一、企业简介
浙江大华技术股份有限公司是领先的监控产品供应商和解决方案服务商，面向全球提供领先的视频存储、前端、显示控制和智能交通等系列化产品。公司自2001年推出业内首台自主研发8路嵌入式DVR以来，一直持续加大研发投入和不断致力于技术创新。每年近10%的销售收入投入研发，现拥有近千人研发团队，创造众多行业和世界第一，并立志打造高品质、高性价比的精品，持续为客户创造最大价值。
大华股份的营销和服务网络覆盖海内外，在国内31个省市，海外亚太、北美、欧洲、非洲等地建立营销和服务中心，为客户提供端对端快速、优质服务，并在业内率先实行产品保修三年。产品广泛应用于公安、金融、交通、能源、通信等关键领域，并相继问鼎三峡水电、六国峰会，奥运场馆、上海世博、广州亚运、陕西世界园艺博览会、英国伦敦地铁等重大工程项目。
大华股份作为国家级高新技术企业，2008年5月成功在A股上市（股票代码002236），公司拥有国家级博士后科研工作站，现已承接3项国家火炬计划项目、2项国家高技术产业化重大专项，1项国家863计划，4项电子信息产业发展基金项目。已连续5年被列入国家规划布局内重点软件企业，拥有及获得受理专利148项，其中拥有发明专利8项，连续7年荣获中国安防十大品牌，连续4年入选《A&S》“全球安防50强”（2011年位列前十），2010年IMS机构权威报告全球安防市场份额列前10位，是中国平安城市建设推荐品牌和中国安防最具影响力的品牌之一。
“社会的安全，我们的责任”。大华股份将秉承“诚信、敬业、责任、创新”的企业精神，铭记“行业领先，产业报国”的使命，以“客户为中心”不断提升产品品质、服务和性价比，为客户创造更多价值，并为共同构建安全、便捷、稳定、轻松的高品质生活而不懈努力。
图1 浙江大华技术股份有限公司
二、信息化应用总体情况
浙江大华技术股份有限公司目前的信息系统包括：ERP、CRM、PLM、SRM企业业务集成平台（包括BPM）、MES、BI、HRMS、E-learning网上费用报销管理系统、视频会议系统、虚拟化系统等等。这些系统有效地支撑了企业的业务发展。
三、参评信息化项目详细情况介绍
1.项目背景介绍
在财务管理界，控制成本费用是企业最为头痛的事情之一，特别是在费用报销环节上，各种灰色利益链错综复杂，虚假发票泛滥，业已成为抬高企业成本，吞噬利润的灾区之一。同样，烦琐而复杂的报销环节，如何提速，从而提高员工满意度，减轻相关财务人员工作量，也时刻困扰着财务管理界。要破解这样的难题，最好的办法便是采用信息化的手段集成工作日志、信用卡、网上电子银行、商旅系统、HR系统、财务系统，让它们实现一体化，最终实现费用报销透明化，费用报销流程自动化。
大华股份作为一家快速成长的高科技企业，同样，员工人数也呈现出快速增长趋势。特别是销售人员的增长，对费用报销管理的挑战越来越大。2009年，随着公司的快速发展，员工人数已突破1500人，寻求一套支持流水报销且与银行信用卡系统集成的费用报销系统迫在眉睫。对于大华这种快速发展的公司来说，选择信息系统不但要考虑眼前的需求，还要考虑未来的需求，引进一套系统至少要保持5年以上不落后。由于市场上没有现成的系统可采购，大华希望公司的ERP供应商能按大华需求量身开发，但由于费用报销系统并不是ERP厂商关注的重点，尽管ERP厂商很认同大华的需求合理性，但确未能纳入新版开发议程。为此，最终不得不决定由公司自主开发并由自主实施。
2.项目目标与实施原则
·集成信用卡及商旅平台信息，简化费用报销操作流程，减少公务消费借款
与银行信用卡系统对接，及时获取信用卡的消费时间、地点、金额等信息，同时与携程等商旅平台对接，及时获取机票的乘机时间、地点、金额等信息，自动形成按时间排序的消费流水，减少员工录入工作，实现员工快速便捷地维护和提交费用报销单，缩短管理时间，提高数据准确性，减少舞弊机会。
