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先进货代软件,效率提高,数据安全,流程可控,管理改善,运营可视,还有什么?

2023/12/29        作者:曾志宏      
关键字:货代软件  
一套先进的货运代理管理软件,一套根据货代企业独特需求定制的系统,优秀的货代系统将使得员工基本无需耗时的手动步骤,所有流程将自运行,文件将更加规范,操作更加简便,信息将更加透明。
导读
  
       货代圈里混迹几年,老夫一个普遍印象是,货代真是一个苦逼的行业,有仓时没有货,有货时没有仓,业务必须7X24小时Standby, 这边流程文件出了错(尽管多数情况时客户自己出错)随时准备挨客户屌,那边又可能货物被船公司甩箱了,被海关查验了,被码头拦住了,还有英语最好的员工Lucy被外企挖走了,愿意加班的Lisa回老家结婚了,新招聘进来的小花,教了十天还没有搞懂什么是提单,客户又在骂人文件出错了,只好把美丽风骚的老板娘拉出去做文件,老板?老板昨天喝的酒还没有醒好,还要参加明天的投标,参加单位有二十多家,需要准备的文件估计200多页。

       如何在纷乱冗长的流程中顺顺当当的把货交道客户手上?如何清清楚楚明明白白的文件提交给海关码头船公司?如何让客户放心的睡觉不会半夜把我叫醒来挨骂?如何让这些中小型货代拥有自己的竞争力(而不是靠喝酒或者其他)?如何在快节奏的全球贸易和变幻莫测的地缘政治中可以优先探知任何货运风险?如何确保信息的顺畅流动和货物的平衡分配,不会造成瓶颈?如何实现真正的数字化,让同事和客户真正可视我们的文件,流程,货物状态和位置?如何让美丽靓丽的货代老板娘从披肩散发河东狮吼的母狮变回温柔可人小鸟依人的小蜜?

       其实,没有多少选择,只有一张王牌——一套先进的货运代理管理软件,一套根据货代企业独特需求定制的系统,优秀的货代系统,员工基本无需耗时的手动步骤,所有流程将自运行,文件将更加规范,操作更加简便,信息将更加透明,一个优秀的系统,外面随便找个刚毕业的Lili, 当天就可以动手干活,某些信息该知道的都会知道,该不知道的都不会知道,还怕老板娘不开心吗?

货运代理做什么

       货运代理是国际商业的支柱,确保货物跨境顺利转运,涉及多式联运,这是一个复杂的流程,涉及货主,发货人,拖车,港口,堆场,海关,船司(或者航空公司),铁路,等等,将物流协调,合法合规,文件准备和供应链的熟练管理交织成一个非常富有挑战的综合领域。

货运代理在供应链中的作用

       货运代理,也称为无船承运人,充当发货人和承运人之间的中间人,确保货物安全、经济且符合国际法规的运输。他们利用庞大的运输提供商网络(包括航空货运公司和卡车运输公司),根据成本、速度和可靠性协商最优惠的价格。

货运代理面临的挑战

       货运代理必须应对不断变化的国际贸易规则、海关协议和安全标准的迷宫。失误意味着发货延误、罚款,甚至货物被扣押。他们还面对波动的运输费率、燃料成本和汇率时,需要不断调整定价策略以跟上市场状况。

       高峰时段可能会导致运力限制,考验货运代理在不影响运营的情况下确保足够的“仓位“满足客户需求的能力。

       他们还需要保持供应链的可视化,需要同生态中各个参与者有效合作。没事可视性,货代操作必然效率低下、成本增加和客户满意度下降。

       好消息是,技术每一天都在进步,这些挑战基本都可以解决了,有效利用这些技术工具的货代系统,让货运代理保持领先,确保货物顺利、高效地交付。

什么是货运代理软件?

      货运代理软件,也称为物流软件,是一种旨在简化货运代理运营的集成解决方案。

      现代化货代系统已经不是简单的数据存储库,它们是综合性技术包括人工智能平台,旨在实现货运流程自动化,通过尖端技术提高效率。系统负责管理各种货运方式和仓储、跟踪货运、简化海关手续并处理文件。此外,他们还维护供应商和客户关系、生成报价、管理计费,甚至执行财务会计任务。

       如今,这些系统主要基于云,可以从任何有互联网连接的位置进行访问,为您的操作增加了一层灵活性,无论您是在办公室、家里还是在旅途中。它们通过电子数据交换 (EDI) 和应用程序编程接口 (API) 与其他第三方软件交互,为您的货运代理业务提供完整的可见性并简化物流管理。

