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4类指标帮助采购人员成为供应链专家 | 采购KPI如何设计和理解

2022/5/17    来源:微信公众号《菜鸟漫记供应链》    作者:周海      
关键字:采购  KPI  
如何考核采购部和采购人员,对企业和老板来说,是一个比较老生常谈的话题。

    采购工作虽然也细分为很多种,我在文章里《采购类型、权利和腐败》有详尽的介绍,比如寻源采购(Procurement)和订单采购(Buyer)、供应商开发工程师(SDE)和供应商质量工程师(SQE)等等,但是简单来说,都是主要和企业的外部供应商打交道,这包含:

       1.选择供应商:什么价格、什么商务条款和什么供应商合作(成本)。

       2.管理供应商的供应:在要求的时间(交付),合格的供应产品(质量)。
 
       如何考核采购部和采购人员,对企业和老板来说,是一个比较老生常谈的话题。大部分企业和老板,都会觉得没什么新意,成本上,不就是砍价节省成本嘛;交付上,不就是催货嘛;质量上,不就是验货合格不合格嘛。
 
       而实际情况呢,关于采购部和采购人员的绩效上:

       1.老板一直不满意自己的采购总监,觉得自己才是砍价小能手。

       2.采购部每次汇报部门绩效时,计划、物流和销售都觉得在虚报成绩。

       3.采购人员自己呢,可能满肚子的委屈,为啥大家都不懂我。
 
       排除采购人员本身能力和态度以外的问题,假设采购已经很勤快很努力,而且老板、其他部门都是正常人的情况下,上述种种不正常的现象都是由于采购人员KPI的设计不合理或者不准确导致的。

       这里根据我的工作经验,除去无法量化的定性指标,比如腐败等维度,我建议进行如下指标设计。

指标设计

指标设计

指标设计


       上述这些指标里,考虑到各个企业的成熟度(包含对于指标的认识能力、数据捕捉能力、持续改善能力),我的判断是如下。
 
       大部分企业对采购都有的KPI指标是:

       1.成本节约

       2.及时交付率

       3.质量合格率
 
       这三个指标的意义,不多做解释,只要是做过采购的人都会熟悉,虽然及时交付率这个指标很多采购人员都算不明白,但至少传统上是重视的,具体及时交付率的细节探讨,可以参考我的文章《准时交付那点(上篇)》、《准时交付那点(下篇)》。
 
       少部分企业对采购还有以下KPI指标:

       1.成本避免

       2.付款周期

       3.其他供应商数量相关指标
 
       这三个指标里,特别提一下付款周期,大的企业里一般会在合同签订的时候,强制性规定付款周期必须在60天到90天之间;小的企业里,基本看老板的兴趣心情以及和供应商的议价关系来随机决定。

       对于采购来说,无论强行规定与否,实际执行的时候,终究有各种偏差(比如加急付款),能够准确的计算出每个供应商的应付账款周期,是督促采购人员持续改善该绩效的前提。
 
       极少的企业会对采购有以下KPI指标:

       1.灵活交付率

       2.实际交付提前期
 
       这两个指标里,灵活交付率考验的是供应商的柔性支持能力,采购人员要认识到这是正常的事情,不能仅仅抱怨计划不准、销售不靠谱,要通过数字上体现供应商在特殊情况下,有多么的支持我司或者不支持我司。
 
       实际交付提前期的意义在于提前期越短,越能节省我们自己的补货提前期,就能给到库存降低做出贡献。绝大多数企业对采购人员会提到这个指标,但基本上流于形式,靠采购人员自由发挥;而且考核该指标的技术层面上,各种特殊因素怎么计算是一笔糊涂账,比如要求交付时间长于供应商标准时间、推迟交付等等,计算案例这里可以参考我的文章《企业订单响应能力介绍》。
 
       总结来说,上述这些指标体系里,除了成本避免(cost avoidance)和其他供应商数量指标外,都是采购人员必须掌握的要深刻理解的指标。

       深度理解、融汇贯通上述四类指标,可以帮助采购人员:

       1.360度无死角的管理好供应商,能让内部各其他职能都满意,而不是摁下葫芦起了票;

       2.价格砍不动的时候,可以通过缩短交期、提升交付和灵活度要求供应商妥协;

       3.让全面成本管理(TCO)从口号变为现实;

       4.从砍价小能手成长为真正意义上的采购与供应链管理专家。

    Allen Zhou(周海):西安交大管理学硕士,哈工大工学学士;丰富的跨国公司区域总部和工厂供应链运营经验;擅长供应链端到端流程管理、战略采购和整合、物流成本管理和库存控制;公众号:scm_ journey ;个人微信号:somnewboy;

责任编辑:程玥
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