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如何保持库存的准确性?

2022/5/25    来源:微信公众号《弘毅供应链》    作者:卓弘毅      
关键字:库存  准确性  
库存是销售或提供服务的实物物品,是公司运营业务的一部分。库存是企业最有价值的资产之一,准确地跟踪它对业务顺利地运行至关重要。无论我们使用信息系统,还是Excel电子表格,都要保持准确的库存信息。
1.首先,我们要有一套追踪库存信息的方法。

       库存跟踪一般有两种方式,使用系统或手工操作。库存系统一般是与ERP系统对接的软件,在我们入库和出库时,更新库存记录。我们也可以通过Excel表格保持记录,并定期更新库存,手动跟踪库存。

       当我们在选择使用库存信息系统时,需要考虑投资回报率,投资于系统的资金,是否能够为我们带来收益?

如果我们运营一个小微企业,而且库存价值比较低,比如产品都是较低端的日用消费品,我们就要考虑使用手动跟踪库存,这样可以节省成本。如果我们经营的是大型企业或有高价值商品、或危化品,就应考虑使用库存管理系统

2.创建库存物品分组和物料编号。

       我们要把库存中的所有产品分一下类别,给每种产品打个标签,比如洗发水、卫生纸之类的。

       我们可以根据公司产品特征合理地制定物料编号规则,比如您是经营便利店的,店里销售各种饮料,有可乐、无糖可乐或是香草味可乐,我们就不能创建一个可乐编号,因为这个品类里包含了多种商品。

       为了提高库存准确性,需要给每一个库存单位StockKeeping Unit(简称SKU)创建一个物料编号,做到一一对应。

3.制定清点库存的流程。

       我们需要定期来清点库存数量。即便是拥有了信息系统,但系统中的数据未必总是正确的。有多种情况会造成系统与实际库存数量不符。比较常见的原因有这样几种:

       1)物料清单BOM错误。

       BOM是构成商品的详细清单,包括了子项物料以及数量。系统销账的依据就是BOM,如果它存在错误数据,系统就会过多或是过少地扣账,结果必然是造成库存差异。

       2)系统过账不及时。

       有时候仓库到货后,生产急需用这批料,还没有来得及办入库手续就领走了,仓库工人很有可能就遗漏了这批货物。等到事后想起来,再进行对账,就会发现很难对得上。时间一长就成了一笔烂账,剪不断,理还乱。

       3)报废品没有销账处理。

       在生产过程中难免会有次品,按理说是应该报废的。生产工人的奖金是和良品率挂钩的,做出了过多的废品会被扣除工资,所以有些人就偷偷地把报废品藏起来,或是扔掉,然后再去补领一些料用于生产。这样就会造成库存盘亏,数据错误。

       4)供应商少发货。

       一些小企业会钻空子,如果发现了客户收货环节中的漏洞,使用以少充多或是短斤缺两的伎俩来骗取货款。

       以上情况是造成库存差异的部分原因,企业需要通过定期盘点的方式来核查库存数量,针对不同的错误原因,采取对应的措施,消除问题根源,不断提高库存的准确性。

       企业需要让专人来负责清点库存,使用ABC分类法,对价值最高或者具有危险性的A类物料,采用最频繁的盘点方法。对于价值略低一些的B类物料,可以降低盘点的频率。而对于价值最低的C类物料,仅采用每年1至2次的盘点即可,不用花费太多精力。

       我们可以使用视觉提示,使库存清点更容易。例如,如果清点货架上的一组物品,我们将数字写在醒目的黄纸上并贴在货架上。

       如果商品是大包装的,比如每个箱子里装了10卷胶带,那就只需要数一数箱子的数量,然后乘以10,就可以得到该商品的总数,而不用打开包装一件件地清点。

       如果您经营的是食品业务,库存的单位更为复杂,它可能是重量、包装数和件数等各类不规则的情况,这给盘点工作带来了更多的挑战。

       在记录库存数量时,我们如果要手工统计,就需要用笔记本或是平板电脑。在系统中为每一组创建一行信息,然后记下该组的数量,最后汇总出结果。

       如果使用的是库存信息系统,系统会为每组创建标签,并记录每组的库存数量,提高了盘点的效率。

       以上简单地为大家介绍了一些提高库存准确性的使用方法。希望对您的工作有所帮助。
责任编辑:程玥
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