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企业管理信息系统规划方法及相关问题初探

2014/9/3    来源:互联网    作者:刘涛  肖平  黄新艳      
关键字:管理信息系统  CSF方法  SST方法  BSP方法  
企业面对的信息量越来越庞杂,要想提高自身竟争力,必须进行信息系统规划。文章从技术层面介绍了 关键成功因素法(CSF)、战略目标集转化法(SST)企业系统规划法(BSP)等3种传统的管理信息系统规划方 法,并对它们的优缺点和应用范围进行评析.为人们选择合适的信息系统规划方法提供借鉴.

    当前,信息迅速增长,庞大冗杂的信息量让企业面临许多难以控制和避免的问题:各部门之间信息不能共享;系统繁多、工作重复、资源浪费、信息阻塞;数据孤立,公司信息存在于各个计算机系统,管理人员却得不到信息;出现矛盾数据;投人系统时间长、维护费用大、收益低、风险高;各种应用之间、基础架构之间、新旧系统之间不能融通;信息化建设跟不上企业发展,成为企业发展主要障碍;难以引进先进的管理思想和模式,实现企业信息化的整体效益。这些问题都可通过信息系统规划来缓解。

    企业信息化不是单纯地跟踪学习计算机技术,也不是简单地将计算机的软件系统和硬件系统不断进行升级,企业日益增长的信息化需求,使人们认识到“信息化是一次管理变革,而
不只是一次技术变革”。企业信息化的最终目的是提升企业的竞争力,提高面向顾客的服务能力。面对这样复杂的系统工程,唯一的办法就是利用集体的智慧研究和规划,从企业的发
展战略出发,引人先进的管理理念,实现管理创新,结合企业实际,得出一个平衡、优化、高效的信息化建设方案。

    据国外一个联合调查表明f21国外大中型企业有90%以上进行了信息系统规划,年收人小于1亿美元的小公司当中,也有76.1%进行了IT规划。国内企业自20世纪80年代起也开始了信息规划的应用。但不管是国内还是国外,企业开展的信息规划都不够完善。本文主要介绍关键成功因素法(CSF) .战略目标集转化法(SST)、企业系统规划法(BSP)这3种主要的信息系统规划方法,从技术方法的层面说明怎样做好信息系统的规划问题,并对创门进行评析,使企业根据自身的特点选择合适的信息规划方法,以达到提升企业竞争力和提高企业面向顾客服务能力的目的。

1企业管理信息系统规划方法

    管理信息系统规划方法有多种,本文主要介绍以下3种。

    1.1关键成功因素法(Critical Success Factors,CSF)

    1970年,哈佛大学William Zani教授在MIS  (Management Information System,管理信息系统)模型中用到了关键成功变量,这些变量是确定MIS成败的因素。1980年,麻省理工学院(MIT)的John Rockart教授把CSF提高成为MIS战略。

    所谓关键因素,是指关系到企业生存与组织成功的重要因素,它是企业需要得到的决策信息、值得管理者重点关注的活动区域。关键成功因素法认为,组织信息需求取决于少数管理者的关键性成功因素。易于被管理者识别和信息系统能够作用于其上是关键成功因素法成功实施的主要前提。关于如何评价哪些因素是关键成功因素,不同企业有不同的标准。对于习惯于高层人员个人决策的企业,主要由高层人员个人在某些关键成功因素中作出选择。习惯于群体决策的企业,可以用Delphi法把不同人设想的关键因素综合起来。

    下面是CSF的4个步骤(见图1):①对企业信息系统的战略目标和企业战略进行一定程度的了解。②识别影响战略目标的所有关键性成功因素。③识别性能的指标和标准。④识别测量性能的数据。
 

关键成功因素法步骤
图1.关键成功因素法步骤

    关键成功因素法源自企业目标,通过目标分解和识别、关键成功因素识别、性能指标识别,一直到产生数据字典。关键成功因素就是识别联系于系统目标的主要数据类及其关系,而识别关键成功因素常用的工具是因果分析图。因果分析图,又称树枝图或鱼刺图。用此方法可以对有影响的一些较重要因素加以分析和分类,弄清因果关系。例如,某企业以提高产品竞争力为目标,可以用树枝图画出影响其目标的各种因素以及子因素,见图2
 

树枝图
图2.树枝图

    1.2战略目标集转化法(Strategic Set Transformation, SST)

    战略目标集转化法是由William King在1978年提出的,他把整个战略目标看成“信息集合”,由使命、目标、战略和其他战略变量组成,MIS的战略规划过程是把组织的战略目标转变为MIS战略目标的过程,是把组织的总战略看成一个信息集合,由使命、目标、战略和其他战略变量(如管理水平、环境约束)等组成。信息系统战略性规划过程,就是将企业的战略集转化为MIS的战略集的过程。

