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五分钟迅速了解采购流程

2022/5/27    来源:微信公众号《弘毅供应链》    作者:卓弘毅      
关键字:采购流程  
采购不管用哪个英语单词,它们的意思都是获取某种商品或是服务的过程。我们今天就来聊一聊采购流程的话题。
       采购这个词儿有多种英语的表达方式。在供应链运营参考模型SCOR中,使用的是Source这个单词。我们还会使用Purchase或是Procurement来表示采购的意思。

       不管用哪个英语单词,它们的意思都是获取某种商品或是服务的过程。我们今天就来聊一聊采购流程的话题。

一、采购无处不在

       所有的公司都有采购活动,不管是世界500强,还是街边杂货店,都会涉及到采购业务。采购流程对大多数公司来说都是非常重要的,但是在不同的行业,受重视程度略有不同。

       在生产制造行业,比如汽车或是高端电子消费品公司,采购在组织内的地位是非常高的,这是因为采购成本占商品成本的比率可以达到60-70%,一件商品成本是10元,其中6-7块钱用于采购原料、零部件或是其他用于制造商品的材料。

       当一家企业的采购支出数以亿计,只要能节省下一丁点儿钱,那都是很庞大的数字。

       省下来的钱是公司的纯利润,所以采购的一项重要工作就是寻找降低成本的机会。由于受重视的程度高,制造企业舍得投入,采购团队素质很高。

       在咨询服务类企业里,采购过程的意义就没那么高了,因为他们提供的是无形的服务,不需要大量采购原料和零部件,也就不需要最顶尖的采购人才。虽然采购在这类公司运营成本中占比不高,但依然是需要的。

       还有一类服务型的组织很依赖于采购,那就是医院,他们需要获取医药产品。

       每年的医保谈判都是一场“灵魂砍价”,比如2021年11月11日,被誉为“最美采购人”的国家医保局谈判代表张劲妮,把原本报价每瓶5.3万多元的药,经过前后8轮谈判,硬是“砍”到了3.3万元。

       考虑到中国巨大的人口基数,医药产品的采购金额是非常可观的,节省下的钱对国家和患者都意义重大。

二、两个主要的采购流程

       采购流程主要可以分为两个部分,首先是高层次的活动,包括开发、挑选供应商,这项工作由采购经理PurchasingManager负责。

       其次是采购中的日常操作部分,从已经选定的供应商中,定期采购商品或是服务,一般是由采购员执行操作,他们也叫做Buyer或是Material Planner。

采购的五个步骤

图1 采购的五个步骤

       上图显示了采购的五个步骤。其中用深蓝色显示的是高水平的管理活动,包括选择和评估供应商。

       找到了最合适的供应商后,采购经理的工作并没有结束。随着时间推移,供应商的交付表现可能会有起伏,或许是质量问题、或是订单来不及生产,在极端情况下,供应商甚至会因为破产而中止供货。

       采购经理的另一项重要工作是监控供应商的表现,评估风险,保障供应的持续性。

       浅色的三个方框是采购员的日常操作工作。

       首先,采购员要下采购订单,他根据库存和未来需求,在系统的提示下做采购订单,然后把它发给供应商,通知对方确认订单、准备交付。

       其次,采购员要跟踪订单,保证供应商在规定的时间,把正确的商品交付到指定的地点。最后,采购员还要检查到货的商品是否和订单上要求的一致,包括数量和质量等等。

       采购这个词儿有多种英语的表达方式。在供应链运营参考模型SCOR中,使用的是Source这个单词。我们还会使用Purchase或是Procurement来表示采购的意思。

       不管用哪个英语单词,它们的意思都是获取某种商品或是服务的过程。我们今天就来聊一聊采购流程的话题。

三、采购到底在买什么?

       采购就是买东西,但是和我们熟悉的“哦买噶,买它”不太一样。

       企业通常采购这四种类型的产品。

       1.原材料

       咖啡店的原材料是咖啡豆和牛奶,制造业工厂的原材料是各种金属、橡胶、树脂、木材或是其他的原料。

       2.零部件

       有些工厂不加工初级原料,而是根据订单组装产品,这时候购买的就是零部件了。

       3.成品

       购买成品在零售业里非常普遍,在咖啡店里售卖的杯子和周边商品,这些都是成品,咖啡店不会生产加工此类物品,都是通过外部采购获得。

       在制造企业里也有此类情况,一些工厂把外购成品换个包装,贴个牌子就能出售给客户。

       4.间接材料

       以上三种都是直接用于制造的物料,构成了产品的一部分,所以被称作直接材料。还有一类材料不是产品的组成部分,但它们也促进了生产过程,因此被称为间接材料,比如办公桌椅、工具手套和清洁用品等等。

四、采购流程

       采购活动的主体是客户和供应商,流程主要是他们之间展开,其中最主要的活动有以下内容,请见下图。左边是客户,右边是供应商,他们需要通过数个步骤完成采购过程。

采购过程

图2 采购过程

       1.需求

       企业里的采购都是有的放矢的。首先要有需求,工厂需要原料用于生产,所以去采购原料,需要组织团建,所以去采购相应服务。采购活动的起点就是业务部门的需求,包括具体的原料、零部件的型号和数量等等。

       2.采购

       然后进入采购流程,需要把订单发给供应商。客户如果与供应商没有固定价格的合同,那么必须先获得有关价格的信息,这一系列活动就是询价,英语中使用Requestfor Quotation(简称RFQ)来表示。

       当客户接受了供应商的报价,就会给对方发送订单。供应商需要回复确认订单上的数量和交货期。

       3.交付

       为了确保供应商能够、并且是在要求的时间内交货,采购需要跟踪供应商的订单完成情况。供应商在安排出货后,要及时把详细的清单发给客户,并告知货物预计到达的时间,便于客户安排收货。

       运输过程也需要被监控,一般来说,付运费的一方会承担这项工作,因为他们控制着运输商,当然这也不是绝对的,双方都可能会跟踪货物的运输状态。

       当商品运至目的地后,客户就会开启收货流程,根据发货单核对物品,检查种类和数量是否都一致,并进行抽检,看看是否有任何的损坏,检查无误后确认收到货物,并通知供应商,后者可以开发票给客户。

       4.评估

       客户需要对长期供货的供应商进行评估,在及时交货、质量、响应速度、配合度等多个维度进行综合考评。如果供应商没能达到预期,就需要进行整改。

       对供应商来说,这是聆听客户声音和学习先进管理经验的好机会,通过不断完善自我,提升企业的竞争力。

       从需求的起点出发,经过了采购执行和交付核实,最后到持续改进,客户和供应商之间的采购过程形成了PDCA闭环。双方的业务都得以推进,并且向着发展长期合作关系的方向迈进。
责任编辑:程玥
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