货运代理管理软件的主要功能

       理想的货运软件应该是您的一站式解决方案,轻松处理每项操作。包括管理文档、沟通、与客户和供应商建立关系、无缝操作、生成报告、监督财务事务等等——所有这些都在同一个平台下进行,他至少包括以下功能:

       集中仪表板:用户友好的界面,提供所有正在进行的操作状态,用户能够监控发货状态、跟踪库存、管理财务和访问重要文档。

      货运管理:管理货运规划、执行和跟踪,提供实时更新、路线优化以及管理不同运输方式(包括空运、海运、铁路和公路)的能力。

       文件和合规性:简化提单、商业发票和装箱单等关键运输单据的创建和管理,确保符合国际贸易法规和海关要求。

       库存管理提供仓库库存水平和存储位置的可见性,实现高效的库存资产管理、库存周转和订单履行。

       财务管理汇集所有财务操作,包括发票、付款和费用。它提供精确的财务报告和分析,并有助于预算和成本控制。

       客户关系管理 (CRM):用心处理客户信息、跟踪过往客户互动,促进部门间协作来提升客户服务。

       集成和 API:确保与外部应用程序和服务(例如 ERP 或 TMS 系统以及各种运营商平台)的完美交互。

货运代理管理软件的工作原理

       首先,用户输入发货详细信息,例如出发地、目的地、产品细节和运输方式。员工审核后,该软件与承运人、海关和其他机构联系,确保数据准确且最新。接下来,该软件会考虑运输时间、成本和法规,绘制出最有效的运输路线。审核后,它与承运商和其他机构联络以启动发货。

       在整个旅程中,该软件提供实时更新的货运状态,用户能够实时解决遇到的问题。软件可自动生成和提交文档,让您遵守国际法规。在财务方面,软件整理数据、生成发票和报告,并协助制定预算和成本控制。

       最后,软件通过跟踪互动和促进协作来帮助管理客户关系,确保流畅的客户体验,让他们再次光顾。

货运代理管理软件的好处

       为什么要考虑实施货运代理管理软件呢?这不是仅仅跟上物流技术趋势。真正的价值在于软件可以为您的运营带来切实的好处。

       提高效率和生产力

       货运代理管理软件通过自动化和简化流程,有效消除手动任务,彻底改变您的运营。您的团队因此生产力大幅提升,运营变得更加流畅和快速,从而提高了整体效率。

      更高的可见性和可控制性

      软件为您提供从采购到交付的供应链的实时全景视图。这种增强的可见性可以实现有效的监控和管理,为您提供对物流流程无与伦比的控制。

       卓越的客户服务和满意度

       凭借改进的跟踪和可视性,您可以为客户提供有关其货运的准确、最新的信息。这可以改善您的客户服务,提高整体客户满意度。

       通过流程优化降低成本

       软件有助于简化和优化流程,从而显着降低运营成本。它还指出了需要改进的领域,为进一步节省成本铺平了道路。

      通过数据分析和报告做出明智的决策

       货运代理管理软件提供有价值的数据和见解,使您能够做出明智的决策。通过识别趋势、标记问题和提供全面的报告,它可以显着影响您的战略规划。

      强大的数据安全性和合规性

       软件在确保数据安全和法规遵从性方面发挥着至关重要的作用。凭借安全的访问控制、审计跟踪和自动合规性检查,它旨在保护您的数据并使您的运营符合法规。

如何选择合适的货运代理管理软件

       毫无疑问,数字技术极大地促进了货运代理行业的发展。正确的货运代理软件解决方案能够简化操作并自动执行日常任务,减轻日常负担,让您的团队腾出时间专注于战略目标。那么您在选择货代管理软件需要考虑的一些关键因素可能是什么呢?

       远程访问:疫情以来,远程工作,甚至在家工作可能成为趋势,因此,软件应该提供在任何地方都能工作的能力。基于云的解决方案,让您可以从任何位置管理工作流程,从而增强团队合作。

       全面集成:一流的货运软件应通过自动化和集成进出口、转运、集装箱拼箱、查询、预订和海关合规等流程来简化操作。它还应该在移动应用程序上提供现场警报和通知。

       财务管理:强大的发票管理和财务自动化工具是必须的。您的运营和财务应紧密相连,以防止收入流失并控制现金流。

       报告和文件:这些是货运代理业务的命脉。您选择的软件应提供用于存储、管理和跟踪报告的工具,以及直接从应用程序处理报关单、运输单和电子邮件的能力。

      安全数据管理:拥有一个安全且易于访问的数据和文档数字存储库至关重要。这样可以实现不同部门和地点之间的完美集成,同时确保强大的数据安全性,可以随时从任何设备、任何位置进行访问。

