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大庆油田引进工作中的标准化采购

2013/5/16    来源:万方数据    作者:刘睿  刘为东  唐牧伲  郑玉泉  盛昆梅  刘忠华      
关键字:企业管理  标准化采购  责任管理  过程管理  合同  
本文介绍了大庆油田在采购工作中运用项目管理的结构化过程管理方法,将采购中需要协调统一的管理要求、工作要求加以明确和固化,形成科学合理、标准化的采购制度和采购程序,从而提升企业核心竞争力,保持企业集团和母公司的经营管理水平,企业得以用最少的投入获得最大的经济效益。

    标准化管理是针对企业管理中的每个环节、部门和岗位,以人本为核心,制定详细的、科学化、量化的标准,按标准进行管理。标准化管理是企业增强自身素质,提高效率和效益的科学的管理方法,麦当劳、海尔等企业就是标准化管理的突出代表。

    在采购工作中要运用项目管理的结构化过程管理方法,将采购中需要协调统一的管理要求、工作要求加以明确和固化,形成科学合理、标准化的采购制度和采购程序。推行标准化采购是为实现如下目的:不论何种采购项目,都能达到所采购的产品性能质量符合需求,性价比最优,同时采购管理成本较低。标准化采购对提升企业核心竞争力,解决企业尤其是大企业和政府采购中的现实问题具有重要意义。下面以大庆油田引进工作管理为例,讨论企业标准化采购。

1 标准化采购的做法

    (1)责任管理标准化。明确采购管理各参与人的职责,决策、管理、执行三个层面各司其职、各负其责,实行项目经理负责制和责任终身追究制。

    (2)采购项目过程管理标准化。大庆油田引进工作借鉴项目管理中工作分解结构(WBS)方法,将引进项目整个生命周期划分为成立项目组、项目交流、确定采购方式、选商、授予合同、合同审核审批和项目结束总结等7个阶段,研究制定引进项目工作分解结构模板。明确每个阶段启动条件(输入)和结束标志(输出),将各阶段的输入输出标准化。形成了无论由谁来负责项目执行,无论由谁负责项目审批,都必须按统一的工作程序,完成相同的工作内容,并按相同的标准完成这些工作。

    (3)采购项目进度管理(即时间管理)标准化。在采购项目过程管理标准化的基础上,继续应用工作分解结构方法,将采购项目进一步分解为若干项活动,详细对各项活动进行定义、排序和历时估算,并将各项活动的输入、输出和工具、方法标准化。利用项目管理软件,、研究编制采购项目进度甘特图模板,使采购项目各项活动的逻辑关系、起讫、历时和项目的关键路径更加明晰,便于项目组利用模板迅速制订合理的项目进度计划,方便项目干系人之间有效沟通,使采购工作开展更加有序,提高采购效率。

    (4)通过采购方式标准化实现采购项目成本管理标准化。采购方式分为招标和谈判两种。招标分为公开招标和邀请招标,谈判分为竞争性谈判和单一来源采购。商务部监管的国际招标是国内目前与世行、亚行招标最类似的招标采购方法。这种招标不同于其他形式的招标,是无标底的,最低评标价中标,包括招标人在内的任何人、任何单位不得无故变更中标结果。国际公开招标能够实现评标专家、招标机构、招标人和投标人之间的制衡。

    (5)合同管理标准化。合同法律管理是保证公司规避风险、稳健经营,实现收入、利润平稳增长的安全屏障。合同管理的重点是合同管理专业化,合同集中管理并保证合同管理效率。通过制定合同管理制度,配套编制标准合同文本和合同权限指引,采用合同网上管理系统,合同审查、审批和付款履约等环节工作均在网上进行,实现合同管理制度化、标准化、信息化。合同法律人员进行同步服务,法律审查前移,项目组在遵循合同范本和合同权限指引的基础上开展项目交流、招标和谈判。合同签订后加强合同履约管理,监督、协调、配合供方按时履约。以上方法和措施,既实现了合同管理专业化、合同集中管理,防范了合同法律风险,又通过实行标准合同文本、合同权限指引和合同管理信息化,提高了合同磋商、订立的质量和效率。

