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中小企业如何通过信息化实现增效?

发表时间:2010/12/7 席丹 黄培 胥军 来源:e-works
当前,在全球金融危机肆虐造成的重压之下,中小企业迫切需要提高生存能力。但中小企业的信息化,是一个系统工程,不可能一蹴而就。推进中小企信息化,不能搞形象工程,也不能搞运动,而是要立足于“效益”这个根本点,把握好信息化的投入产出比,着重解决企业的短板问题,实现效益驱动,最终实现信息化为企业“增效”。

中小企业信息化基础应用工程

    中小企业推进信息化的第一个进阶是信息化基础应用工程,对于初创阶段的中小企业,可以实施该工程。其目标是实现基本的信息化管理,实现员工之间的有效沟通,建立一个基于互联网的产品推广平台,为企业的中小企业信息化建设的共性问题全面信息化打下基础。为了推进信息化基础工程,企业应当聘请一位专职信息化人员,或者由专业的IT公司提供信息化外包服务。除了一些常用的Office软件之外,中小企业的信息化基础工程可以开展的信息化应用包括:

    内部网络建设 建立内部网络,业务部门员工根据工作性质可以实现宽带上网,这是企业信息化的必备条件。

    企业门户网站的建设 企业门户网站是互联网时代企业的名片,建立一个美观、实用、具有商务功能的网站,是企业营销的必备手段。企业不仅应当建立外部网站,还可以建立面向员工的内部网站。同时,企业还可以根据需要,选择通过在搜索引擎上进行主题词推广,在行业网站上进行广告推广等方式,来宣传自身企业的网站。企业也可以有选择地通过第三方电子商务平台来推广自己的产品。
企业电子邮箱的应用 许多企业没有自己的企业邮箱,员工用的电子邮箱都是一些免费的邮箱,这种方式在商务合作当中是一个大忌,会让潜在客户或合作伙伴认为企业管理缺乏起码的基础。实际上,中小企业可以为主要的业务人员和管理人员租用企业电子邮箱,一年支付少量的服务费用就可以获得可靠的服务。

    即时通信系统的应用 就像QQ如今已经非常普及一样,在企业内部建立一个即时通信系统是非常必要的,可以传递文件、进行语音通话、即时发布内部通知等。几十个站点的即时通信系统已经有很多免费软件可以应用。
   
    CAD系统的应用 对于中小型制造企业,如果进行产品自主研发,则可以推进CAD系统,并结合产品特点推进三维CAD系统的应用,以提高产品研发效率和质量,提升企业的竞争力。电子行业的企业,可以应用电器CAD或者EDA软件。
   
    企业的现金流管理 拥有足够的现金,是企业能够生存下去的命脉。因此,企业应当对现金的流入、流出,以及银行账户余额的变化进行实时跟踪。在中小企业发展的初期阶段,可以通过EXCEL表的方式进行记录,并可以对现金流的变化进行预测。通常,很多中小企业会选择应用会计电算化软件。但实际经验表明,单纯应用帐务处理软件,并不能提高企业的管理效率,只能提高财务人员的工作效率,减少财务人员的工作量。因此,对于立足未稳的中小企业而言,这并非必备。因为单独的帐务软件在企业信息化的后期阶段,一定会被替代。
   
    通过实施企业信息化基础应用工程,可以支撑企业的日常运作,实现员工之间、企业与客户之间的有效沟通,帮助企业树立良好的企业形象,赢得商业机会,从而促进企业的发展壮大。

中小企业信息化深化应用工程

    企业信息化最大的误区之一,就是缺乏真正意义上的规划,不断被信息化厂商牵着鼻子走。在不同厂商的鼓动下买了一大堆软件,形成了很多信息孤岛。结果是信息化应用没有取得实效,反而处于“亚健康”状态。

    因此,在企业实施完成第一个进阶之后,如果企业在市场上能够立足,进入快速成长阶段,则可以进入中小企业信息化成长路线图的第二个进阶——中小企业信息化深化应用工程。在此阶段,企业应当统一对信息化的认识,企业高层领导要树立“信息化为我所用”的观念,积极主动地推进信息化建设。

    具体的做法可以是:企业可以考虑建立信息中心,可以考虑引进信息化专业人才,专职负责企业的信息化深化应用工作。同时,企业可以考虑聘请第三方咨询服务机构开展信息化咨询服务。第三方服务机构将提供全面的信息化培训,来帮助明确企业业务管理对信息化提出的需求,帮助梳理企业的业务流程,帮助制定企业未来三年的信息化总体规划,来帮助建立统一的企业基础数据编码体系,建立企业信息化集成平台,明确信息化实施方案,并以此作为企业信息化的行动指南。
   
