管理信息化征文：管理的简单化

    “简单也是一种美”，简单的事物因为易懂，往往更容易被人们所接受，才可以普及。这就是为什么自从有了微软的windows操作系统和office办公软件以后，计算机应用普及的原因。很难想像如果我们还停留在Unix时代，信息化应用会像现在如此迅猛的发展。
    企业的管理也存在简单化的问题，只有简单的才是易于执行的，简单也意味着高效和低成本。管理的简单化可分为概念的简单化和方法的简单化。

    1、管理概念的简单化

    MBA的教育固然能够学习综合性的管理知识，但MBA的理论性强，很多不能直接用于实践，对于受MBA教育的人来说最大的收获应该是学会系统性的思考，分析和决策能力的提高；另一方面，MBA教育更适合于企业的高层管理者，而现在企业中的大部分中、低层管理者很多是从基层的技术和业务出身，没有更多的机会系统性的学习管理理论知识，而他们从以前的技术和业务工作转变为管理岗位，存在管理理念和知识补充的需求。因此管理概念的简单化更能让他们所接受。
    管理概念的简单化可以从字面上理解为管人和理事两个方面，并且是先理事，后管人。
    所谓理事是指管理者的主要职责是制定流程、规范、标准和制度等业务规则，从而使业务规则规范化和标准化，使企业能够有序的运转。典型的实例如快餐业的肯德基，无论你去任何一家肯德基，他们对每一种食品都有规范的制作工艺，因此每家店的食物口味都一样；你会看到员工的行为都是标准化的，甚至于洗手间的定时清洁都是标准化的。规范化和标准化是降低成本的最有效手段，而降低成本是企业管理的最终目的。
    我们知道企业的工程技术人员很重视对产品和工艺的设计，产品的质量和成本很大程度上是由设计所决定的，而管理者却往往忽视“设计”。其实管理者和工程师类似，也是先要根据所掌握的资源（人、财、物、信息等），设计流程、规范、标准和制度等业务规则，然后通过被管理者实施执行，最后达成设计的目标（企业各项运营指标）。因此，理事是管理者的基本能力，企业的管理水平高低很大程度上取决于流程是否合理、作业是否规范化、制度是否完善。好的管理者和好的设计师一样是企业的宝贵财富。
    但管理者只有理事能力还不够，还要有管人的能力，而管人则是管理者教育指导被管理者熟悉业务规则，监督控制业务规则的执行，纠正（控制）偏差。管人的职能在于对员工（下属）的教育、激励和约束。
    教育分为能力培养和文化熏陶。能力培养是训练和培养员工实际业务能力和解决问题的能力；而文化熏陶其实就是不断灌输思想和理念，使被管理者产生意识认同，从而使行为符合管理者的要求。
    激励是通过满足被管理者的某些需求来激发他的工作热情、责任感和创造力。激励的基础是要满足被管理者的需要，不同的人、不同时期有不同的需要，因此激励的方法要因人、因时、因势。
    约束是纠正偏差的过程，约束需要通过制度和文化来进行，这就如同法律和道德对公民的行为约束一样。制度就是企业的法律，但往往制度不能涵盖和具体到每一种行为，因此员工的思想需要通过文化来“约束”。我们企业的很多管理者不懂得如何约束，存在两种类型，一是喜欢做老好人，管人无原则，表现在企业的执行力差；另一种是什么事都管，甚至于干涉到别人的私生活，使员工产生反感，上下级关系紧张，这样的管理者不懂得“水至清则无鱼”的道理。
    理事和管人的概念正好符合管理的四大职能，即计划、组织、领导、控制。