充分利用信用卡透支额和携程商旅平台垫支机票机制，大幅减少员工差旅及招待等的借款以及为此花费的业务处理精力。
·报销流水与CRM工作日志集成实现费用事件审核便捷化
与CRM日志系统无缝集成，实现费用报销事件自动与工作日志集成，方便费用审批人员对费用报销真实性进行审查和验证，提高费用管理的内控水平。
·与电子银行集成实现报销支付自动化
与电子银行系统集成，支付数据通过专线自动传输到电子银行，实现电子银行批量支付，完成支付后，员工手机可接收银行卡的短信，获得报销款到帐信息。
·与ERP财务模块集成实现会计凭证自动化
系统可设置部门、消费类型、费用科目之间的对应关系，自动匹配准确的会计科目。与ERP实现无缝集成，实现会计凭证自动化，提高费用会计的凭证处理效率。
·与HR系统集成实现人事信息自动化
与HR系统无缝集成，实现与HR系统员工及组织架构等信息的同步自动更新，用于审批流程、规则等的设定，减少相关专业部门的系统维护工作量，保证人事信息数据的一致。
·实现移动办公
用户可以使用无线设备（如移动电话或PDA）在线创建、编辑、提交、批准或驳回费用报销单。
·与商业智能分析系统集成，提高费用分析水平
与商业智能系统（BI）集成，提供相关费用报表以了解费用发票和违反费用政策的信息。
·具有智能提醒的自动化审批流
可以定制的审批规则和进行加签和会签等处理，提供灵活的工作流管理。支持费用发票的影像上挂，通过系统提交，提高审批的及时性。员工及管理者可通过任何标准的电子邮件系统或Web 浏览器接收提请他们注意的通知，并做出回应。
分页3.项目实施与应用情况详细介绍
图2 大华网上报销管理平台框架图
正如上图所示，大华股份希望通过这套费用报销解决方案的实施，实现报销系统管理平台与银行信用卡系统、电子银行支付系统（银行现金管理平台）、携程商旅平台、HR、CRM、ERP等系统的有效集成，彻底实现费用报销管理全程的自动化。从信用卡系统和商旅平台自动采集报销数据到报销人网上维护报销数据、从走报销审批流程到将报销款打到报销人的工资卡、从完成报销打款到生成会计支付凭证、从报销人收到报销款的短信通知到信用卡自动从工资卡扣款、从携程预订机票代垫机票款到公司支付携程机票款、从业务员在CRM填制工作日志到日志信息自动传递到对应报销单据日志栏、从HR系统维护组织架构及人员变动到报销系统协同变动……实现了全程自动化。
项目实施中遇到最大的困难分为来自内部的困难和来自外部的困难。项目实施过程中，外部困难主要集中要如何说服银行开发一套符合公司需求的信用卡产品。而内部困难主要集中在如何开发一套符合公司当前需求且又要具有前瞻性的软件平台及如何改变员工现有的费用报销习惯。
公司主办行是建设银行，而建设银行当时没有同类配套的信用卡产品，且银行不同意将员工信用卡数据传递到公司报销系统，理由是信用卡属于私人所有，银行有保密职责，不得外泄私人信息。为此，项目小组向建行提出了可行的建议：即每位员工在办理信用卡同时，还签署一份申明书，申明书同意主办行将自己的信用卡数据传递到大华的费用报销系统，最终，主办行通过与其省行相关部门沟通，同意了项目小组提出的解决方案。可以说，银行的变通做法，也是一个不小的创新！
项目实施过程中，首先，开发一套符合需求的软件平台是一个不小的挑战，与所有的软件开发程序一样，本项目自主开发的网上费用报销管理平台，也是经历规划、需求调研分析、设计、开发、测试、实施、完善等过程。在这系列过程中，难免会碰到许多困难，例如实际的报销流程中，既存在按行政组织结构层层审批的情况，也存在按项目方式的报销和特殊人员报销的情况，报销过程中还存在着会签、加签等各种审批要求，存在着根据费用类型、人员级别、金额大小等动态决定流程走向等情况，开发团队通过灵活的工作流程引擎、引入虚拟组织结构等方式，一一解决。与银行系统接口、商旅平台接口、各业务系统的集成也是难点，开发小组通过定时交换文件、数据库事务复制、Web Service调用等多种方式实现各种特定情况的数据交换。
