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供应链管理最佳实践之预警流程

2022/5/23    来源:微信公众号《弘毅供应链》    作者:卓弘毅      
关键字:供应链  预警  
如何高效地管理,保障供应链的运行?我们需要有一套系统性的流程,首先第一步就是预警。
       新冠肺炎病毒疫情不断地冲击着全球供应链,我们经常可能会陷入供应中断的风险之中。面对着各种突发的事件,如何高效地管理,保障供应链的运行?我们需要有一套系统性的流程,首先第一步就是预警。

       以下内容收录在我的专著《供应链管理从入门到精通》,希望这项最佳实践对您有所帮助。

       供应链预警流程是通过系统性的流程,来警示风险,分析供应链中断严重程度,采取行动缓解风险损失。

       此流程的目的是通过供应链预警模板,定义当有客户生产线停产风险或已经发生停产事故时,生产线、工厂、相关部门和公司高层之间的沟通方式。

一、定义预警级别

       流程的负责人是制造商工厂的供应链经理或是总监。当他探测到供应链风险时,发布预警,并决定警报的级别。

       在发布最高级别预警之前,需要得到工厂总经理的批准,因为一旦发出以后,它会被汇报给首席运营官,所以要慎重确认风险的严重性。根据客户供应链中断风险的严重程度,可以分为三个级别,如图所示。

供应链预警级别

图1 供应链预警级别

       第一级:风险程度最低。

       虽然客户生产线即将有停产的风险,但是已确定了解决方案,由于普通的运输不能保障持续供应,所以需要安排专车来运送客户的产品零部件。

       第二级:风险程度为中等。

       虽然客户生产线即将有停产的风险,但是已确定了解决方案。由于供应风险更高,需要时效性最强的运输方式,即空运来消除客户生产线停产的风险。

       除此以外,工厂每隔一段时间做出的产品,都需要立即运输给客户,所以会连续使用专车运输的方式保障供应。虽然风险较高,但总体还处于可控的状态。

       第三级:最高级别的风险。

       工厂还没有找到保障客户供应的解决方案,意味着客户生产线随时面临着停线的风险,甚至是已经发生过停线,即便持续使用空运来运输货物,也很难保证客户不会停产,不过这也是最快捷的运输方式了。在极端情况下,会选用空运包机和手提行李的方式来运输产品。

二、具体实施的方法

       当客户生产线即将出现停产的风险时,工厂供应链经理立即根据预警模板发出警报,并根据警报级别和问题来源发送给接收方。

       问题的来源分为三类:

       1.内部工厂,包括了内部产能无法满足客户需求、机器设备故障、产品质量缺陷、人力资源不足、无法预测的需求、内部流程失调等。

       2.外部供应商,包括供应商产能问题、采购协议问题、供应商的产品质量缺陷、设备故障或损坏、人力资源不足、供应商的欺诈行为等。

       3.其他外部来源,包括交通运输延迟、气候自然灾害、政治危机动荡等。

       工厂必须开启事故分析流程,并严格按照流程和时限进行处理,如快速反应必须在24小时之内完成。

       当预警发出后,供应链经理必须每天向警报的接收方汇报进展情况,直至警报解除。如果客户的生产线供应得到了保障,交付情况恢复到正常后,警报即可关闭。

       对于第三级的警报,除了问题彻底得到解决以外,工厂还需要制作一份此次事故的经验总结报告,作为对整个事件的复盘。

       这份经验总结在得到上级主管批准以后,将会被收录在质量管理系统的数据库中,作为整个集团公司的参考资料,此时才可以关闭第三级别的警报。

三、预警模板和案例

       下文通过一个真实案例来深入了解预警模板的使用方法,首先是基本信息,如图所示。

解预警模板

图2 解预警模板

       这是第二级别的预警,一家无锡的工厂,由于外部供应商的交付问题,导致影响了客户ABC的生产供应。为了详细地描述具体的问题,需要使用5W2H方法。

       1.What happened?发生了什么事情?

       外部供应商未能在3月19日把原材料管子送到工厂。这是对于发生的事件描述,但它如何影响客户交付,还需要进一步分析。

       2.Why is it a problem?为什么它是个问题?

       由于缺少管子,所以工厂不能生产传动连杆。因为缺料,导致无锡工厂的生产受到影响,两者之间有直接的因果关系。

       3.When detected?什么时候发现的问题?

       2021年3月19日

       4.Who detected?谁发现的问题?

       物料采购员张三

       5.Where detected?在哪里发现的问题?

       无锡工厂

       6.How detected?如何发现的问题?

       供应商回复

       7.How many parts are concerned?会影响多少产品?

       4000套

       除了5W2H,还需要更详细的问题描述,此次事故的情况如下:

       供应商因为生产管子的原材料不足,所以在3月19日这周不能交付任何的管子,导致无锡工厂会在下周停产,等到管子在3月26日恢复供应以后,才能生产客户的传动连杆订单。

       由于错过了客户ABC正常的上门提货时间,为了保障客户产线不会停线,无锡工厂可能要连续4周安排专车运输,预计要支付4万元的专车运输费用。根据风险级别划分规则,此次事件被定义为第二级的预警。

       在描述完了问题后,工厂需要执行快速反应计划,同时寻求来自采购部和公司高层的帮助。

       快速反应行动从两方面着手,首先是要求供应商迅速从其他的渠道获取制造管子的金属原料,其次是请求负责管理该供应商的采购寻源同事支持,一起推动供应商尽快解决原料短缺的问题。

       工厂需要给出供应商一个明确的要求到货数量和日期,如在3月26日之前,必须到货4000件管子,这是工厂的底线。随后每周供应商都要到货2000件,这样才能保障后续生产供货计划。

       危机处理小组的人员组成包括了供应链经理、采购经理、工厂生产经理和总经理,需要把具体负责人的名字写在模板上,责任落实到人,同时还要列出可以提供支持的人的信息。

       无锡工厂还要和客户ABC公司进行沟通,解释即将发生的交货延迟情况,并汇报后续的交货恢复计划,让客户在第一时间了解潜在的风险。

       由于沟通很及时,客户可以立即在内部调整生产计划,把因为缺少传动连杆而造成的停线损失降到最低。

       作为一个有责任心的供应商,无锡工厂始终把保护客户的生产供应作为最高优先级的任务,面对潜在的供应风险,及时采取行动,将风险损失控制在最小范围之内。

       预警流程就是把有可能造成客户停产的情况,根据不同的危机级别,传递给公司内部的相关部门负责人。这个机制的作用一方面是向各个部门负责人预警可能出现的危机,另一方面也是向高层领导寻求帮助。
责任编辑:程玥
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