    2、管理方法的简单化

    根据上述管理概念的简单化，管理方法的简单化则可以分为理事的简单化和管人的简单化。

    2.1理事的简单化
    理事的简单化关键是要“流程清晰、作业规范、标准统一”。理事的简单化方法是应用信息化手段。随着信息技术的普遍应用，企业的业务流程和运营数据都可以通过IT系统来支持。如企业可以通过实施ERP系统来理清和固化企业的业务流程。很多企业管理复杂化的根源在于业务流程的混乱，流程管理是企业管理的重点，所谓“过程正确结果自然正确”。所以，我们建设信息化的管理体系其本质就是要建设信息化的业务流程管理体系，管住了流程就等于管住了企业，管好了流程就等于管好了企业，优化了流程就等于优化了企业的管理。
    企业流程管理的目标不是把企业简单判断复杂化，而是把业务判断理性化、知识化；一般业务常规化，甚至自动化、傻瓜化，从而减少对执行层人员的要求，提升执行的效率。因此通过信息化的流程管理体系使企业的业务流程条理清楚，业务处理规范，企业的数据标准统一，也就使管理者的管理简单化。
    “管理就是决策”说明了决策是管理的核心，但决策的重要前提是分析问题，而分析问题的基础是要有及时、完整、准确的数据。在手工管理时代，管理者在做决策之前由于很难及时获知有效的数据，往往出现凭热情拍胸脯、凭主观拍脑袋、出了问题拍屁股（走人）的所谓“三拍”现象。而成功实施的企业信息管理系统就能承担及时获知正确信息的任务，管理者可以通过BI系统的数据分析等功能来辅助决策，进而使管理简单化。
    此外，管理的简单化也是一个去粗取精，抓关键问题的过程。如企业的KPI考核体系，管理者通过设计关键绩效指标，将过去复杂的绩效考核工作简单化、程序化。

    2.2 管人的简单化
    管人是管理中的“难题”。许多管理者虽有高深的管理理论，但缺乏管人的本领，最终难以提高团队的绩效。管人的简单化方法就是“人性化管理”，人性化管理是从人性的需求出发，通过满足人的需求来寻求管理的和谐。
    人性化管人就是“管心”，通过“尊重理解、真诚沟通、公平信任、关心帮助、满足期望”等手段去影响下属的心。
    人性中最本质的需求就是渴望得到尊重和欣赏，尊重是要尊重下属的人格和劳动。管人的人首先要会“做人”，有些领导并不重视做人之道，误以为自己总是高人一等，可以用命令代替一切，时常盛气凌人、动则训斥下属，这样的管理者如何能服人心。
    理解是要站在下属的角度去考虑问题。每一个人都是有思想的人，每一个人都希望能得到别人的认同感，因此理解下属是有效沟通的前提。
沟通是管理者推销自己的思想和理念，了解下属的思想和行为的过程。现在年轻一代的员工受教育程度高，开放的社会环境使其接受的信息量大，以及存在个性强、可塑性强等特点，因此需要正确的引导。灌输思想和理念要把道理说透，使管理者和下属达成“共识”。有效的沟通需要管理者了解下属的心理，用推心置腹式的真诚打动对方。
    公平是要平等对待每一个下属，不应让个别下属产生溜须拍马的念头，使管理者丧失原则性，管理者要做到“对事不对人”。
    信任是对下属适当授权，是对人的信任，这样管理者就不会陷入“事务的泥沼”，同时管理者不可以放弃对事的监督权。
    关心帮助要从工作和生活两方面给予下属帮助，是管理者和下属之间情感的培养。法国企业界有一句名言：“爱你的员工吧，他会百倍地爱你的企业。” 只有抱着欣赏员工、心疼员工的心态，从人之常情出发，从本能上对人友好、友爱才能培养人与人之间的感情。“以情感人”是一种成本低，但非常有效的长期激励手段。
    满足期望是有效激励的基础。人都是有需求的，马斯洛的“需求层次论”对此有很好的诠释，因此管理者要能满足下属“合理的期望”就能达到自己的管理目的。很多时候管理者和被管理者之间是存在某种“交易”的，因为人都是经济人。
    人性化管理要求管理者做到“内方而外圆”。“方”就是讲究原则，按制度和规则办事；“圆”就是随机应变、方式灵活，以达成目标为宗旨，寻求手段上的丰富和变化。优秀的管理者不会让员工觉得他在管人，从而使员工自觉遵照企业的业务规则，并轻松快乐地工作。
    因此“把复杂的事情简单化，混乱的事情规划化”是企业高效管理的秘诀。