      可扩展性:选择一个能够根据您的需求灵活扩展模块的解决方案至关重要。您的软件应该能够根据您的业务增长计划进行扩展,包括分析、工作流程和其他功能等元素。

      实时跟踪:您的软件应无缝整合供应链的各个方面,以提供实时更新,以根据最新数据做出明智且及时的决策。

       警报和通知:选择在货件的整个生命周期内提供警报和通知的解决方案。您的客户应该收到状态更新、预定报告以及基于事件的电子邮件和短信通知。

       用户友好性:直观的界面是一个关键因素。它不仅可以帮助您的员工快速学习,还可以确保为您的客户提供流畅的体验。当然技术提供商的全面培训和支持至关重要。

       客户服务:最后,良好的客户服务至关重要。您需要一个在出现技术问题时为您提供帮助并帮助您有效管理运营的软件提供商。

       当然物流公司仅依赖现成的 SaaS 解决方案是不够的,SaaS解决方案可能与其独特的业务流程不相符,公司规模、所处理的货物性质和地理范围等因素会影响标准物流软件可能难以匹配特定要求,这时,可能需要软件实施商或者软件提供商提供客制化进一步开发。

案例分析:两家知名货代软件简介

       Cargowise:全球比较通用性的货代系统

       CargoWise是一家物流平台提供商。它具有集成接口、实时数据可见性和合规性功能。CargoWise 以其多样化的产品组合而闻名。在每个解决方案专业中,该平台都专注于整合每个公司的流程,以提高可见性、生产力和效率。

       许多专业人士被 CargoWise 所打动,因为它在平台上掌握了基本的物流功能。作为先进的 货代软件,CargoWise 将所有工作转移到线上,让您能够享受数字运营的优势,包括自动化、更有效地沟通以及无纸化环境,等等。CargoWise 平台还旨在统一公司的运营,无论其规模和地点如何,使全球企业能够在单一系统上工作,从而提高生产力。譬如整合货运流程的广泛功能,从报价货运到创建和发送发票。这些功能已经超出了内部协作的范围,使货运代理能够更好地与托运人联系。例如,自动化日常功能(如警报和文档创建)的工具可帮助用户更快地响应客户,从而改善整体体验。

       作为SaaS货代软件的龙头老大,仍然不能逃脱客户客制化二次开发的难题,据说全球货代巨人DHL货代中国区的实施就有DHL投入巨资进行了二次开发,当然,DHL这样的金主,全球也没有几家啦,其他希望客制化开发的大中型货代,估计只能望“金”兴叹吧。

       SaaS货代系统的另外一个痛点是对网络要求极高,老夫一个朋友的是一家大型货代CTO,因为用户人数过多,大型SaaS系统突然发生崩溃,接近一个星期都不能正常运行,也是醉了。

       G-Freight:最能贴近客户需求的货代系统

       洞隐科技是由吉联新软和科箭软件合并,由普洛斯投资而形成的物流货代航运软件开发商,是物流软件行业“巨人”,产品已经可以支持物流货代航运的所有操作流程,员工接近1000名,为市场开发和递交优秀的云部署仓库管理系统,运输管理系统,订单管理系统,也可以深入了解客户要求,为客户开发定制性的仓储管理系统,运输管理系统,订单管理系统,货代管理系统,航运管理系统(包括集装箱经营系统,散货和油轮管理系统,船舶管理系统,船员管理系统等)。

       Gillion货代系统,既G-Freight其中一个最大的特点是高度满足客户需求,一个典型案例就是,G-freight应一家香港顶级的货代企业之邀开发货代系统,Gillion派出40多位同事,和客户全球40个办事处和当地操作同事面谈(大约一半远程,一半为实地拜访),深入了解客户本地的财务,银行,海关,码头等监管机构具体要求,也分别了解客户在全球各地的操作习惯,力争交付给客户任何国家任何城市都舒服的使用系统,高效和最佳员工以及客户体验。

       G-Freight货代系统还为国内大部分大型货代企业开发系统,譬如中外运(Sinotrans), 中集集团,华贸集团,东方航空,南方航空,以及大型货代企业的结算系统(BMS)(客户是国内最大的两家民营货代企业)等等,因为G-Freight另外一个特点是,数据安全和可控制性,因为G-Freight可以选本地部署,在本地部署时,网络安全隐患基本根除,安全性能大大提高,同时,自己可以完全把控操作流程,甚至无需依赖互联网也可以工作。

关于作者

       曾志宏Lucas,北科大毕业,新加坡国立大学MBA,曾服务于GE,Rolls-Royce,JCI,Ariba, Whirlpool国际采购和供应链部门,致力于国际物流和供应链领域自动化,智能化和可视化,以及数字供应链,智慧物流等的推广和传播。(微信: 1638881963)
责任编辑:李瑶嘉
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