    在此基础上,企业可以推进以下信息化应用,实现较为全面的信息化应用,有效支撑企业的业务管理和拓展:企业运营管理系统 包括企业信息门户、客户关系管理(CRM)、现金流管理、人力资源管理(HRM)、知识管理、项目管理、合同管理、文档管理等日常管理。以往,很多企业是单独实施客户关系管理、人力资源管理、OA等应用软件,结果形成了很多信息孤岛。其实,对于中小企业而言,应该选择一个统一的信息门户,将这些本来就是紧密相关的业务模块集成一个整体。目前,市场上已经有能够支撑企业日常运营的企业运营管理系统,为中小企业信息化深化应用提供了更加科学的方案。

    ERP系统 对于中小型贸易企业,应当重点应用财务管理、采购管理、销售订单管理模块,实现财务、业务一体化。对于中小型制造企业,除上述模块之外,应当在此阶段实施BOM管理、生产计划管理,实现根据客户订单和产品的BOM结构、产品的工艺路线、设备产能和库存信息,进行MRP排产,自动生成生产计划和采购计划。

    条码技术应用 在采购、生产、销售等环节,可以应用条码技术来自动识别产品信息,提高信息录入的准确性和及时性。许多中小企业的实际经验表明,条码技术在制造企业中的应用可以立竿见影,取得实效。
   
    PDM系统 对于从事自主产品研发的中小型制造企业,可以应用PDM(产品数据管理)系统,重点对二维CAD、三维CAD生成的图文档进行管理,对产品结构进行管理,对图文档的访问权限进行控制。
   
    由于该阶段涉及到企业信息化核心应用系统的选型,因此,企业必须注意选择具有良好扩展性的软件系统,并实现ERP系统与PDM系统,以及ERP与企业运营管理系统的信息集成。这个阶段的信息化建设持续时间较长,企业应当注意选择具有本地化服务能力的软件厂商作为信息化建设的长期合作伙伴,降低信息化建设的风险。

中小企业信息化战略支撑工程

    中国市场拥有巨大的机遇,在激烈竞争的市场环境当中,不断有很多中小企业脱颖而出,形成了自己的差异化竞争优势。随着这些中小企业进入可持续发展阶段,企业应当实施信息化战略支撑工程。

    信息化战略支撑工程的目标是将企业信息化应用延伸到车间与供应链,实现企业信息化系统的闭环和全面集成,将信息化应用软件中的核心数据抽取出来,进行绩效分析,帮助企业领导建立决策支持系统。

    具体做法的建议是:为了保证企业顺利实施信息化战略支撑工程,企业应当进一步与信息化第三方咨询服务机构合作,对信息化现状进行评估,理清信息化需求,建立信息化整体集成架构,并选择有经验和实力的信息化整体集成合作伙伴。同时,企业应当进一步增强自身的信息化人才队伍,任命职业的CIO,确保CIO能够有职有权。CIO的关注重点应当从IT技术本身转向用信息化系统支撑企业的业务流程和企业的发展战略。

    信息化战略支撑工程的实施重点:

    ERP系统 重点实现生产计划的完工反馈,在此基础上,应用成本管理模块,对企业运营的实际成本和标准成本进行对比分析,持续降低生产成本。

    PDM系统 对于进行自主产品研发的企业,应当积极推进研发过程的管理,包括研发项目管理、工作流管理、变更管理和产品配置管理,大大提升研发效率。

    CAPP系统 很多制造企业,工艺管理是一个薄弱环节。工艺管理的缺失,使得ERP应用缺乏工艺路线、工时定额、材料等至关重要的基础数据。因此,对于小批量、多品种的制造企业,应当在PDM平台上,实施CAPP系统,提高工艺编制的效率和质量,从而在PDM系统中生成制造BOM,从根本上解决ERP系统的数据源头问题。

    MES系统 ERP系统解决了生产计划的下达与反馈问题。但是车间生产计划的实际执行情况还是一个黑箱。目前,许多制造企业都面临着产品追溯、质量跟踪、产能不足的压力,因此,实施MES系统是一个可行的选择。MES系统应当实现与底层自动化系统和企业级管理软件的集成应用。

    SCM系统 当企业发展到一定程度后,必须要改变以往“单打独斗”的模式,与企业的上下游建立紧密的合作伙伴关系,整合企业内外部供应链,通过SCM系统,实现对供应商的管理、仓储的自动化管理,准确地把控产品的运输过程等,最终实现与上下游企业的协同商务和协同制造。

    BI与企业绩效管理系统 企业运营管理系统、PDM和ERP等核心平台,已经蕴含了企业的营销、财务、采购、生产的关键业务数据。因此,企业可以应用BI系统,将这些数据抽取出来,进行多维度的分析,并在此基础上,对企业的运营绩效进行分析,通过可视化的“仪表盘”来监测企业的运营状态,从而进行科学决策。

    通过实施中小企业信息化战略支撑工程,企业已经成为一个“实时企业”,可以对市场的变化进行及时反馈,企业可以有效实现对企业内部的集成管控,并支撑企业进行科学决策。通过深入进行信息化建设,已经为中小企业成长为中型企业,甚至行业领先企业打下了坚实的基础。