其次，改变员工的费用报销习惯也是一道难题。例如，项目实施过程中，也许是出于消费习惯或另有灰色目的，许多员工就不愿意办信用卡，因为他们感觉到办了信用卡，公司会要求其利用信用卡透支而取消公务借款。为此，项目实施小组决定采取分布实施的方法。
第一步的目标只是实现费用报销上线即可，不强制业务人员办理银行信用卡，也不强制公务消费刷卡，更不改变现有公务消费的借款制度，但对于新入职的销售部门员工，则在入职时就一次性办好工资卡及对应的信用卡，这样就保证了不办卡的人员不增加只减少，并且在项目实施通知中申明这一点，让员工放心的去用系统。
第二步则是在第一步完成的基础上且运行一段时间后，由业务部门与财务部门联合发文，明确取消公务消费借款，并要求未办理信用卡的业务人员务必在规定时间办理，这样的话，由于公务借款额度取消，就意味着业务人员公务消费时若不刷卡，在费用报销成功前，得自己垫支公务消费款。
第三步则是在第二步实现的基础上，由业务部门和人力资源部门发文，明确业务员的KPI中将增加刷卡率考核指标，明确业务员的公务消费刷卡率将影响到其个人KPI，同时，由财务部门发文，明确财务对现金消费的审核将严于刷卡消费，相应现金消费报销的审核周期就长于刷卡消费。
可以说上述三步法就是典型的“布口袋”法，就是先布好口袋，但开始口袋的口是大敞开的，等口袋都布好后，后面再慢慢收紧袋口，最终实现收紧袋口的总目标。
尽管“布口袋”法解决了实施中主要困难，但还是有些客观的困难无法解决。例如，流水报销最大的特点就是一张单据必需应对一个事件，这种做法对于可以银行刷卡的消费来说，是很简单，但对于不能刷卡消费的的士票来说，由于每一张票都得写明行程，这对于销售人员来说，维护工作量很大也一时很难适应。当然，财务部门提出在没有手段解决这个困难之前，业务部门可以恢复原来出租车费报销规定上限的做法，只要不超标，财务审核就一切从简。
4.效益分析
本案例项目的实施成功，无论是对大华股份还是对社会都将产生积极的影响。通过实施这个项目，大华股份当年节约了差旅借款400多万元，从而节约利息支出30多万元，大幅提高了费用会计和出纳的工作效率，从而节约人工成本40多万元。此外，在提高员工差旅便捷度及工作效率、提高管理者的费用审批便捷度及效率、提高员工满意度、提高费用报销的内控水平、降低费用报销舞弊可能性等领域都产生了不可估量的潜在效益。且这些直接的、间接的、潜在的效益是持续的，特别是随着公司规模不断扩大，效益将越来越明显。
该项目所推行的模式实施成功有着巨大的推广价值，若能广泛应用于企业界、行政事业界，将可创造巨大的社会效益：
·对银行业来说，该项目模式在社会的普及将有利于提高银行信用卡的利用率、提高网上银行利用度，从而促进银行个人业务的发展，同时提高企业与银行的粘滞度；
·对企业界来说，该项目模式的普及将有利于降低资金占用、节约资金成本、提高企业对银行信用的利用率、提高企业费用管控及信息化水平、提高企业的工作效率；
·对政府界来说，该项目模式的普及将有利于提高政府公务卡利用度及方便度、提高政府费用内控水平、提高公务消费的透明度，彻底解决了公务卡系统与费用报销流程对接整合的问题，大幅减轻了财政部门的会计结算工作量同时也减轻了报销人及审批人的烦琐手续；
·对服务外包业来说，该项目的成功应用，不但有利于促进商旅外包业的发展，而且将有利于企事业单位等社会团体将费用报销审核这个会计业务外包给第三方来处理，从而促进外包服务业的发展。为中国财务界在财务外包共享服务这个新领域的探索创造了有利的条件。