    战略规划涉及的时间长.且内外影响因素多,不确定性问题很突出。合理的战略规划更多地取决于规划人员的远见卓识,取决于他们对环境及其发展趋势的理解,并把企业的总战略目标、信息系统战略目标分别看成“信息集合”。战略规划的过程是由组织战略目标集转化成信息系统战略集的过程,表述如图3。
 

信息系统战略规划过程
图3.信息系统战略规划过程

    1.3企业系统规划法(Business System Planning, BSP)

    企业系统规划法是美国IBM公司在20世纪70年代初用于企业内部系统开发的一种方法,该方法把企业目标转化为信息系统战略的全过程。它的基本出发点是:企业信息系统支持企业目标,信息系统战略表达出企业各个管理层次的需求,向整个企业提供一致性的信息,并且在组织机构和管理体制改变时保持工作能力。BSP方法所支持的目标是企业层次的目标,进行BSP工作大致有以下步骤,见图4。

BSP工作步骤
图4.BSP工作步骤

    应用企业系统规划法进行管理信息系统规划的作用:由于企业系统规划法是从企业的目标出发,利用企业过程间的数据联系来进行的,因而企业管理信息系统的结构与企业现行的组织机构无关,当企业的组织机构变化时,企业管理信息系统的结构有很大的适应性,同时管理信息系统的功能结构对企业的组织机构调整有指导意义。

2  3种方法在企业应用中的评析

    (1)关键成功因素法(CSF方法)抓住主要矛盾,使目标的识别突出重点。用该方法所确定的目标和传统的方法衔接得比较好,但是仅对确定管理目标有利。其数据量和因素利用比较少,可以节约很多资源,同时它比较注意面对变化的环境,并根据变化的环境作出比较合理的判断。但是,它对数据和系统分析比较随意,故应该制定比较严格的方法和标准,以便很好地利用关键性成功因素。运用该方法注意个人的关键性因素和组织之间的区别,不应相互混淆。另外,关于如何评价这些因素中的关键成功因素,不同的企业有不同的标准。习惯于高层决策的企业由高层作出选择;习惯于群体决策的企业通常把不同人的关键因素综合起来,该方法一般在高层应用效果好,对中层领导就不太适合,因为其自由度较小。组织的信息需求其实取决于少数管理者的关键成功因素,有时它特指某些工作目标,如果目标能够实现,组织的成功就有保障。此外,关键性成功因素受行业、企业、管理者以及周围环境影响。采用该方法的重要前提就是有易于被管理者识别和信息系统作用的目标。

    (2)战略目标集转化法(SST方法)从另一个角度识别管理目标,它反映各种人的要求,而且给出按这种要求的分层,然后转化为信息系统目标的结构化方法。它能保证目标比较全面,疏漏较少,但他在突出重点方面不如关键成功因素法。整个战略目标为一个信息的有效集合,由使命、目标、战略和其他战略变量组成,并且认为信息系统战略性规划过程,就是一个企业的战略集转化为管理信息系统战略集的过程。

    (3)企业系统规划法(BSP方法)虽然强调企业目标,但没有明显地从目标中引出流程及过程。通常由管理人员准备“过程”引出系统目标,企业目标到系统目标的转换是通过组织/系统、组织/过程以及系统/过程矩阵分析得到的。这样可以定义出新的系统以支持企业过程,也就把企业的目标转化为系统的目标,所以我们说,识别企业过程是BSP战略规划的中心,不能把BSP方法的中心内容只当成UIC矩阵。企业系统规划法能够全面展示组织状况、系统或数据应用情况以及差距,能够全面地定义管理目标,以及它的管理功能组、各种数据类、功能/数据类矩阵、信息结构等。它尤其适用于刚刚启动或产生重大变化的情况,比较适用于大型企业的信息化整体规划,能够帮助管理者和用户形成对组织有建设性的意见,帮助组织找出信息处理方面的重要方法,而面对数据处理成本高、难度大、时间长等问题,高层管理者必须富有远见。此外,有限的信息材料能否发挥很好的作用,这有待于信息人员的收集以及不懈的工作。企业信息化规划不应只是手工到自动、化的片面修改,应该形成一种比较全新的方法。

3结论

    关键成功因素法在高层应用效果较好,因为高层领导经常考虑关键因素。对于中层领导不太适合,因为中层领导所面临的决策大多数是结构化,其自由度较小。SST方法的优点是保证目标全面,反映了与系统相关的各种人员的要求,给出了分层结构,然后转化为信息系统目标的结构化方法,而在突出重点方面不如关键成功因素法。BSP工作是一项系统工程性工作,必须认真做好准备。我国许多企业现在仍存在未认真做准备工作就利用信息系统的情况,结果是欲速则不达,危害整个工程。

    以上3种方法各有优缺点,将三者结合起来,在很大程度上弥补了使用单个方法的不足,但是这样会使得整个方法过程过于复杂,从而削弱单个方法的灵活性和作用性。任何进行企业规划的企业应当根据企业的具体情况,选择合适的方法,做出适合本企业所需的信息规划。 

责任编辑:柯欣
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