    (6)原材料、设备分类管理标准化。将所采购原材料、设备进行合理分类,对编制采购计划、采购订货、仓储管理、财务核算等均有重要作用。原材料、设备分类有多种方法,可按原材料、设备的自然属性、在生产中的作用和使用范围等分类。原材料、设备分类标准化是企业信息化管理的条件。

    (7)加强供应商管理,为开展供应链管理提供管理平台。大庆油田在原材料、设备分类管理的基础上,对每种引进设备以往的供应商及其产品质量、售后服务、供货能力、价格、资信等进行分析评价,发展优秀的供应商作为长期合作伙伴。对关键设备和用量大的常用材料,在长期合作伙伴中优选战略供应商。供应商资格进行动态管理,将资信变差或产品质量、售后服务存在问题又不能尽快改进的供应商列入黑名单。

    (8)标准化采购是企业加强QHSE管理的基础。如果采购来的原材料存在质量缺陷,不符合QHSE标准,要求用存在质量缺陷的原材料生产出质量优良、符合QHSE标准的产品是不现实的。采购程序文件应明确将有关质量、健康、安全、环境的要求写入招标文件并签人合同中,要求合同中必须明确质量要求、验收方法,需要监造的按规定驻厂监造。

    (9)采购业务人员素质标准化。人是生产力中最活跃、最重要的因素,再先进完美的制度若没有合格的人员去执行,很难达到良好效果。按照专业化、集约化管理的要求,必须加强采购队伍建设,重视采办人员业务培训,才能提高采办业务核心竞争力。要求采办人员具有律师/企业法律顾问/法律硕士、PMP(项目管理专业人员)、注册国际商务师、注册招标师、市场营销经理、报关员、报检员、原产地证申领员,手签员、国际货代从业人员、全国翻译专业资格证书或全国外语翻译证书等行业执/职业资格,实行采办业务人员持证上岗。

2 标准化采购经验和体会

    经过近20年来的引进工作管理实践认识到,只有坚持责任终身化、供方厂家化、采购招标化、队伍专业化和管理标准化,才能把采购管理工作做好。

    责任管理是其他管理工作的基础,只有明晰了责任,并终身对此负责,管理者和被管理者才能自觉遵守各项制度和标准,才能将有关工作当成自己分内的事去做,才能自觉地把自己负责的工作做好。

    与制造商直接签订进口合同,减少中间环节,既能降低引进成本,又能保证产品和售后服务质量,规避不必要的风险。判断能否与制造商直接签订采购合同的唯一标准是制造商的销售方式。

    公开透明、相互制衡、形成有效竞争是采购成功的关键,是保障采购管理质量的重点,也是采购公平、公正的前提。不但国际公开招标要形成有效竞争,对于不具备招标条件的采购项目,也要按照国际公开招标的原理,尽量公开和形成有效竞争,形成制衡。

    采购管理标准化规避了偶然和人为等不确定因素影响,提高了采购项目管理质量,使采购项目结果无实质差别。采购管理标准化能将复杂的工作简单化,降低对新从事采购业务人员的素质要求,只要按制度和标准去开展采购即可。使采购人员集中精力、集中资源为项目单位服务,寓管理于服务,履行好“服务、沟通、把关”的职责。

在采购管理标准化的基础上实现信息化,借助信息化管理平台,可在整个企业集团的范围内实行统一策略、统一程序、统一平台、统一市场、集中资源,实现企业集团效益最大化的目标。在这样情况下,由谁负责选商,谁负责签订采购合同变得无关紧要。

3 结语

    (1)责任管理是管理标准化的基础,责任是企业的生命线,有效的管理必须责任分明。

    (2)项目管理就是研究从临时性的、各不相同的项目的管理中抽取出规律和可以重复使用的工具、方法,形成项目管理制度、流程和标准.用于指导后续同类型项目的管理实践。研究项目管理的目的在于使具有临时性和独特性的项目的管理在某种程度上,或在某些方面成为持续不断和重复的日常运作,从而提高项目管理的效率和科学性。项目管理是标准化采购的方法论。

    (3)标准化采购可以提升企业核心竞争力,在企业扩张时使新建企业采购业务迅速达到原企业的采购管理标准,保持企业集团和母公司的经营管理水平,企业得以用最少的投入获得最大的经济效益。

责任编辑:蔡虹
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