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CIO心得:用IT提升公司治理能力

2009/9/7    来源:IT168    作者:黄彦棻      
关键字:CIO  ERP  SAP  
明年即将成立满65年的大陆工程公司,是一个营建业起家的专业公司,所有的营建技术来自先进技术。但对于这样的公司而言,公司发展早期仍和其它多数的营建业者一样,“人”是最重要的资产,所有的技术、规范甚至是工法秘诀等,也都透过人来“传承”。一路规划信息化进度的大陆工程资源管理处信息部协理陈朝训表示,大陆工程用系统凝聚公司同仁的向心力,用系统形塑第一线工程师最佳实务的项目管理能力,更利用IT提升公司营运和管理的能力。

    明年即将成立满65年的大陆工程公司,是一个营建业起家的专业公司,所有的营建技术来自先进技术。但对于这样的公司而言,公司发展早期仍和其它多数的营建业者一样,“人”是最重要的资产,所有的技术、规范甚至是工法秘诀等,也都透过人来“传承”。

    但随着公司承揽的业务规模越来越大,甚至业务范围也远征海外,光这种只靠人的传承,已经不符合营运规模日益茁壮的大陆工程所需。 现任董事长殷琪在2000年时,便授意部门同仁评估大陆工程的信息化事宜,最后决定导入一套符合营建业营运所需的ERP系统。这对大陆工程不仅是具有划时代意义,对其它营建业者,也产生一种向上提升的动力。

    一路规划信息化进度的大陆工程资源管理处信息部协理陈朝训表示,大陆工程用系统凝聚公司同仁的向心力,用系统形塑第一线工程师最佳实务的项目管理能力,更利用IT提升公司营运和管理的能力。

让全公司每个人都有电子邮件

    许多营建公司的同仁都没有固定的座位和办公室,往往是逐工地而居。在工地旁的工务所,经常是营建公司向现场工程师传递讯息的重要管道,工地主任收到公司要发布的讯息,就会打印出来、贴在公布栏。但是,这种被动告知的方式,对现场工程师而言,经常是无关痛痒。

    陈朝训在2001年底接任信息部经理后,他发现全公司600人至少有一半以上是在工地。而且在工地里,只有工地主任有办公座位、有计算机,甚至只有工地主任才有公司的E-mail,所有公司交代的事情,都必须透过工地主任转达,有时候,现场工程师忙到没有时间天天进到工务所,那么就会漏掉公司的公告讯息。

    这种时间差可能是会造成工作效率的落差,陈朝训说:“最严重的落差其实是,员工对公司向心力不彰的落差。”他指出,今天当员工的所有工作内容或指令、工作目标等,都必须经过主管转述,永远只能接收二手资料,相对的,同仁对公司的认同感也会逐渐降低。

    对此,陈朝训上任后的第一件事情,就是让每一个公司员工都有自己的电子邮件账号。或许,这对于一般企业来说已是稀松平常,但对一个平均有一半以上同仁不进办公室的公司而言,早期的确没有意识到同仁有电子邮件的重要性。
 
    “公司同仁都有电子邮件后,所有命令的传达就不再需要透过转述,”陈朝训说,“透过这种直接沟通的方式,公司同仁也越来越清楚公司营运和发展的目标,同仁的心也和公司越来越接近了。”


透过EIP打破公司和员工沟通障碍

    当同仁都有电子邮件,陈朝训开始在思索,公司其实有许多与个人或公司相关的信息,以及其它可以分享的珍贵资源,应该怎么样把这些公司的资源提供给需要的同仁。在他的规划下,企业入口网站(EIP)呼之欲出。

    为了便利一半都在工地工作的员工,EIP则选择采用Web版本。 陈朝训表示,2001年时决定EIP和ERP同时上线,在2002年2月开始部署,9月正式启动。

    EIP从上线后,每隔一阵子就一直在改版、提升功能,“EIP持续改善的真正目的,就是希望要做到‘定制化’”。他表示,除了可以做到汇入企业入口网站的各种资料,个人相关的薪资、考核、扣缴凭单、教育训练数据等,都可以在EIP直接取得外,许多公司应该提供给同仁参考的规章、规定等表章制度,以及满足同仁申请所需的清单、窗体,也同样在EIP取得。

    EIP同时提供许多在线申请流程,陈朝训表示,除了许多员工进修相关的教育训练课程,公司举办的各种活动报名,甚至是,大陆工程定期提供给员工的“健康检查”福利,也一律透过EIP申请。

