天彩电子化繁为简的采购管理实践

       化繁为简不可谓不重要，有些时候适度的化简为繁能锦上添花，获取更佳的效果。关于这点，天彩电子（深圳）有限公司的IT经理谈耀龙就有深刻的认识。

一、传统采购模式，痛点繁杂

       天彩控股有限公司是香港交易所主板上市公司，在全球有四座工厂。公司秉持“创新、精简、诚信”的经营理念和核心价值观，专精于智能影像类产品设计及制造，为全球客户提供原创设计为导向的JDM和ODM产品，现已发展为全球领先的数码影像设备及解决方案供应商。

       与其他大部分制造企业不同的是，天彩电子（深圳）公司（总部）的采购员承担着整个集团的采购业务。谈总直言“在全球来说，电子类的采购，订单量越大话语权越高，越容易控制采购成本；并且借助平台更容易管控招投标，实现透明采购。”

       然鹅，凡事都有双面性，集团采购的模式甜头蛮多，苦头也不少……

       天彩深圳每个月大概会产生四五百张采购单，每张采购单的采购物料都有十多种。并且，天彩电子与供应商之间采用的是较为传统的沟通方式，效率不高，为了掌握物料进度，采购员几乎要花费80%的工作时间用于跟催物料进度，询价、寻源等重要工作往往被搁置。

       采购跟催工作量大，各项报表难出，天彩公司很是无奈“为了能让供应链管理的闭环流畅运行，采购部门一度扩招至近30人。”

       一般来说，送货单的数量和采购单的数量呈正比，加之天彩电子收到的大部分送货单都是手写的，物料编号和数量存在出错的可能性，需采购员打起十二分的精神一一确认，再经SAP系统分发至外地工厂，工作量十分庞大。

       “仓库人员对物料比较熟悉，手写送货单对工作准确性影响不大，却令财务人员十分头大”，谈总苦笑道，“我们不少物料的编号十分相近，只有一个字母或者一个数字的差异，无论是对账还是收货录入，仓务人员及财务人员对着一堆手写的相差无几的对账单，都很难淡定”

       此外，在传统采购模式下，天彩电子无法精准掌握送货时间和送货数量！

       在小编的追问下，谈总表示，“将采购单通过邮件下发至供应商后，采购员并没有什么途径可以跟踪订单的状态，只能一味打电话跟催；并且采购部门与仓库之间存在一定的信息孤岛，采购无法及时获悉哪些订单的哪些物料已收货，或者是收了多少，无形中增加了跟催的工作量。”

       不能完全把握物料的状态信息，采购就无法根据计划需求及时调整。如果采购不能第一时间获取生产变更信息，很容易出现缺料和呆滞库存并存的尴尬局面。

       面对天彩电子采购管理种种复杂棘手的痛点后，谈总不由感叹，“在制造行业深耕十多年让我清晰的认识到，成本是制造企业的生命线！采购管理的人力成本、时间成本不断叠加会消耗企业的生命力，这是一件及其危险的事”

       意识到问题的严重性后，谈总联合采购部向公司提出了供应链数字化升级的诉求。

 二、化繁为简，简单的方式解决复杂的问题

       沟通中，谈总表示，“我喜欢把复杂的事情简单化，能更简单的去实现目的，就不要做更复杂的动作。当公司高层同意数字化升级供应链管理后，我本着用简单的方式解决复杂问题的基本诉求开始推进”

       谈总提倡的化繁为简在采购数字化管理方面主要体现为两点：

       1、IT视角——系统是否自研

       “优质的SRM管理系统是十分精深的，研发投入成本颇高，对我们中小型企业而言很不友好，并不是最优选。”评估研发系统的时间成本、人力成本后，谈总发现自研系统是一件及其复杂且性价比不高的选择。

       谈总话锋一转，又说，“对于我们企业管理者来说，起码站在我的角度，采购管理的成本远大于采购软件，实现采购业务数字化管理是十分有必要的。”

       自研SRM系统这一繁杂的解决方案被否后，谈总及其团队便开始着手选型市面上合适的供应商管理系统……

       2、采购视角——系统是否简明

       推进供应商数字化管理，终极目的是为了实现采购管理整体效益的最大化。把复杂的、难以管控的采购做得更简单化、更透明化，实现高效采购跟催、掌握来料信息、高效对账，就是在提升采购效率、节约成本。

       “我们采购部门最为关心的就是系统的简易性，担心上系统需要不断录入数据：下订单录一次、收货入库录一次、对账导出一次，还需要在十分复杂的系统界面调出自己需要的内容，耗费大量精力的同时不能优化现有的采购管理体系”，谈及采购部门对SRM系统的诉求，谈总比较认同。

携客云SRM系统，简单的实现采购数字化管理

       通过行业调研与了解，谈总接触到携客云SRM系统，“试用之后发现携客云SRM系统与他化繁为简的理念不谋而合，公司高层一致认为能够通过该系统实现采购全业务流程的在线管控。”

       究竟携客云SRM系统有什么魅力，能够受到天彩高层如此之肯定呢？

       首先，上线简单、0维护。

       携客云SRM系统是新一代标准化系统，区别于传统IT系统，能够帮助天彩电子节约90%的软件投入成本，通过便捷的配置即可与天彩的SAP系统快速集成，无需谈总及其IT团队进行日常的维护就可免费升级迭代新功能。

       “上线和日常零维护，也是在给IT部门减负和节约成本”，在推进SRM系统应用的过程中，谈总还有意外的发现，“供应商会更信任携客云的数据，这也是自建系统和外采云系统的差别之一。外采云系统的公信力更强，供应商不担心数据不受控，会更放心的在系统上对账。”

       其次，应用简单、清晰。

       携客云SRM系统的简洁明了，也得到了谈总的肯定，“携客云提供符合天彩电子复杂采购业务的全流程管理功能模组，而且把这些功能尽量简化，视觉上简洁明快，以便于我们和供应商学习应用。”

       1、快速提升沟通效率

       与SAP系统无缝集成后，天彩电子的订单信息会自动同步至携客云SRM系统。采购员可通过SRM系统在线可视化实时获取订单的状态信息、收货信息，来料异常亦可在线预警，帮助采购员根据生产计划做出针对性的跟催动作，大幅提升沟通效率。

       并且，携客云SRM系统有10W+供应商资源，能够帮助天彩电子搭建招标询价的采购门户，供应商管理模块进行供应商的全生命周期管理……能让供应链管理有一个完整的闭环~

       2、统一送货单格式

       天彩电子在携客云SRM平台简单的设置后，就可统一送货单的格式，能有效避免收到五花八门的送货单，来料的核对更为简单，更能保证收货录单的正确性，提高了收货效率。

       3、一键生成对账单

       供应商通过SRM平台新建送货单，待天彩电子在线确认收货后，即可在携客云一键生成清晰明了的对账单，整个对账流程十分便捷。

       此外，管理驾驶舱集合管理者关心的供应链完整管理数据，能够让天彩高层对公司的采购业务一目了然。

       当然，谈总并不认可一味的化繁为简，“化繁为简不可谓不重要，但在某些场景下，适度的化简为繁也是很必要的。譬如在订单协同、供应商管理等方面，我们追求更简单的方式实现更深层次、更精细化的管理要求，携客云SRM恰好就是这样一个‘肥瘦相宜’的IT系统。”