重新思考中小企业信息化的战略

    以往的信息化研究,往往只是把重点放在中小企业缺乏资金、缺乏人才上面,因此,提出了一些各种价格便宜的解决方案,例如ASP平台。但实践表明,忽略中小企业的个性,试图用一种共性服务去满足不同行业、不同产品类型、不同生产模式的中小企业的信息化管理需求,是不可行的。从事企业信息化的研究机构和信息化厂商,有必要对中小企业信息化的战略进行再思考。

    中小企业信息化战略的核心包括七大原则:

    中小企业信息化,必须以增效为目标。大中型企业的信息化可能更多地是考虑战略需求,但对于中小企业而言,必须立足于当前生存和发展的实际需要,立足于为企业增效。信息化是手段,是方法;增效是目标,是结果。在中小企业信息化建设过程中,应首重考虑以业务流程优化和管理变革为基础,通过信息技术与业务流程的紧密融合,实现企业的管理精益、效益增加和能力提升。

    企业信息化是一个系统工程,中小企业应当持续推进信息化建设。信息化不是万能的,不能把管理问题寄希望于信息化来解决。中小企业从事信息化建设既不能好高骛远,又不能止步不前。

    中小企业的信息化应遵循“整体规划、量力而行和讲究实效”的原则。信息化建设要与企业的改组改造结合起来,拓展企业发展空间,从产业结构调整、生产精细化、产品创新和用户服务上获得效益。首先,要根据企业自身的行业和生产特点,尽量做好科学规划并合理安排进程。其次,不能重硬轻软,要合理分配资金。第三,要使信息化成为一个渐进的增效过程,所谓“整体规划,分步实施”,实现“滚动式投入”。第四,中小企业信息化在建设方面,应该由低到高、由浅入深、逐层深入。

    中小企业信息化着眼点应该放在解决企业的短板问题。不同行业、不同类型的中小企业的短板不同,信息化的着力点不同。中小企业在初创期,首先要解决生存问题,因此,对中小型制造企业而言,营销是龙头,营销带动研发,研发带动生产。

    信息化建设与企业发展的个性化需求紧密结合。信息化厂商应当充分尊重中小企业的个性。不能片面强调用共性的产品。ASP平台只能解决企业部分共性的、基本的、数据安全要求不高的管理问题,例如邮件系统、客户信息管理等,不能指望通过ASP平台整体解决中小企业信息化的问题。中小企业在选择信息化系统时,应当尤其注意信息系统平台的先进性、开放性和可扩展性,尽量避免重复投资。实施信息化系统,尤其是ERP系统,应注意“推拉”结合,不能仅仅依靠企业一把手从上往下推行,还要充分发挥业务部门的主观能动性。

    中小企业往往是某个产业链的上游环节,因此中小企业应当积极推进电子商务,争取进入龙头企业的供应链。因此,中小企业可以应用由第三方服务机构或由供应链龙头企业运营的物流供应链平台,可以解决中小企业与龙头企业之间的物流、资金流等信息互动的问题。

    推进中小企业信息化,不仅企业自身的努力,也需要政府、信息化产品提供商和第三方信息化咨询服务机构的共同支持。对于政府而言,应当对中小企业,尤其是初创阶段的中小企业进行信息化建设引导和扶持;对于信息化厂商,开发面向中小企业的软件应当注意能够灵活满足个性化需求,界面操作要人性化,系统要具有高稳定性,要具备良好的接口以集成已有的系统,技术支持及服务响应速度要快,能够随需应变响应企业快速发展变化的需要。中小企业信息化建设的成功,尤其需要引入第三方信息化咨询服务,作为企业长期的信息化战略顾问。咨询服务机构应采用多种形式,比如调查问卷、单独访谈、头脑风暴等等,充分了解企业的实际特点,咨询方案要具有针对性和实用性。只有咨询服务机构与中小企业实现了高度信任和良好互动,才有可能使中小企业的信息化需求得到充分挖掘、规划达到较高水平、实施得到良好保证,信息化绩效实现预期目标,从而让信息化真正帮助中小企业增效。同时,需要寻求一家信息化集成服务商,帮助企业建立信息化集成平台。

结语

    当前,在全球金融危机肆虐造成的重压之下,中小企业迫切需要提高生存能力。但中小企业的信息化,是一个系统工程,不可能一蹴而就。推进中小企信息化,不能搞形象工程,也不能搞运动,而是要立足于“效益”这个根本点,把握好信息化的投入产出比,着重解决企业的短板问题,实现效益驱动,最终实现信息化为企业“增效”。咨询服务机构要为中小企业信息化提供有针对性的诊断模型,IT厂商要为中小企业提供量身定制的解决方案,政府主管部门也要注意抓大扶小,对中小企业的信息化不但要扶上马,还要送一程。

   (席丹,武汉大学经济学博士。武汉市制造业信息化生产力促进中心(e-works)理事长、中国电子商务协会高级专家。)

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