    EIP运行迄今已经超过7年,每隔一段时间,IT部门就会针对EIP进行功能调整或优化。陈朝训认为,EIP可以对员工发挥这么好的功效,“谁是该系统的拥有者是最重要的关键,”他说。

    由于EIP主要是提供各种与员工息息相关的信息,甚至要做到常态、定期性的内容更新,“若从公司营运的角度来看,员工权益相关事宜的负责单位是人事部门,”陈朝训说,“因此,便确定由人事部门负责维运EIP,IT部门则提供EIP的技术支持。”

    为了延伸EIP的功能,除了提供公司每天收集的剪报外,为了实时更新各部门相关讯息,除了IT部门每2周会发送一份IT部门的电子报,图书室也会每2周将专业的工程期刊作摘要,提供给公司的工程师同仁。陈朝训说,因为这种定期讯息的寄送,即使有一半以上的同仁都在外面工作,也能间接拉近同仁彼此的距离感和隔阂。
 
以公司流程组织ERP项目团队

    ERP的导入是现任董事长殷琪时的提议,“对于大陆工程而言,也是一种全公司工作流程的检视。”陈朝训说,因此,公司高层对于ERP的导入不仅是玩真的,更是全力支持。

    进行各个部门访谈,是ERP导入时一件很重要的事情,藉由检视每个部门的工作内涵,了解各部门的工作执掌、流程和需求,并将系统需求做回馈、设计在ERP系统中,这样的ERP系统才能够符合大陆工程的需求。

    以前大陆工程在导入各种系统时,最容易出现问题或争议点的就是“接口”会出状况,部门间的业务交接会出问题。因此,大陆工程在规划ERP系统时,便以公司最重要的5大流程来成立ERP的项目团队。 这5大流程分别是“项目管理”、“财务”、“采购发包”、“业务单位”以及“建设业务”等5大流程。由于每一个流程都可能涉及不只一个部门,为了做到事权统一,当时便规定每一个流程设计的系统模块负责人,就是该功能最高的主管,而且不只是挂名,所有的文件都必须经其管制、签名才能生效。

    也因为功能部门最高主管就是系统的最高负责人,对于每一个流程和时程的掌控非常清楚。陈朝训说,这种由最高主管对系统完全负责的方式,最大的好处就是,系统一上线后,有任何问题就可以马上提需求、提解决方案。

    陈朝训表示,这样的“流程负责人”即使在系统上线后,相关职责仍然存在,系统若要进行任何需求变更,都必须先征得流程负责人的同意。

善用ERP最佳实务,提升企业管理能力

    对于大陆工程而言,项目管理就是营建业的核心,而能否提供专业的“项目管理模块”,就是该公司挑选ERP系统时最重要的关键。陈朝训表示,当初大陆工程也看到许多国外知名的营造业者,相当重视项目管理,从各种模块比较加上国际化的需求,大陆工程最后选择了SAP。

    陈朝训认为,导入一套ERP系统对第一线工程师最大的好处就是,把系统的“最佳实务”,慢慢内化成工程师个人的工作逻辑、流程与方法。当第一线的工程师都娴熟项目管理时,也会形成一种企业文化。

    当初选择导入SAP时,国际化虽然是大陆工程其中之一的考虑,但直到近几年,大陆工程业务规模扩张到印度,并在2007年底于印度设立子公司后,大陆工程才深深感受到国际化的威力。

    导入ERP就是落实制度化,同一套系统因为信息流串连,所有工作流程透明,也容易掌握工作进度。这套ERP系统不论在本地或印度,作业模式都一样,不会因为语言沟通的问题导致信息不透明。

    陈朝训表示,总部公司已经有导入ERP的经验,在印度分公司成立不到一季,总部的IT人员便已经协助印度子公司ERP的财务系统模块上线,下半年则导入运筹模块。 他表示,由于印度的税制十分复杂,加上许多工程的基金,还分成是国际捐赠的基金,或者是国家内部的基金,要找到符合当地法规的系统模块原本是一大难题,但SAP这种国际化公司,老早就有印度税务相关模块。对于大陆工程的IT人员而言,只是将所需要的模块下载、安装、执行,就可以完成这个艰难任务了。

    陈朝训表示,这时候善用其它国家的最佳实务,不仅提升大陆工程对印度子公司的信息透明度,也同时提升其公司治理能力。

责任编辑:刘丽娜
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