合理调度员工、算出诸如空闲时间、设备停机等间接不产生效能的时间,计算出劳动力的可用性。绩效的衡量不仅在于员工是否有能力胜任该项工作,还包括公司是否给员工相应的培训或者提供支持性的资源,以及工具和材料的可用性,这些都是最终影响绩效的因素,OLE均有衡量的标准。在OLE的三项指标中,质量这个维度是人为影响最大的,在某些制造行业,员工的技能直接影响到了产品的质量,员工需要知道影响质量的因素,并当出现这种情况的时候,懂得如何去调整。这些也是公司在生产前期需要考虑进行培训的内容之一。

表1 OEE和OLE的对比

    OLE是衡量劳动力效能对利润直接影响的一种方法。在过去的十几年里,制造商已经通过改善流程,从供应链中获得了一定的生产率,或许,提高劳动力生产率是开始进一步寻求提高竞争优势的一个机遇。OLE的理念虽好,能真正衡量劳动力的效能从而做出相应调整的前提是,可以搜集到原始的数据,这个是需要员工充分配合才可能搜集到准确而真实的数据的。然而,这么重要的阶段能否得到工厂工作人员的配合呢?Kronos制造业市场总监Gregg Gordon肯定了取得一线员工信任对数据采集的重要性,同时打消了我们的这一疑问,“需要让他们看到采集这些数据对他们的好处。比如,通过这些数据我们可以分析哪些加班是可以避免的,哪些是必须的;也可以帮助一线的员工更早的发展生产上面临的困难,从而着手解决办法;更重要的,根据这些数据管理人员也可以分析出是否人员在能力上符合岗位需求,是否需要给员工进行培训等等,这些都是对员工的发展有利的方面。”

    四、关于与其它管理软件的集成应用

    劳动力管理作为人力资本管理的一个组成部分,通过对员工的工作时间与出勤进行跟踪搜集到的数据,不仅仅要供管理者参考,便于对业务运营与任务进行规划,还需要和工资管理软件、人事管理软件以及比如ERP等其他第三方软件集成,进行数据的交互。

    这一集成是通过Kronos workforce central V6.0套件实现的。这一管理套件包括工时及劳动力管理、员工排班管理、员工缺勤管理、员工自主服务四大功能模块以及一个技术模块。

表2 Kronos workforce central v6.0功能概要

    其中,技术模块包括数据管理工具和系统整合工具。数据管理工具Workforce Recond Manager是一个数据库管理系统,可以实现Workforce Central数据库之间对数据进行轻松的传输。另外,有了这个工具,管理人员可以通过添加设置数据,制定规则,简历最佳的档案管理流程。

    技术模块里的另外一个工具Workforce Connect是Workforce Central套件的一个集成组件,也是将Kronos产品与其他关键业务应用实现对接的关键。Kronos专注于劳动力管理,为其他人力资源管理系统提供了实时薪酬管理——目前,只有kronos可以做到实时对接,其他的系统都是采取批处理的方式。除此之外,Workforce Connect还将为人力资源管理系统提供人力资源的基本信息和组织架构信息。

    Workforce Connect可以根据客户的需求,提供从单一工资应用接口到劳动力数据与复杂ERP系统的集成等(具体转化方式参见下图)。目前,Kronos可以实现和全美400家薪酬管理软件实现接口,包括SAP、Oracle和PeopleSoft等等,并且和诸多的HR软件供应商都是合作伙伴。


图5 通过Workforce Connect实现和其他业务系统的集成

    五、劳动力管理的领先者

    Kronos是唯一一家把劳动力管理的概念带入中国的人力资本管理软件供应商。这家以考勤机起家的软件公司成立于1977年,总部位于美国马萨诸塞州。在过去21年的发展中,Kronos经历过上市,07年6月又完成了私有化;经过21年的专注于劳动力管理,以每年超过10%的速度增长,到今年5月已经成功实现了113个季度的增长。2006财年的收入接近6亿美金,2007财年收入则达到了6.62亿美金。人力资源管理的领头羊PeopleSoft在被oracle收购之前的年收入也没有超过10亿美金,按照这个发展势头下去,Kronos志在称为全球第一的人力资本管理软件供应商的目标也并非遥不可及。

    为了实现这一愿景,Kronos开始实现了全球化扩张,并锁定中国为非英语国家扩张的第一站。因为当中国逐渐成为世界的制造中心时,Kronos在美国的客户纷纷在中国建立制造工厂,需要在中国复制国外的成功管理经验,也为Kronos在全球的扩张找到了最好的落脚点。此前,Kronos投入大量资金请专业调查机构分析中国的劳动力管理市场,并在2007年2月,在北京成立了办事处;同年6月,推出了第一款汉化的劳动力管理软件Kronos Workforce Management Central v6.0。日前,包括瑞控机械(南京)有限公司(Heat & Control)等一批跨国制造企业在中国的机构选择了Kronos劳动力管理解决方案。

    Kronos中国区总经理刘兴渝先生表示,这些在华的跨国企业纷纷选择Kronos劳动力管理解决方案,一方面说明劳动力成本的上升迫使制造企业不得不通过更加有效的手段控制用工成本;另一方面,可以看到世界上先进的制造业企业都不约而同地将劳动力作为最重要的企业战略资源加以重视,从精细化的劳动力管理中要生产力。”

    据悉,自2006年8月进入中国市场以来,Kronos一直凭借着其先进的劳动力管理理念和经过验证的成熟技术保持着强劲的增长势头,在不断赢得新客户的同时,Kronos也建立起一支富有执行力的销售和实施服务的专家团队。目前,这支团队正在逐步探索着在中国市场上的劳动力管理的最有效手段并通过自己的技术专长打造着有中国特色的用户最佳实践。

    结束语

    对中国企业来讲,当有新的信息化管理手段来袭,根据企业自身的情况来选择信息化的产品很重要。降低成本一直都是制造商关注的问题,对于那些已经采用IT技术在设备和库存上压缩成本的资产密集型制造业来说,改善劳动力管理也是业务优化的手段之一。

责任编辑:江琦
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