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中小企业如何通过信息化实现增效?

2017/12/31    来源:互联网    专家:席丹  黄培  胥军      
关键字:信息化  
忽略中小企业的个性,试图用一种共性服务往满足不同行业、不同产品类型、不同生产模式的中小企业的信息化治理需求,是不可行的。从事企业信息化的研究机构和信息化厂商,有必要对中小企业信息化的战略进行再思考。

二、中小企业信息化成长路线图

    对于已经在市场站稳脚跟,拥有自身的核心竞争力的大中型企业而言,信息化建设已经成为一个自觉、自愿的持续改进工程。然而,对于中小企业而言,由于从事的产业、盈利模式、产品定位、管理模式都处于一个动态变化的过程之中,因此,中小企业应当遵循科学发展观,根据自身发展阶段、所处行业、盈利能力和管理基础,实事求是地看待信息化的作用,遵循合理的信息化成长路线图,循序渐进,支撑企业的发展,伴随企业的成长而实现信息化建设的可持续发展。

中小企业发展阶段与信息化成长路线图

图2 中小企业发展阶段与信息化成长路线图

    1、中小企业信息化基础应用工程

    中小企业推进信息化的第一个进阶是信息化基础应用工程,对于初创阶段的中小企业,可以实施该工程。其目标是实现基本的信息化管理,实现员工之间的有效沟通,建立一个基于互联网的产品推广平台,为企业的中小企业信息化建设的共性问题全面信息化打下基础。为了推进信息化基础工程,企业应当聘请一位专职信息化人员,或者由专业的IT公司提供信息化外包服务。除了一些常用的Office软件之外,中小企业的信息化基础工程可以开展的信息化应用包括:

    内部网络建设:建立内部网络,业务部门员工根据工作性质可以实现宽带上网,这是企业信息化的必备条件。

    企业门户网站的建设:企业门户网站是互联网时代企业的名片,建立一个美观、实用、具有商务功能的网站,是企业营销的必备手段。企业不仅应当建立外部网站,还可以建立面向员工的内部网站。同时,企业还可以根据需要,选择通过在搜索引擎上进行主题词推广,在行业网站上进行广告推广等方式,来宣传自身企业的网站。企业也可以有选择地通过第三方电子商务平台来推广自己的产品。

    企业电子邮箱的应用:许多企业没有自己的企业邮箱,员工用的电子邮箱都是一些免费的邮箱,这种方式在商务合作当中是一个大忌,会让潜在客户或合作伙伴认为企业管理缺乏起码的基础。实际上,中小企业可以为主要的业务人员和管理人员租用企业电子邮箱,一年支付少量的服务费用就可以获得可靠的服务。即时通信系统的应用就像QQ如今已经非常普及一样,在企业内部建立一个即时通信系统是非常必要的,可以传递文件、进行语音通话、即时发布内部通知等。几十个站点的即时通信系统已经有很多免费软件可以应用。

    CAD系统的应用:对于中小型制造企业,如果进行产品自主研发,则可以推进CAD系统,并结合产品特点推进三维CAD系统的应用,以提高产品研发效率和质量,提升企业的竞争力。电子行业的企业,可以应用电器CAD或者EDA软件。

    企业的现金流管理:拥有足够的现金,是企业能够生存下去的命脉。因此,企业应当对现金的流入、流出,以及银行账户余额的变化进行实时跟踪。在中小企业发展的初期阶段,可以通过EXCEL表的方式进行记录,并可以对现金流的变化进行预测。通常,很多中小企业会选择应用会计电算化软件。但实际经验表明,单纯应用帐务处理软件,并不能提高企业的管理效率,只能提高财务人员的工作效率,减少财务人员的工作量。因此,对于立足未稳的中小企业而言,这并非必备。因为单独的帐务软件在企业信息化的后期阶段,一定会被替代。

    通过实施企业信息化基础应用工程,可以支撑企业的日常运作,实现员工之间、企业与客户之间的有效沟通,帮助企业树立良好的企业形象,赢得商业机会,从而促进企业的发展壮大。

    2、中小企业信息化深化应用工程

    企业信息化最大的误区之一,就是缺乏真正意义上的规划,不断被信息化厂商牵着鼻子走。在不同厂商的鼓动下买了一大堆软件,形成了很多信息孤岛。结果是信息化应用没有取得实效,反而处于“亚健康”状态。

    因此,在企业实施完成第一个进阶之后,如果企业在市场上能够立足,进入快速成长阶段,则可以进入中小企业信息化成长路线图的第二个进阶——中小企业信息化深化应用工程。在此阶段,企业应当统一对信息化的认识,企业高层领导要树立“信息化为我所用”的观念,积极主动地推进信息化建设。

    具体的做法可以是:企业可以考虑建立信息中心,可以考虑引进信息化专业人才,专职负责企业的信息化深化应用工作。同时,企业可以考虑聘请第三方咨询服务机构开展信息化咨询服务。第三方服务机构将提供全面的信息化培训,来帮助明确企业业务管理对信息化提出的需求,帮助梳理企业的业务流程,帮助制定企业未来三年的信息化总体规划,来帮助建立统一的企业基础数据编码体系,建立企业信息化集成平台,明确信息化实施方案,并以此作为企业信息化的行动指南。

    在此基础上,企业可以推进以下信息化应用,实现较为全面的信息化应用,有效支撑企业的业务管理和拓展:

    企业运营管理系统 包括企业信息门户、客户关系管理(CRM)、现金流管理、人力资源管理(HRM)、知识管理、项目管理、合同管理、文档管理等日常管理。以往,很多企业是单独实施客户关系管理、人力资源管理、OA等应用软件,结果形成了很多信息孤岛。其实,对于中小企业而言,应该选择一个统一的信息门户,将这些本来就是紧密相关的业务模块集成一个整体。目前,市场上已经有能够支撑企业日常运营的企业运营管理系统,为中小企业信息化深化应用提供了更加科学的方案。

    ERP系统 对于中小型贸易企业,应当重点应用财务管理、采购管理、销售订单管理模块,实现财务、业务一体化。对于中小型制造企业,除上述模块之外,应当在此阶段实施BOM管理、生产计划管理,实现根据客户订单和产品的BOM结构、产品的工艺路线、设备产能和库存信息,进行MRP排产,自动生成生产计划和采购计划。

    条码技术应用 在采购、生产、销售等环节,可以应用条码技术来自动识别产品信息,提高信息录入的准确性和及时性。许多中小企业的实际经验表明,条码技术在制造企业中的应用可以立竿见影,取得实效。

    PDM系统 对于从事自主产品研发的中小型制造企业,可以应用PDM(产品数据管理)系统,重点对二维CAD、三维CAD生成的图文档进行管理,对产品结构进行管理,对图文档的访问权限进行控制。

    由于该阶段涉及到企业信息化核心应用系统的选型,因此,企业必须注意选择具有良好扩展性的软件系统,并实现ERP系统与PDM系统,以及ERP与企业运营管理系统的信息集成。这个阶段的信息化建设持续时间较长,企业应当注意选择具有本地化服务能力的软件厂商作为信息化建设的长期合作伙伴,降低信息化建设的风险。

中小企业信息化框架图

图3 中小企业信息化框架图

责任编辑:程玥
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